Новогодняя лотерея для сотрудников: оформляем документально

Приближение новогодних праздников всегда связано с романтическими настроениями, с ожиданием новых чудесных перемен. Пусть наши добрые советы по проведению новогодних конкурсов, викторин, лотерей принесут пользу, а разнообразные призы и подарки доставят радость всем сотрудникам вашей компании.

В статье вниманию читателей представлены советы по возможному сценарию проведения новогодних игровых мероприятий, а также показаны особенности их документального оформления и налоговые риски расходов, связанные с организацией корпоративного праздника.

Не секрет, что большинство российских компаний устраивают для своих сотрудников новогодний праздник. По сути, новогодний корпоративный праздник — это повод повеселиться и пообщаться с коллегами в неформальной обстановке. Но для руководителей по управлению персоналом такое мероприятие — это способ сплотить коллектив и повысить мотивацию на достижение коллективных целей и создание единого позитивного настроя. А общий позитивный настрой коллектива всегда ориентирован на успех компании и способен многократно увеличить ее достижения.

Новогодний корпоративный праздник может также привнести в коллектив позитивные эмоции, сгладить мелкие конфликты, снизить социальную напряженность и просто снять усталость, накопившуюся к концу года. Созданию праздничного настроения поможет организация игровых мероприятий, конкурсов, лотерей с розыгрышами и вручением призов, подарков и сувениров, шуточных грамот и иных знаков отличия. Использование игровых мероприятий позволяет не только приятно провести время, но и придать новогоднему корпоративному празднику управленческий смысл, ведь создание неформальной обстановки положительно отражается на психологическом климате, помогает сплотить коллектив и мотивировать его на повышение эффективности командной работы.

Возможный сценарий проведения новогодних мероприятий

Новый год отмечается сотрудниками компании, как правило, 29 – 30 декабря. Один из вариантов проведения праздника — это веселая поздравительная лотерея с получением самых разнообразных призов и подарков.

Можно самостоятельно изготовить красивые лотерейные билеты с вручением победителям маленьких подарочков с шуточными поздравлениями. Раздать билеты для шуточной лотереи может выбранный в начале праздника или непосредственно перед розыгрышем «тамада».

Если лотов очень много, можно разыгрывать лотерею в течение всего праздника, но с перерывами. Начиная с первого, каждому билету присваиваются номера. Лотерея должна быть беспроигрышной, соответственно, призы раздаются всем номерам и могут быть очень разные и желательно смешные.

Так, если победитель выиграл в лотерею банку кофе, то его можно поздравить следующим образом: «Будьте бодры и энергичны, и весь год пройдет отлично!».

Для подарочных наборов чая и печенья: «Вы — баловень судьбы, а значит, Вас ждут успехи и удачи. Свои удачи отмечая, побольше запасите чая!», или «У Вас друзей, знакомых море, и все нагрянут в гости вскоре. Готовьте чай и угощенье. Вот для начала Вам печенье!».

Если устраиваются конкурсы, розыгрыши, викторины, то победителям можно вручать корпоративные награды: изготовленные медали и грамоты, сувенирную продукцию с логотипом организации.

Учитываем затраты и платим налоги

Для проведения новогодних мероприятий руководство организации должно принять решение о направлении части финансовых средств на эти цели. Сумма денежных средств определяется согласно смете расходов, включая затраты на приобретение ассортимента товарно-материальных ценностей, используемых для проведения новогодних лотерей и конкурсов. Смета расходов утверждается руководителем организации. Затем руководитель организации издает соответствующий приказ, в котором указывается: наименование праздника и его обоснование; место и дата проведения мероприятия; Ф. И. О. ответственного за проведение праздника; список сотрудников и гостей мероприятия; программа вечера.

После завершения мероприятий составляется акт, на основании которого списываются затраты на новогодний корпоративный праздник. При этом выдача призов, сувениров, подарков сотрудникам компании подтверждается ведомостью, а в случае вручения их сторонним лицам (например, приглашенным партнерам по бизнесу) — актом на списание.

Если на корпоративное мероприятие приглашаются директора и сотрудники филиалов, находящихся в других городах, то необходимо иметь в виду следующее: ст. 166 ТК РФ предусмотрено, что поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается служебной командировкой. Таким образом, данная поездка рассматривается как командировка, и в качестве документального подтверждения расходов могут выступать следующие документы:

• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9)[1];
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его исполнении (форма № Т-10а). В служебном задании необходимо отразить, с какой целью сотрудник был направлен в командировку;
• авансовый отчет (форма № АО-1)[2] с приложением оправдательных документов (авиа- и (или) железнодорожные билеты).

Однако расходы организации, связанные с командированием сотрудников к месту проведения корпоративного мероприятия и обратно, признать расходами, учитывающимися для налогообложения прибыли, нельзя, поскольку они не соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ.

Если проведение праздника и организация игровых мероприятий поручается сторонней специализированной организации, то необходимо заключить договор об оказании услуг и оплатить его. Возможны еще расходы на аренду кафе или ресторана, оформление зала, праздничный стол, выступление музыкантов или ведущего праздничного вечера. Такие расходы также не будут учтены при расчете налога на прибыль.

Традиционно на корпоративный праздник приглашают партнеров по бизнесу, в том числе потенциальных. Часто расходы, связанные с приглашением партнеров по бизнесу, считают представительскими затратами, и на этом основании включают их при расчете налога на прибыль. Однако расходы на представительские цели возникают только в ходе организации и проведения переговоров в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества либо в ходе организации и проведения заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика. Учитывая это, праздничные затраты, связанные с участием партнеров по бизнесу, считать представительскими расходами нельзя. Затраты на развлечения и отдых к представительским не относятся, об этом прямо сказано в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Как видим, учесть затраты на проведение корпоративных мероприятий при расчете налога на прибыль не получится. С производственной деятельностью и получением дохода они явно не связаны, экономически оправданными их тоже сложно назвать. Значит, критериям признания расходов, предусмотренным ст. 252 НК РФ, они не отвечают.

