Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти

В гостях у редакции журнала – один из авторов Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, канд. ист. наук Валентина Федоровна Янковая. Мы решили узнать о новом документе из первых рук.

«Секретарь-референт»: Валентина Федоровна, объясните, пожалуйста, чем вызвано появление данного документа – Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Ведь прежние рекомендации утверждены не так уже и давно…

Валентина Янковая: В 2009 году Правительством Российской Федерации были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (постановление от 15.06.2009 № 477). Данными Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Одновременно этим же постановлением Правительства внесены изменения в типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти (постановления Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), предусматривающие, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с новыми Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие, наиболее важные и принципиальные, положения об организации делопроизводства, но в них не отражаются вопросы технологии делопроизводства. В связи с тем что Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций. Это решение также закреплено в постановлении Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 № 477, в п. 4 которого говорится: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Исполняя это поручение, Росархив приказом от 23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

«СР»: На какой круг пользователей рассчитаны Методические рекомендации?

В.Я.: Документ предназначен для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства. Поскольку Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определено (пункт 2 статьи 11), что правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами (не только федеральными органами исполнительной власти. – Прим. В.Я.), органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, Методические рекомендации будут востребованы органами власти всех уровней. Учитывая, что у нас в стране мало методической литературы по делопроизводству, можно быть уверенными в том, что Методические рекомендации будут использоваться широким кругом специалистов в области документационного обеспечения.

«СР»: Чем Методические рекомендации принципиально отличаются от Типовойинструкции?

В.Я.: Прежде всего, Типовая инструкция – это нормативный документ, а Методические рекомендации – методический документ, то есть это методика разработки инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. Методический документ устанавливает, каким образом, с помощью чего, основываясь на чем мы получаем определенный результат. Так же и в этом случае: Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, авторы постарались, по возможности, дать в Методических рекомендациях конкретный материал, который разработчики могут включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству (он вынесен в приложения).

Можно сказать, что Методические рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

«СР»: Прокомментируйте, пожалуйста, структуру Методических рекомендаций.

В.Я.: Методические рекомендации содержат три раздела («Общие положения», «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству», «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству») и приложения.

Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия Методических рекомендаций, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основное содержание Методических рекомендаций – это раздел III «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству». Подразделы данного раздела выделены в соответствии с разделами Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В разделе III Методических рекомендаций содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.

«СР»: Что представляет собой процедура разработки инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с позиций Методических рекомендаций?

В.Я.: Методические рекомендации определяют основные этапы разработки инструкции по делопроизводству. Непосредственно этому посвящен раздел II Методических рекомендаций, который так и называется – «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству».

Методическими рекомендациями предусматривается, что инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти разрабатывается cлужбой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства и с учетом Методических рекомендаций. Поскольку Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлено обязательное согласование инструкции с Федеральным архивным агентством, в Методических рекомендациях приводится последовательность процедуры согласования инструкции, в том числе если у Росархива имеются замечания. Методическими рекомендациями предусматривается проведение согласительных совещаний при наличии разногласий между Росархивом и разработчиками инструкции. Согласование инструкции по делопроизводству оформляется письмом Росархива, после согласования она утверждается приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. Методические рекомендации предусматривают, что внесение изменений в утвержденную инструкцию по делопроизводству осуществляется также приказами руководителя федерального органа исполнительной власти, но только после согласования этих изменений с Росархивом.

«СР»: В разделе III «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» Правил делопроизводства содержатся лишь некоторые положения о бланках документов и определяется состав реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. Какие еще вопросы, связанные с документированием, рассматриваются в Методических рекомендациях?

В.Я.: Методические рекомендации определяют структуру и содержание раздела «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти». Устанавливается, что в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству должны найти отражение следующие положения:

● регламентация состава и вида бланков документов, используемых в федеральном органе исполнительной власти;

● состав реквизитов и правила их оформления;

● правила подготовки и порядок представления в Правительство Российской Федерации проектов законодательных актов, проектов указов Президента Российской Федерации и проектов постановлений Правительства Российской Федерации;

● порядок подготовки нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти;

● оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов заседаний (совещаний), деловой (служебной) переписки и др.).

