Как оформить отгулы в счет отпуска

ЧТО ТАКОЕ «ОТГУЛ»?

Это слово перешло из Кодекса законов о труде Российской Федерации, утвержденного ВС РСФСР 09.12.1971 (далее — КЗоТ РФ), где под отгулом понимался оплачиваемый дополнительный день отдыха за ранее отработанный праздничный или выходной день. Позднее это понятие получило более широкую трактовку: отгулом стали называть любой дополнительный отдых за ранее отработанное неурочное время, например, за выход на работу в отпуске.

         Современный Трудовой кодекс РФ не оперирует понятием «отгул», да и никакой нормативный акт значение этого термина не раскрывает. Поэтому в настоящий момент некорректно употреблять его при составлении кадровых документов. Правильнее использовать понятия и термины, которые содержатся в статьях Трудового кодекса РФ, регулирующих конкретную ситуацию.

       Однако слово «отгул» часто используется в устной речи и его даже применил Пленум Верховного Суда РФ в Постановлении от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» как синоним дополнительных дней отдыха, поэтому и мы сочли возможным оперировать им в своей статье.

Рассмотрим четыре ситуации, которые чаще всего встречаются на практике.

ВЫЙТИ ИЗ ОТПУСКА НА ОДИН ДЕНЬ ПОРАБОТАТЬ

Как правильно оформить:

Если работник вышел на работу раньше времени по просьбе работодателя, оформляется отзыв из отпуска. Неиспользованные дни предоставляются позже и оформляются как предоставление части отпуска.

Как действовать:

1. Заручиться письменным согласием работника на отзыв из отпуска. Для этого можно, например, использовать служебную записку, на которой он укажет, согласен ли на отзыв из отпуска и когда хочет воспользоваться оставшейся частью (пример 1).

2. Издать приказ об отзыве из отпуска (пример 2). Документ не имеет унифицированной формы, поэтому работодатель может разработать свою. В приказе нужно указать:

• причину отзыва;

• дату выхода на работу;

• период, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска.

С этим приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Точный срок ознакомления законом не установлен.

3. Внести изменения в личную карточку работника, если в организации принято отмечать в ней отпуска.

4. В табеле учета рабочего времени дни, когда работник реально находился в отпуске, отметить буквенным кодом «ОТ». А дни, в которые работник уже работал (после отзыва), — буквенным кодом «Я».

5. После отзыва оставшиеся дни отпуска предоставить заново. Для этого надо издать приказ о предоставлении отпуска (пример 3), внести сведения об отпуске в график отпусков, личную карточку работника, табель учета рабочего времени.

Если в случае отзыва из отпуска неиспользованная его часть переносится на другой месяц, «неотгулянные» отпускные нужно будет зачесть в качестве аванса заработной платы, а при предоставлении неиспользованной части отпуска рассчитать заново, исходя из другого расчетного периода.

УЙТИ В ОТПУСК ПОЗЖЕ

Как правильно оформить:

Отменить приказ о предоставлении отпуска с неактуальными датами и издать новый, отражающий реальное положение дел. Возможны два варианта:

• отпуск работника сдвинется на два дня. Достаточно просто оформить приказ об отпуске с новыми датами;

• два дня отпуска будут предоставлены позже по заявлению работника. В этом случае отпуск будет разбит на части.

Как действовать:

1. Издать приказ об отмене приказа об отпуске (пример 4). Составляется в свободной форме.

Важно указать, какой именно приказ отменен. Причины отмены можно не уточнять.

2. Оформить приказ о предоставлении отпуска с новыми датами и, если необходимо, другой продолжительности.

3. Внести соответствующие изменения в график отпусков и личную карточку работника, если в организации это принято делать.

4. В табеле учета рабочего времени проставить код «ОТ» только за период, указанный в новом приказе.