Отдавать ли оригиналы трудовых книжек в Пенсионный фонд?

Пенсионные органы нашего города при оформлении пенсии требуют с работников нашей организации подлинники трудовых книжек. При этом они не обосновывают это требование какими-либо нормативными актами. Книжки изымают на месяц и более. В соответствии с законодательством работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику только при увольнении. Поэтому кадровик вынужден оформлять выдачу трудовой книжки по личному заявлению работника, хотя это противоречит закону. Правомерно ли требование пенсионных органов? Как поступать в данном случае кадровику и какие документы, помимо (или вместо) личного заявления, брать с работника?

ТРЕБОВАНИЯ ПЕНСИОННОГО ФОНДА НЕПРАВОМЕРНЫ

В соответствии с п. 13 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации»[1] (далее — Перечень), в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже, за исключением трудовой книжки, и среднемесячном заработке, а также подлинники или копии других документов, предусмотренных Перечнем, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами.

В письме Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0 (далее — Письмо) в этой связи уточняется, что в подтверждение стажа в территориальные органы Пенсионного фонда РФ может быть, соответственно, представлена как трудовая книжка работника (ее подлинник), так и ее нотариально заверенная копия, что отчасти вступает в противоречие с приведенным ранее положением Перечня.

При этом в Письме подчеркивается, что работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки только при увольнении последнего[2]. Одновременно в Письме обращается внимание на то, что ответственность за утерю трудовой книжки в случае, если работнику — хотя бы и под расписку (на основании письменного заявления) — на короткий срок (временно) выдается трудовая книжка, тем не менее, будет нести должностное лицо, отвечающее за сохранность трудовых книжек работников организации. В общем случае, это инспектор отдела кадров или иное лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководителя организации.

С учетом изложенного требование Пенсионного фонда РФ не следует рассматривать в качестве правомерного, поскольку оно, во-первых, противоречит положениям Перечня и, во-вторых, может быть выполнено лицом, ответственным за обращение с трудовыми книжками работников организации, только путем нарушения требования ст. 84.1 ТК РФ.

ЧТО ДЕЛАТЬ РАБОТОДАТЕЛЮ?

В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[3] работодатель несет ответственность за организацию работы (надлежащую организацию обращения) с трудовыми книжками работников.

Вопросы организации обращения с трудовыми книжками, непосредственно не регламентированные действующими нормативными актами, но требующие регламентации (ее уточнения, включая установление порядка временной выдачи трудовых книжек на руки работникам), в том числе в связи с возложением на должностных лиц работодателя соответствующих полномочий, могут регулироваться на основании действующих у данного работодателя локальных нормативных актов, принимаемых им в пределах своей компетенции[4], и с соблюдением порядка, установленного ст. 372 ТК РФ.

В рассматриваемой ситуации мы полагаем целесообразным:

1) регламентировать порядок временной выдачи трудовых книжек на руки работникам организации посредством принятия соответствующих локальных нормативных актов. Например, это может быть должностная инструкция ответственного за обращение с трудовыми книжками, инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации и т. п. В такую инструкцию в том числе должен быть включен пункт, обязывающий работника, временно получившего трудовую книжку, возвратить ее к установленному сроку в целости и сохранности ответственному за обращение с трудовыми книжками работников организации. Также можно внести в действующие у работодателя локальные нормативные акты необходимые дополнения. После вступления данных локальных актов (изменений к действующим актам) в силу (это в первую очередь касается инструкции о порядке временной выдачи трудовых книжек) необходимо ознакомить под роспись с их содержанием работников организации: лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками, — в безусловном порядке, а работников, заявивших о необходимости временной выдачи им трудовых книжек, в том числе для представления в Пенсионный фонд РФ, — до временной выдачи трудовой книжки на руки;

2) рассмотреть целесообразность включения в действующие у работодателя правила внутреннего трудового распорядка (иной локальный нормативный акт, устанавливающий порядок привлечения работников организации к дисциплинарной ответственности) положений, устанавливающих дисциплинарную ответственность за нарушение действующих у работодателя локальных нормативных актов, включая акты, регламентирующие порядок временной выдачи трудовых книжек. Ответственность можно предусмотреть за необеспечение сохранности, несвоевременный возврат в организацию трудовой книжки, временно выданной на руки работнику, по вине этого работника;

3) изучить возможность заблаговременного обеспечения работников, достигших пенсионного возраста и поэтому изъявивших желание уволиться, копиями трудовых книжек (выписками из них), изготавливаемыми в порядке, предусмотренном ст. 62 ТК РФ, для их последующего предъявления в территориальный орган Пенсионного фонда РФ, иные уполномоченные органы (организации);

4) согласовать с Пенсионным фондом РФ порядок предоставления подлинников трудовых книжек по письменному запросу, направляемому Пенсионным фондом РФ в адрес организации. В случае согласования такого порядка основанием для временной выдачи на руки работнику организации подлинника трудовой книжки в дальнейшем будет служить соответствующий запрос. При этом персональную дисциплинарную ответственность за сохранность трудовой книжки с момента временного получения на руки до момента ее возврата лицу, ответственному за обращение с трудовыми книжками, должен нести соответствующий работник (владелец трудовой книжки).