Новые правила по ведению трудовых книжек: что изменилось в работе кадровика с 1 сентября 2021 года

Минтруд России утвердил[1] новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — Порядок). Изменения вступили в силу 1 сентября 2021 года.

В связи с этим утратили силу:

• Инструкция по заполнению трудовых книжек[2] и

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[3].

Таким образом, теперь у нас (помимо ст. 66 ТК РФ) только один нормативный правовой акт, который регулирует порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

Рассмотрим, что изменилось в нашей работе.

Вводятся трудовые книжки нового образца[4]

Станет больше разворотов для внесения записей о трудовой деятельности и меньше — для внесения записей о награждении.

Если у работодателей есть бланки образца 2003 года, их тоже можно будет использовать.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Учитывая, что с 01.01.2021 поступающим на работу впервые трудовые книжки не оформляются, бланки трудовых книжек могут понадобиться только для оформления дубликатов либо новых трудовых книжек взамен утраченных или испорченных.

Сведения о трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку дистанционного работника по его желанию

Сейчас в России активно развивается дистанционный труд. Согласно Порядку и в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в его трудовую книжку по его желанию — при условии ее предоставления работником, в т. ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (при условии, что трудовая книжка на работника ведется)[5].

Трудовую книжку можно заполнять с использованием технических средств

Теперь записи в трудовой книжке могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей (т. е. на принтере) или в виде оттиска штампа (печати)[6].

Таким образом на законодательном уровне легализованы способы, которые давно применяются на практике.

В случае признания временного перевода постоянным запись в трудовую книжку вносится по определенным правилам

СИТУАЦИЯ

– графа 1 — порядковый номер записи;

– графа 2 — дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;

– графа 3 — наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

– графа 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

Внесены изменения в правила внесения записей о работе на условиях совместительства

Как и прежде, запись о работе по совместительству производится по желанию работника по месту основной работы и на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Новые правила[8]:

• если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он на данный момент нигде не работает, он вправе обратиться к работодателю, у которого осуществлял работу по совместительству;

• записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании соответствующих документов;

• запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда такая работа имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

Урегулирован вопрос о внесении записей о государственной службе

Записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Сведения о трудовой деятельности лиц, осуществляющих военную и государственную службу иных видов, за исключением сведений составляющих государственную тайну, вносятся при увольнении со службы, если ведение (выдача) трудовых книжек предусмотрено федеральными законами, регулирующими прохождение соответствующего вида государственной службы[9].

Уточнен срок выдачи дубликата трудовой книжки

Ранее срок для оформления дубликата составлял 15 календарных дней. Теперь дубликат должен быть выдан не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Уточнен порядок внесения записи о том, что выдан вкладыш в трудовую книжку

Как и прежде, при выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки (на ее первой странице) ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер.

Теперь предусмотрено: если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Работодатель самостоятельно разрабатывает форму книг (журналов) для учета трудовых книжек

Как и прежде, работодатели должны вести учет:

• бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Ранее формы учетных книг утверждал Минтруд России. Теперь работодатели обязаны самостоятельно разрабатывать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек[10].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Разумеется, начатые ранее утвержденные Минтрудом России книги учета могут использоваться далее. Но чтобы соблюсти букву закона (Порядка), рекомендуем оформить приказ о применении этих книг.

Не требуется применять сургучную печать и пломбы

Учетные книги или журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены только подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии)[11].

Установлен срок выдачи трудовой книжки работнику, подавшему заявление о переходе на сведения о трудовой деятельности (СТД), закреплена формулировка записи, которая вносится в трудовую книжку

Работодатель должен выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления. Если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, работодатель выдает трудовую книжку не позднее дня увольнения.

В трудовую книжку вносится следующая запись:

– графа 1 — порядковый номер вносимой записи;

– графа 2 — дата выдачи трудовой книжки;

– графа 3 — запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

– графа 4 — ссылка на заявление работника с указанием даты и номера его регистрации[12].

Не нужно дублировать записи из трудовой книжки в личной карточке и собирать подписи работников

В связи с отменой Правил, утвержденных Постановлением № 225, перестал действовать и п. 12 этого документа, который предписывал работодателям с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Порядок не предусматривает эту обязанность. Следовательно, утратила силу единственная правовая норма, которая обязывала нас вести бумажные личные карточки для кадрового учета. Сегодня требуется их вести только для воинского учета по правилам, установленным нормативными правовыми актами Минобороны России.