Составляем график отпусков на будущий год

В статье обратим внимание на основные моменты и правила, которые следует помнить, рассмотрим и учтем разъяснения Роструда, Минтруда России и ГИТ, а также ответим на вопросы, волнующие многих кадровиков.

Основные правила

Для удобства мы внесли основные моменты в таблицу:

Обратите внимание на следующие моменты:

1. ГИТ в г. Москве напоминает[1], что у вновь созданной организации график отпусков на следующий год должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

В письме сообщается, что график отпусков на первый год существования организации также должен составляться и дополняться по мере найма работников. То есть в график нужно вносить информацию об отпусках работников, которые устраиваются на работу в течение этого года.

Такое разъяснение противоречит порядку предоставления отпусков, установленному ст. 122 и 123 ТК РФ, и вводит кадровиков в недоумение. Но не упомянуть о нем мы не можем. Подчеркнем, что подобные письма не являются нормативными правовыми актами, они только выражают мнение автора письма.

2. Работодатель вправе разработать график отпусков на следующий год без учета пожеланий работников. Как пояснил Минтруд России[2], работодатель обязан учитывать только мнение работников, которые имеют право использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Конечно, перед составлением графика отпусков работник может выразить свое мнение о том, какой период календарного года является для него удобным. Однако только работодатель решает, учитывать это мнение или нет.

Таким образом, Минтруд России еще раз напоминает, что процесс предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков регулирует работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.

Пошаговый план для кадровика

Максимально учитывая все нюансы, составим пошаговый план разработки графика отпусков (алгоритм действий кадровика).

Подготовить и подписать у руководителя организации приказ, согласно которому руководители подразделений должны до определенного числа разработать и согласовать предварительный график отпусков по своим подразделениям и представить его в кадровую службу для составления общего графика.

Это даст возможность заранее определить очередность отпусков и обеспечить взаимозаменяемость работников в течение года.

 Установить, кто из работников имеет право использовать отпуск в удобное для них время (т. е. относится к льготной категории), и выяснить их пожелания.

В судебной практике есть случаи, когда суды признавали отказ работодателя в предоставлении льготнику отпуска в удобное время законным, — ведь он высказал свое пожелание при составлении графика и тем самым реализовал свое право на отпуск в удобное для себя время. Однако такая практика не получила широкого распространения, и риск того, что отказ работодателя будет признан незаконным, велик.

Минтруд России также выразил свою позицию по этому вопросу[3]: работник, имеющий льготу, должен указать дату предполагаемого отпуска при составлении графика. Но если впоследствии дата изменится, он может ее поменять, заблаговременно подав заявление. И работодатель не вправе отказать такому работнику.

Установить, есть ли в организации работники, пострадавшие от взрыва на Чернобыльской АЭС и имеющие право на 14- или 21-дневный отпуск[4], и когда они собираются его использовать.

Такой отпуск можно не отражать в графике ежегодных оплачиваемых отпусков, но учесть стоит: льготный отпуск «чернобыльца» может совпасть по времени с отпусками его коллег, и участок работы останется открытым.

Установить, кто из работников имеет право на удлиненный основной отпуск.

Составить список «долгов» по отпускам, в т. ч. дополнительным (при наличии). Постараться предусмотреть их все в будущем графике.

После получения от руководителей подразделений проектов графиков составить и утвердить общий график отпусков.