Порядок выдачи работникам расчетных листков

Трудовое законодательство не устанавливает порядок выдачи работникам расчетных листков (в т. ч. когда заработная плата перечисляется на банковскую карту). Работодатель вправе его определить и прописать:

• в документе, которым утверждена форма расчетного листка, или

• в отдельном документе (приказ или локальный нормативный акт[1] (далее — ЛНА), например Положение о выдаче расчетных листков работникам (пример 1)).

В Трудовом кодексе РФ прямо не указано, должны работники расписываться за получение расчетных листков или нет. Однако в случае проведения проверки трудовой инспекцией при отсутствии письменных доказательств работодателю будет проблематично доказать, что обязанность, возложенная на него трудовым законодательством, выполняется.

Минтруд России в своих разъяснениях рекомендует работодателям выдавать работникам расчетные листки именно под роспись, что поможет документально подтвердить факт выдачи и убережет от административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Извлечение

из письма Минтруда России от 16.07.2019 № 14-2/ООГ-5284

[…]

В Кодексе[2] прямо не сказано о необходимости выдавать работникам расчетный листок под роспись. Вместе с тем во избежание спорной ситуации и возможного привлечения к административной ответственности работодателю необходимо будет подтвердить выдачу работнику расчетного листка, в связи с чем полагаем, что работодатель может выдавать работникам расчетные листки под роспись.

В случае если в день прекращения (расторжения) трудового договора работник не работал, работодатель может заблаговременно известить работника о составных частях заработной платы либо при выдаче трудовой книжки.

Таким образом, работодатель должен иметь подтверждение тому, что работники получали расчетные листки. Для этого можно использовать один из следующих вариантов:

Выдавать работникам расчетные листки под роспись в специальном журнале (например, журнал учета выдачи расчетных листков работникам), который работодатель может оформить в свободной форме (пример 2).

На практике в таком журнале указываются:

• фамилия, имя и отчество работника;

• сведения о должности (профессии) и структурном подразделении, в котором трудится работник,

а также предусматриваются графы, где работники будут проставлять свою подпись и дату получения расчетного листка.

Предусмотреть в расчетно-платежной или платежной ведомости специальную графу, в которой работники будут расписываться за получение расчетного листка.

Для этого необходимо внести в унифицированную форму № Т-51 или форму № Т-49[3] отдельную графу, например, «Расчетный листок получен, дата, подпись работника».

Напомним, что в унифицированные формы можно вносить изменения[4] (например, их можно дополнить графами, строками), которые должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации или уполномоченного им лица.

Этот способ можно применять, только когда заработная плата выдается наличными через кассу, поскольку данные формы ведомостей используются при наличных расчетах с работниками. Если заработная плата выплачивается в безналичном порядке на банковские карты работников, эти платежные ведомости не оформляются.