Работники нередко обращаются в кадровую службу за справкой «с работы». Действующее законодательство о такой справке не упоминает. Что это за документ? В статье расскажем, для какой цели составляются справки с места работы, как их оформить в разных случаях, кто должен это делать.
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНЫ СПРАВКИ С МЕСТА РАБОТЫ
Трудовое законодательство устанавливает для работодателей ряд ограничений, например:
- нельзя принимать по совместительству на «вредную» работу, если основная работа тоже выполняется во вредных условиях труда;
- некоторые гарантии можно предоставлять только одному родителю;
- в трудовой книжке нельзя делать запись о временном переводе на другую работу;
- ежегодный отпуск на работе по совместительству нужно предоставлять одновременно с отпуском по основному месту работы и т. д.
В связи с этим работодатели вынуждены требовать от работников подтверждение определенных фактов их трудовой деятельности, а также деятельности их супругов (например, что муж работницы не использовал дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом у своего работодателя).
Иногда работнику важно иметь письменное подтверждение его опыта работы по другой должности или профессии, если этот опыт не отражен в трудовой книжке (например, при временном переводе или при поручении дополнительной работы).
Во всех этих случаях работник вправе обратиться в кадровую службу за соответствующей справкой. Поскольку справка выдается в организации, где трудится работник, ее в разговорах называют «справка с работы». Однако это не наименование документа. Такая справка очень многолика, ее содержание зависит от причины запроса (таблица 1).
Таблица 1
ВЗАИМОСВЯЗИ СОДЕРЖАНИЯ СПРАВКИ С ЦЕЛЬЮ ЕЕ ПОЛУЧЕНИЯ
|
Кому нужна справка |
Для чего (цель получения) |
Особенности текста документа |
|
Работодателю, у которого работник работает по внешнему совместительству |
Для информирования о ежегодном отпуске на основной работе |
В справке достаточно указать дату запланированного в графике отпуска и его продолжительность. Если отпуск предоставлен не по графику, то в справке указывают дату начала отпуска и количество предоставленных дней отпуска в соответствии с приказом. Справку можно заменить выпиской из графика отпусков или копией приказа о предоставлении ежегодного отпуска |
|
Чтобы подтвердить, что условия труда по основной работе не являются вредными или опасными |
В справке указывают должность или профессию работника и условия труда на его рабочем месте в соответствии с СОУТ. Справку можно заменить выпиской из карты СОУТ |
|
|
Работодателю, у которого работает супруг (супруга) работника |
Для подтверждения, что супруг (супруга) не использует гарантию, предусмотренную только для одного родителя (опекуна, попечителя) |
В справке указывают, что работник не воспользовался определенной гарантией, например: • не находится в отпуске и не получает пособие по уходу за ребенком; • не использовал дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом (или использовал частично) в текущем месяце (году); • не воспользовался правом на отпуск в удобное время в соответствии со ст. 262.1 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ); • не воспользовался правом на неполное рабочее время в соответствии с ч. 2 ст. 93 ТК РФ; • в текущем месяце не использовал дополнительный выходной день без сохранения заработной платы в соответствии со ст. 319 ТК РФ и т.д. Заменить справку другими документами не представляется возможным |
|
Другой организации (будущему работодателю) |
Для подтверждения опыта по определенной должности или профессии |
В справке нужно указать периоды, когда работник выполнял обязанности по другой должности (профессии), условия выполнения этой работы (совмещение, исполнение обязанностей отсутствующего работника), реквизиты соответствующих приказов. Дополнительно можно перечислить основные обязанности, которые выполнял работник по совмещаемой должности. Вместо справки периоды работы по другой должности могут подтвердить дополнительные соглашения к трудовому договору, копии приказов |
|
Для подтверждения периода работы по совместительству (если об этом нет записи в трудовой книжке) |