Типовой инструкцией (пункты 2.5.3, 2.5.4) устанавливалось, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями и подлежат учету. Поскольку Правилами делопроизводства не предусмотрено требования изготавливать бланки документов типографским способом, в Методических рекомендациях говорится о том, что в инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, а какие – средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Следовательно, решение о способе изготовления бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно и закрепляет его в инструкции по делопроизводству. Образцы бланков документов (приказа, распоряжения, постановления, письма, в том числе письма руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти, протокола заседания (совещания) и др.) федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств) приведены в приложениях к Методическим рекомендациям.

Правилами делопроизводства установлено, что образцы бланков документов утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. В Методических рекомендациях отмечается, что образцы бланков могут включаться в качестве приложений в инструкцию по делопроизводству. В Методических рекомендациях говорится о том, что решение о ведении учета бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно. Порядок учета бланков изложен в разделе 3.8 Методических рекомендаций, где согласно которому инструкция по делопроизводству в случае ведения учета бланков должна установить подразделение (работника), отвечающее за ведение учета бланков, форму журнала учета бланков и порядок выдачи бланков в структурные подразделения, возврата и уничтожения испорченных бланков.

Значительное место в Методических рекомендациях отведено вопросам оформления документов. Поскольку Правилами делопроизводства установлен только перечень реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти, в Методические рекомендации включено приложение «Правила оформления реквизитов документов», в котором изложен порядок оформления реквизитов применительно к федеральным органам исполнительной власти, даны соответствующие комментарии и примеры.В Методических рекомендациях содержатся конкретные положения о том, какие вопросы составления и оформления документов устанавливаются в инструкции по делопроизводству, начиная с вопросов оформления проектов законов Российской Федерации и заканчивая информационно-справочными документами федерального органа исполнительной власти. Кроме того, в приложения вынесены конкретные правила подготовки отдельных видов документов: «Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации» и др.

«СР»: Многие организации, в том числе федеральные органы исполнительной власти, используют системы электронного документооборота, в которых могут быть реализованы различные технологии организации документооборота. Каким образом это учитывалось в Методических рекомендациях при подготовке соответствующего раздела?

В.Я.: В Методических рекомендациях имеется раздел «Организация документооборота». В делопроизводстве многих федеральных органов исполнительной власти используются различные системы электронного документооборота, поэтому выполнение отдельных технологических операций обработки документов определяется тем, как это реализовано программно-техническими средствами конкретной информационной системы. Например, при регистрации в одних случаях документов им присваиваются валовые порядковые (учетные) номера, в других – используются различные классификаторы, в результате чего генерируется регистрационный номер, имеющий более сложную структуру и состоящий из нескольких частей. Несмотря на такого рода различия, документооборот федеральных органов исполнительной власти должен основываться на общих принципах, а применение этих принципов на практике не должно зависеть от конкретной технологии обработки документов, реализованной в той или иной системе электронного документооборота. Именно поэтому в Методических рекомендациях, прежде всего, излагаются принципы организации документооборота, например:

● централизация операций по приему и отправке документов;

● распределение документов на документопотоки (совокупности документов одного вида или назначения), имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

● организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

● исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

● однократность регистрации документов;

● устранение необоснованных согласований проектов документов;

● временнáя регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Кроме того, в разделе «Организация документооборота» выделены отдельные технологические участки обработки документов: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; организация работы с отправляемыми документами; регистрация отправляемых документов; отправка документов; регистрация и прохождение внутренних документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции и даны рекомендации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов в инструкции по делопроизводству.

В раздел «Организация документооборота» также включен подраздел «Учет и анализ объемов документооборота». Учет и анализ объемов документооборота ведется независимо от того, применяются в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти средства автоматизации или нет, в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве поступающих и создаваемых документов анализируются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

«СР»: В Правилах делопроизводства есть раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», устанавливающий порядок хранения документов и дел в делопроизводстве. Какие вопросы методического характера нашли отражение в Методических рекомендациях применительно к данному разделу Правил?

