Премия: кому, когда, за что?

Для того чтобы правильно начислять работникам премии, работодателю, прежде всего, необходимо зафиксировать правила их выплаты. Для этого целесообразно составить отдельный локальный нормативный акт — например, положение о премировании. Рассмотрим, какая информация должна содержаться в данном документе.

Согласно ст. 191 ТК РФ работодатель поощряет работников в следующих формах:

• объявляет благодарность;

• выдает премию;

• награждает ценным подарком;

• награждает почетной грамотой;

• представляет к званию лучшего по профессии.

Перечень этот открытый. Работодатель может установить в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка, в уставах или положениях о дисциплине и другие виды поощрений.

Словарик

Премия — одна из форм поощрения работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности.

В отличие от компенсационных выплат, установленных ст. 129 ТК РФ, поощрительные выплаты не связаны с оплатой труда в определенных условиях и не ограничены законодательно минимальным или максимальным размером. Именно поэтому основания для выплаты премий, порядок начисления и их размеры определяет сам работодатель.

Периодом, за который могут начисляться поощрительные выплаты в виде премий, может быть установлен месяц, квартал, год и др. При недостижении указанных в положении об оплате труда (премировании) показателей премия может не начисляться или начисляться в меньшем размере[1].

Однако решение о снижении премии и невыплате премии должно приниматься обоснованно.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА

Московский областной суд удовлетворил исковые требования о признании незаконным приказа о лишении премии.

Как следует из материалов дела, приказом начальника цеха работник был лишен премии за отсутствие на рабочем месте в течение 3,5 ч. Суд указал на то, что при решении вопроса о лишении работника в соответствии с Положением премии работодатель не учел тяжесть нарушения трудовой дисциплины и соразмерность воздействия, а также то, что причины отсутствия работника нельзя признать неуважительными (работник отсутствовал на работе, предварительно получив разрешение и выполнив план, в связи с необходимостью оказания супруге медицинской помощи в учреждении здравоохранения и необходимостью ухода за грудным ребенком).

Суд пришел к выводу, что, лишая работника премии при упомянутых обстоятельствах, работодатель не учел заслуживающие внимания фактические обстоятельства дела и лишил финансовой поддержки семью, имеющую грудного ребенка.

Определение Московского областного суда от 07.10.2010 по делу № 33-18979

Если работодатель указывает в трудовом договоре размер премии, то дополнительно необходимо сослаться на локальные акты, регулирующие выплаты работникам. Отсутствие этих сведений и доказательств ознакомления работников с данными локальными актами будет означать, что премии являются составной частью заработной платы и должны быть выплачены в обязательном порядке[2].

ПОЛОЖЕНИЕ О ПРЕМИРОВАНИИ

Для того чтобы правильно оформить премию, в первую очередь необходимо наличие положения о премировании.

Извлечение из письма Минфина России от 22.09.2010 № 03-03-06/1/606

[…] расходы по выплате премий работникам могут быть учтены для целей налогообложения прибыли на основании положения о премировании работников при условии, что в трудовых договорах, заключенных с работниками, дается отсылка на это положение и эти выплаты соответствуют положениям п. 1 ст. 252 Кодекса.

Кроме того, смысл данного положения состоит еще и в том, чтобы документально зафиксировать на локальном уровне — в конкретной организации — круг работников, которым могут выплачиваться премии, условия, на которых эти премии выплачиваются, и размеры выплат. Желательно все описать как можно более подробно.

Чтобы раскрыть вопрос о премировании в организации наиболее полно, рекомендуется также указать основания, при которых работники лишаются премии, и порядок этой процедуры (от кого исходит инициатива, каким документом она должна оформляться и в какие сроки, кто принимает окончательное решение и т. д.).

ОБЩАЯ СТРУКТУРА ПОЛОЖЕНИЯ О ПРЕМИРОВАНИИ

Структура данного документа вполне стандартна. Рассмотрим, какие сведения должны содержаться в каждом из разделов положения.

Общие положения. Указываются цели премирования — например, повышение эффективности работы путем материальной заинтересованности в достижении максимального результата. Также целесообразно указать круг работников, на которых распространяется данный документ.

Виды премий и источники выплаты. Описываются премии, предусмотренные положением, и основания их выплаты для каждой категории работников. Возможны разные интерпретации премий, например:

• премии за высокие производственные показатели (с описанием, что необходимо понимать под такими премиями);

• премии по итогам работы (например, за определенный период, за выполнение дополнительного объема работ, за разработку и внедрение различных мероприятий и т. д.);

• премии за стаж непрерывной работы в компании (такие премии могут вручаться в том числе в связи с юбилейными датами) и за многолетний труд в связи с выходом на пенсию.