В тексте справки указывают: • должность (профессию), на которую принят работник; • дату приема, реквизиты трудового договора либо приказа о приеме на работу; • дату перевода со ссылкой на приказ или допсоглашение к трудовому договору; • дату иных кадровых событий (присвоение разряда, категории и т. д.) со ссылками на приказы или иные решения работодателя; • дату увольнения со ссылкой на приказ об увольнении. Справку могут заменить трудовой договор и соглашения к нему (экземпляры работника), заверенные копии (выписки) из приказов о приеме, переводе, увольнении и т. д. |
|
|
В суд |
Чтобы подтвердить занятость и доходы ответчика (истца) |
В справке указывают должность работника, дату приема со ссылкой на приказ о приеме или трудовой договор, размер оклада или среднего заработка, иные сведения в соответствии с запросом суда. Справку могут заменить заверенные копии трудового договора, соглашений к нему, приказов по личному составу |
|
В консульство или банк |
Для оценки благонадежности при получении визы, кредита или ипотеки |
В справке важно отметить сам факт нахождения гражданина в трудовых отношениях, а также размер его зарплаты. Справку могут заменить заверенные копии трудовой книжки, трудового договора или приказов по личному составу, справка из бухгалтерии о среднем заработке |
ПОРЯДОК ВЫДАЧИ СПРАВКИ
Трудовое законодательство не устанавливает порядок выдачи справок с места работы, как, впрочем, форму и содержание этого документа. Поэтому если организация небольшая и за справками обращаются редко, то необязательно разрабатывать порядок выдачи этого документа. Работник может обратиться за справкой устно, при этом срок подготовки документа просто согласовывается с работником в момент обращения.
Но если организация большая и кадровой службе приходится обрабатывать много запросов о выдаче работникам различных документов, то имеет смысл продумать и закрепить порядок выдачи справок с места работы в локальном акте. К примеру, в инструкции по кадровому делопроизводству можно установить:
- форму запроса (целесообразно разработать бланк запроса);
- способы направления запроса (непосредственному начальнику, лично в отдел кадров, путем заполнения формы на сайте и т. п.);
- срок подготовки запрошенного документа;
- способ фиксации получения работником запрошенных документов (в журнале выдачи, в виде расписки на запросе, в СЭД, путем направления сообщения по электронной почте и др.).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Если работник письменно обратился за справкой, то срок выдачи документа не может быть больше трех рабочих дней[1]. И день получения заявления (запроса) от работника считается первым днем этого срока.
Если опоздать с выдачей, то работодатель нарушит норму, закрепленную в ст. 62 ТК РФ, за что предусмотрена административная ответственность (таблица 2). Поэтому важно не только регистрировать запрос о выдаче справки (фиксировать дату получения), но и дату выдачи готового документа.
Таблица 2
АДМИНИСТРАТИВНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ СРОКА ВЫДАЧИ СПРАВКИ
|
|
Ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях |
||
|
Должностному лицу |
Предпринимателю |
Юридическому лицу |
|
|
Часть 1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных актов |
Предупреждение или штраф 1 тыс. – 5 тыс. руб. |
Предупреждение или штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб. |
|
|
Часть 2. Повторное аналогичное нарушение |
Штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб. или дисквалификация на срок до 3 лет |
Штраф от 10 тыс. до 20 тыс. руб. |
Штраф от 50 тыс. до 70 тыс. руб. |
Справки с места работы готовит, как правило, кадровая служба, поскольку в документе чаще всего отражается информация о стаже, кадровых перестановках, условиях работы.
Подписывать все документы по умолчанию вправе только руководитель организации. Однако он может передавать ряд своих полномочий. В частности, подписать справку может руководитель кадровой службы или иное должностное лицо, если директор наделил его такими правами. Делегирование права подписи может быть закреплено в ЛНА, приказе, трудовом договоре с работником, его должностной инструкции.
На тех справках, в которых содержатся какие-либо финансовые сведения (о зарплате, надбавках, компенсациях и т. п.), необходима также подпись главного бухгалтера. В этом случае справку подписывают два должностных лица.
[1] Статья 62 ТК РФ.
Для физических лиц
Для юридических лиц
Подписка по каталогам