В.Я.: Раздел «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» имеет особое значение в инструкции по делопроизводству, поскольку из документального фонда органа власти в дальнейшем формируется архивный фонд, а часть документов затем поступает в состав Архивного фонда Российской Федерации. Соответственно, и в Методических рекомендациях этот раздел тоже очень важен. Фактически Методические рекомендации дают методику разработки тех разделов инструкции по делопроизводству, которые обеспечивают формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти. Это разработка и ведение номенклатуры дел; формирование дел и их текущее хранение; подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения; передача дел на архивное хранение.

К данному разделу Методических рекомендаций имеется ряд приложений, в которые вынесены не только формы документов, применяемых в делопроизводстве при формировании документального фонда организации, но и в некоторых случаях конкретный порядок выполнения отдельных видов работ. В частности, в виде приложений изложены: порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти; порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел; порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Таким образом, изложенная в разделе методика регламентации порядка формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти дополняется конкретным материалом, который может быть непосредственно использован в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству.

«СР»: Нельзя обойти стороной и вопросы организации работы с электронными документами. Как известно, Правила делопроизводства сделали первый шаг в этом направлении, закрепив некоторые положения организации работы с электронными документами в делопроизводстве. Что нового в этом плане в Методических рекомендациях?

В.Я.: Раздел Методических рекомендаций «Особенности работы с электронными документами» определяет, что в инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений при использовании системы межведомственного электронного документооборота в соответствии с теми актами, которыми регулируется порядок функционирования системы межведомственного электронного документооборота (постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»).

В Методических рекомендациях подчеркивается, что инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. В связи с тем что в настоящее время федеральные органы исполнительной власти в большинстве случаев используют электронные документы, являющиеся электронными образами соответствующих документов на бумажном носителе, полученными посредством сканирования, внешняя форма электронных документов при их визуализации на экране монитора и при распечатке на бумажном носителе соответствует внешней форме подлинника документа, созданного на бумаге. По мере того как будет происходить отказ от первоначального создания документа на бумаге (прежде всего, речь идет о документах временных сроков хранения) и документ будет создаваться как электронный, можно будет ставить вопрос об изменении внешней формы документа и отказа от обязательного наличия на документе всех тех реквизитов, которые присутствуют на документе, созданном на бумажном носителе.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа. Состав обязательных сведений определен Правилами делопроизводства. В соответствии с установленными обязательными сведениями в Методических рекомендациях приводится таблица, раскрывающая их содержание (см. с. ___).

Как отмечается в Методических рекомендациях, инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Методические рекомендации предусматривают, что исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела (то есть Росархива).

Таким образом, в Методических рекомендациях, как и в Правилах делопроизводства, работа с электронными документами строится на тех же основных (базовых) принципах, что и работа с документами на бумажном носителе.

«СР»: Можно ли понимать так, что Методические рекомендации строго определяют структуру и содержание инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Могут ли федеральные органы исполнительной власти включать в инструкцию разделы (положения), не предусмотренные Методическими рекомендациями?

В.Я.: Конечно, это возможно. Нужно отметить, что в Методические рекомендации включены разделы, которых нет в Правилах делопроизводства: это разделы «Работа исполнителя с документами»; «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов». Для правильной организации работы с документами эти разделы чрезвычайно важны, на практике, в действующих инструкциях они, как правило, присутствуют. Если служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти полагает целесообразным отразить в инструкции по делопроизводству иные вопросы организации работы с документами, она вполне может это сделать. В любом случае инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с документами в федеральном органе исполнительной власти, не нарушая общих, установленных для всех органов власти, норм и правил.

«СР»: Валентина Федоровна, спасибо за интервью! Но несмотря на подробные ответы, одним интервью знакомство читателей с новыми Рекомендациями ограничивать не хочется, будем ждать Ваших статей!

В.Я.: Всегда рада писать для заинтересованной аудитории!