Новый перечень документов со сроками хранения

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень 2010). Он пришел на смену Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; далее — Перечень 2000), то есть почти ровно 10 лет назад. Необходимость разработки нового перечня обусловлена произошедшими за это время в стране изменениями, повлекшими за собой появление новых видов документов. О том, что представляет собой Перечень 2010 и чем он отличается от Перечня 2000, пойдет речь в данной статье.

Перечень 2010 подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и представляет собой нормативно-правовой акт, определяющий основные виды организационно-распорядительной документации, образующейся во всех без исключения организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью, с определением сроков их хранения.

Следует подчеркнуть, что он прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти и органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации, после чего доработан с учетом их замечаний и дополнений, а также экспертизу в Минюсте России.

Перечень является основным базовым документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве и подготовки номенклатуры дел.

Практически все формулировки статей и сроки хранения документов Перечня 2010 четко соответствуют нормам, содержащимся в нормативно-правовых актах Российской Федерации, определяющих функции государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и состав документов, образующихся в процессе их деятельности.

При внедрении Перечня 2010 в деятельность каждого юридического лица следует иметь в виду, что он является нормативным актом, исполнение требований которого в части состава документов и определения сроков их хранения должно быть обязательным для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации: организационно-распорядительную и правовую деятельность, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровое обеспечение, трудовые отношения, материально-техническое обеспечение, административно-хозяйственные вопросы, социально-бытовые вопросы и др.

Документы в разделах и подразделах Перечня 2010 расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности.

Перечень 2010 включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ 2010

Структура Перечня 2010 и названия его разделов по сравнению с Перечнем 2000 практически не изменились.

Перечень состоит из 12 разделов.

Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями.

Разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность.

Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций.

Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.

Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей.

Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга.

Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Перечень 2010 имеет 4 графы.

В графе № 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне 2010 присвоена единая сквозная нумерация.

В графе № 2 приведены виды документов. Перечень 2010 не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

В графе № 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В графе № 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.

ИЗМЕНЕНИЯ И НОВОВВЕДЕНИЯ

Состав документов, включенных в Перечень 2010, значительно расширился по сравнению с Перечнем 2000.

Это касается, прежде всего, разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материально-техническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам.

Особое внимание составителями Перечня 2010 было уделено документам, содержащим сведения социального характера: об охране труда, травматизме, работе с вредными условиями труда и т. п.

В ряде случаев изменились и сроки хранения документов в соответствии с принятием новых нормативных правовых актов и расширением законодательной базы Российской Федерации.

Подраздел «Руководство»

В раздел 1 «Организация системы управления» в подраздел «Руководство» включены новые виды документов, например:

• государственные реестры муниципальных образований (ст. 9);

• свидетельства о включении муниципальных образований в государственный реестр (ст. 10);

• регистрационные дела муниципальных образований (ст. 11);

• мочий между органами местного самоуправления муниципальных образований (ст. 13);

• документы о создании особых экономических зон (ст. 14–17) и др.

Более детализировано содержание приказов и распоряжений руководителя организации по личному составу (ст. 19б), имеющих срок хранения 75 лет. К ним относятся приказы:

• о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

• аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

• изменении фамилии;

• поощрениях, награждениях;

• оплате труда, премировании, различных выплатах;

• всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

• отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

• дежурствах по профилю основной деятельности;

• длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

• командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

Приказы о взысканиях, в которых содержатся сведения о депремировании работников (то есть связанные с оплатой труда), имеют срок хранения 75 лет.

При этом в примечании к данной статье дана сноска о том, что имеют срок хранения 5 лет приказы:

• о дисциплинарных взысканиях;

• о ежегодных оплачиваемых отпусках;

• об отпусках в связи с обучением;

• о дежурствах;

• о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Подраздел «Организационные основы управления»

Значительно расширился подраздел «Организационные основы управления» раздела 1. В него вошли такие новые виды документов, как:

• единые государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (ст. 36);

• документы о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 38);

• государственные реестры и документы по их ведению (ст. 41, 42);

• документы о ликвидации организаций (ст. 49);

• договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51);

• списки учредителей (участников) негосударственных организаций (ст. 53);

• административные регламенты государственных органов, органов местного самоуправления (ст. 54);

• документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации (ст. 62);

• договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации (ст. 78);

• договоры о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности и др.

Особую группу в данном подразделе составляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации. Если в предыдущем перечне документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96–103).

Рассмотрим как пример ст. 96. В нее вошли заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок.

Срок хранения этих документов — 5 лет после прекращения срока действия лицензии. При этом протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Шесть статей Перечня 2010 посвящены вопросам аттестации и аккредитации деятельности организации, восемь — сертификации, документы которых имеют различные сроки хранения (по Перечню 2000 все виды документов по аттестации, аккредитации и сертификации были указаны в одной статье и имели один срок хранения — «постоянно»).

Рассмотрим в качестве примера ст. 110. В нее вошли документы по сертификации: декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы расследований, испытаний, экспертные заключения, решения.

Срок хранения этих документов — 10 лет. Однако в примечании к Перечню 2010 имеется сноска, что срок хранения этих документов у заявителя составляет 3 года после истечения срока действия сертификата. Организация, выдавшая данный сертификат, должна хранить эти документы 10 лет. И опять же в примечании имеется сноска, что протоколы, решения, подтверждающие выдачу сертификата, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации).

Большую группу в названном подразделе Перечня 2010 также представляют документы, связанные с правом владения имуществом, земельными вопросами, организации деятельности акционерных обществ.

ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ПЕРЕЧНЯ 2010

Срок хранения документов «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет.

Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2010 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т. п., должны храниться в организации до ее ликвидации. Это связано с тем, что эти документы могут являться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и т. д. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации.

Отметка «**» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения по Перечню 2010, могут поступать на государственное или муниципальное хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением как на возмездной, так и безвозмездной основе.

Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2009 г., исчисляется с 1 января 2010 г.

Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал).

Снижение сроков хранения документов, установленных перечнем, запрещается.

Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (как правило, не менее одного года).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе.

Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов. В ряде случаев уточняется место хранения документов, имеющих длительный (постоянный) срок хранения документов, например ст. 2, 18, 19, 22, 27, 28 и т. д. В других примечаниях указываются условия, при которых исчисляется срок хранения документов, например, ст. 27б, 28б.

Для удобства пользования к Перечню 2010 составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня.

На вопрос, нужно ли составлять новые номенклатуры дел в организациях в связи с введением в действие нового перечня, ответ однозначен — нужно. Ведь изменились не только номера статей перечня, на которые даются ссылки в соответствующей графе номенклатуры дел, но и сроки хранения документов.