СОВЕТ. Рекомендуется по возможности использовать как можно более четкие формулировки, чтобы избежать расплывчатости и неясности в определении оснований для выплаты премий.

В этом же разделе целесообразно указать категории работников, которым предназначаются те или иные премии, время выплаты (по итогам работы за месяц, за квартал или за год), периодичность выплат (текущие или единовременные).

Рекомендуется включить пункт о налогообложении премии (например, они могут включаться предприятием в расходы на продажу и в расчет среднего заработка или выплачиваться за счет прибыли предприятия, оставшейся после налогообложения, и в расчет среднего заработка не включаться).

Размеры премий. Могут устанавливаться в виде фиксированной суммы или в виде процента от какого-либо показателя. Для обоснования начисления премий целесообразно сформулировать показатели, на основании которых они будут исчисляться.

Показатели могут быть количественными и качественными. Количественные показатели выражаются процентами выполнения заданий, норм выработки, а также в соблюдении и сокращении сроков выполнения работ и т. п. Качественные показатели определяют улучшение качества выполнения работ, экономии сырья по сравнению с установленными нормативами, материалов, топлива, энергии и т. д.

Показатели могут быть также связаны с получением прибыли, выполнением договорных обязательств, ростом объемов производства. Конкретные показатели должны быть четко перечислены и разделены по категориям работников, подразделениями организации.

Порядок утверждения, начисления и выплаты премий. В данном разделе прописывается:

• на основании каких документов производится премирование работников;

• при каких условиях начисляются премии;

• размер премий определенным категориям работников (например, работникам, проработавшим неполное количество рабочих дней в месяце в связи с призывом на службу (военные сборы) в Вооруженные Силы РФ, поступлением в учебное заведение, выходом на пенсию, увольнением по сокращению штата и другим уважительным причинам, работникам, вновь поступившим на работу).

Здесь же можно указать основания, по которым работникам частично или полностью премия не выплачивается, а также перечень документов, которые должны быть составлены при этом.

В заключение определяется момент выдачи премии (в день выдачи зарплаты или по факту выполнения работы или иначе).

Заключительные положения. Указывается порядок вступления в силу положения и срок его действия, а также устанавливается, на кого возлагается контроль исполнения локального нормативного акта.

Положение о премировании утверждается либо личной подписью руководителя организации, либо его приказом, и каждый работник должен быть ознакомлен под роспись с этим локальным документом (как правило, на листе ознакомления, приложенном к положению, либо в журнале ознакомления).

КСТАТИ. Если положение о премировании составлено грамотно, это поможет избежать возможных претензий налоговых органов по вопросу включения премий в состав расходов на оплату труда при исчислении налога на прибыль и споров с ФСС России по вопросу расчета пособий по временной нетрудоспособности. Кроме того, если в организации разработано и применяется положение о премировании, то в трудовом договоре можно не описывать систему премирования, а вместо этого просто сделать ссылку на него.

ПРИКАЗ О ВЫПЛАТЕ ПРЕМИИ

Выплата премии оформляется приказом. В тексте приказа следует четко указать, за какие конкретно успехи в труде поощряется работник и какой вид поощрения получает. При этом, согласно п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[3], на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;

• других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Приказ может распространяться как на одного работника, так и на нескольких человек. Но в любом случае в нем рекомендуется указать норму положения о премировании, на основании которой производится премия, а также размер и порядок выплаты. С приказом сотрудники должны быть ознакомлены под роспись.

Приказ может быть оформлен по унифицированной форме № Т-11 или № Т-11а[4].

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда работодателя или производимых регулярно, в трудовые книжки не вносятся. А вот в личную карточку сведения о поощрениях занести мы рекомендуем.

Извлечение из письма Минфина России от 22.05.2007 № 03-03-06/1/288

[…] основанием для отнесения премии к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, по нашему мнению, могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, установленные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Унифицированные формы № Т-11 и Т-11а используются для оформления и учета поощрений сотрудников за успехи в работе, составляются на основании приказа руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом и объявляются работнику(ам) под роспись. При этом запись о поощрении премией вносится в личную карточку и трудовую книжку сотрудника[5].

Однако если речь идет о выдаче работникам премий, предусмотренных системой оплаты труда предприятия, в частности положением о премировании работников и трудовыми договорами, то издание приказов по унифицированным формам № Т-11 и Т-11а не является обязательным.

Ю. Синицына, юрист-консультант Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»