Семь критических ошибок при заполнении и оформлении табеля учета рабочего времени

Только на первый взгляд кажется, что табель учета рабочего времени (далее — табель) вести просто. На самом деле есть много нюансов, которые важно учитывать. Расскажем о самых распространенных ошибках, которые могут привести не только к некорректному расчету заработной платы и конфликтам с работниками, но и к административной ответственности за нарушение норм трудового законодательства.

ОШИБКА 1. УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ВЕДЕТСЯ ФОРМАЛЬНО, НЕ СОГЛАСУЕТСЯ С ФАКТИЧЕСКИМ ПОЛОЖЕНИЕМ ДЕЛ

В некоторых компаниях бухгалтер просто распечатывает (а иногда даже не распечатывает) табель из бухгалтерской программы, где он формируется автоматически при заполнении режимов работы и календарей. Отсутствие реального учета рабочего времени приводит к тому, что в табеле:

• не учтены непродолжительные периоды отсутствия работников (опоздания, ранний уход с работы), а иногда даже и полные дни отсутствия;

• продолжительность рабочего времени работников не совпадает с режимом, установленным в их трудовом договоре или в ПВТР;

• не выделены часы, которые нужно оплачивать в повышенном размере либо в размере среднего заработка;

• не уточнены причины неявок и т. д.

За невыполнение обязанности по ведению учета рабочего времени работодателя могут привлечь к административной ответственности в соответствии с частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. И даже обязать доначислить работникам зарплату в соответствии с «неправильным» табелем (например, за переработанное время, если инвалиду II группы или женщине в сельской местности всю неделю в табеле ставили «восьмерки»), а также уплатить компенсацию за задержку этих сумм.[1] И в этом случае уже маячит штраф по части 6 статьи 5.27 КоАП РФ за неполную выплату заработной платы.

В октябрьском номере журнала мы уже отмечали, что обязанность вести табель должна быть указана в трудовом договоре или должностной инструкции работника, ответственного за ведение учета рабочего времени. Устного указания или даже письменного приказа недостаточно. Если же данная обязанность вменена работнику уже после заключения трудового договора, оформляют поручение дополнительной работы с дополнительной оплатой. В противном случае нельзя будет никого привлечь к ответственности за то, что табель составлен некорректно и бухгалтер неправильно начислил зарплату.

ОШИБКА 2. СВЕДЕНИЯ В ТАБЕЛЕ НЕ ПОДТВЕРЖДЕНЫ ДОКУМЕНТАМИ

Коды явок и неявок, а также количество отработанных часов можно проставлять в табеле только на основании соответствующих документов: трудового договора (или допсоглашения к нему), графика сменности или графика работы, путевого листа, докладной записки, приказа (распоряжения), журнала учета прихода на работу, справки и т.д.[2]

Чаще всего по ошибке — без оглядки на документы — ставят коды неявок:

• «Б» — временная нетрудоспособность с назначением пособия;

• «ПР» — прогул;

• «У» — учебный отпуск.

Представьте: работник по телефону сообщил о начале сессии, руководитель подразделения проставил в табеле код «У», бухгалтер начислил средний заработок в соответствии с данными табеля. Позже выяснилось, что работник заявление на предоставление учебного отпуска не писал, справку-вызов не приносил и приказ, соответственно, оформлен не был. Ошибка привела к тому, что табель придется корректировать, а излишне выплаченную сумму как-то возвращать.

Как поступить, если подтверждающего документа еще нет, а табель сдавать нужно? В этом случае в табеле ставят предварительный код «НН» (неявка по невыясненным причинам). После получения подтверждающего документа код меняют. Если подтверждающий документ получен уже после сдачи табеля в бухгалтерию, оформляют корректирующий табель.

Дополнительно по теме