Вручение выигрышей в лотерею, праздничных подарков и сувениров осуществляется на безвозмездной основе — по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Такой договор организация может заключить как в устной, так и в письменной форме.

Письменный договор нужен, если стоимость выигрыша, подарка, сувенира превышает три тысячи рублей (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Если стоимость меньше, то письменный договор с сотрудниками заключать нет необходимости. Но даже если выигрыши, подарки и сувениры стоят дороже трех тысяч рублей, то нет необходимости составлять индивидуальные договоры дарения для каждого сотрудника, достаточно составить многосторонний договор, в котором получатель может расписаться. Таким образом, требование о письменной форме договора дарения будет соблюдено.

Праздничное поощрение сотрудников подарками и сувенирами рассматривается как безвозмездная передача и признается объектом обложения НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 154 НК РФ налоговая база рассчитывается исходя из рыночной цены выигрыша, подарка, сувенира. При этом если НДС исчисляется к уплате в бюджет (материальные ценности используются в облагаемой НДС деятельности), то организация имеет право принять к вычету сумму НДС, предъявленного поставщиками при приобретении этих ценностей.

Что касается налога на доходы физических лиц, то здесь следует разграничить общие затраты компании на проведение корпоративных мероприятий и стоимость призов, подарков и сувениров, полученных в результате проведения новогодней лотереи и конкурсов.

Минфин России считает, что затраты на корпоративные мероприятия нужно считать доходами работников, полученными в натуральной форме, и облагать НДФЛ. Но если невозможно персонифицировать доход, то и НДФЛ он не облагается. Такая позиция выражена в письмах Минфина России от 14.08.2013 № 03-04-06/33039, от 03.04.2013 № 03-04-05/6-333, от 06.03.2013 № 03-04-06/6715, от 15.04.2008 № 03-04-06-01/86.

Налоговая служба придерживается более жесткой позиции, утверждая, что стоимость корпоративных развлекательных мероприятий для сотрудников является доходом этих физических лиц, полученным в натуральной форме. Соответственно, такой доход облагается НДФЛ в общем порядке (письмо УФНС России по г. Москве от 27.07.2007 № 28-11/071808).

Если проведение корпоративных мероприятий поручается специализированной организации и затраты в договоре указаны одной суммой без разбивки на каждого участника, то НДФЛ платить не нужно. Но если не хотите рисковать, поступайте, как указывает налоговая служба: распределяйте потраченные суммы на всех участников новогодних мероприятий и удерживайте НДФЛ при ближайшей выплате дохода в денежной форме. Правда, сотрудники вряд ли будут довольны таким решением.

Страховые взносы на суммы, потраченные на корпоративное мероприятие, начислять не нужно. Об этом говорится в письме Минтруда (п. 4 письма Минтруда от 24.05.2013 № 14-1-1061).

Пункт 28 ст. 217 НК РФ предусматривает, что стоимость призов, подарков, сувениров, полученных сотрудниками, не подлежит налогообложению, если их размер не превышает 4000 руб. за налоговый период (календарный год). Рассчитывая сумму налога по безвозмездно переданным призам, подаркам, сувенирам, не стоит забывать о возможности применения такой льготы (налогового вычета).

Если же стоимость подарков, выигрышей, сувениров превышает 4000 руб., налог удерживается из тех доходов, которые работник получает живыми деньгами (например, из суммы зарплаты, выданной деньгами, дивидендов, материальной помощи и т. д.), при первой выплате дохода в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 % от суммы выплат, причитающихся к выдаче работнику.

В рассматриваемой ситуации в целях исчисления НДФЛ выигрыши в «корпоративной» лотерее следует рассматривать как подарки, стоимость которых сверх установленного лимита в 4000 руб. за налоговый период облагается по ставке 13 %. Ведь повышенная ставка НДФЛ в размере 35 % применяется в случае проведения мероприятия в целях рекламы товаров, работ и услуг. А таких целей перед «корпоративными» лотереями не ставится.

По общему правилу, согласно п. 2 ст. 224 НК РФ, налоговая ставка в размере 35 % устанавливается в отношении стоимости любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения размеров, указанных в п. 28 ст. 217 НК РФ.

Учитывая то, что праздничные конкурсы и викторины с розыгрышем ценных призов во время корпоративного новогоднего праздника проводятся не в целях рекламы товаров (работ, услуг), полученные доходы в виде денежных призов не должны облагаться по более высоким ставкам. Таким образом, доходы сотрудников организации в виде стоимости выигрышей, полученных победителями праздничных конкурсов и викторин, подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц по ставке в размере 13 % (письмо Минфина России от 09.08.2010 № 03-04-05/2-441).

Например, стоимость выигрыша в лотерею на новогоднем корпоративном празднике сотрудника отдела кадров Бусыгина А. А. составила 5900 руб., в том числе НДС — 900 руб. Его заработная плата 55 000 руб. в месяц. Стоимость полученного новогоднего приза войдет в налоговую базу по НДФЛ. Сумма выигрыша не подлежит налогообложению в пределах 4000 руб. Оснований для предоставления иных налоговых вычетов не имеется.

В декабре 2014 г. бухгалтер рассчитал сумму налога, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника: 7397 руб. [(55 000 руб. + 5900 руб. – 4000 руб.) × 13 %].

Подводя итог вышесказанному, рекомендуем обратить внимание на следующее: не забудьте собрать все документы, подтверждающие расходы организации, связанные с организацией лотерей, конкурсов, вручением призов и подарочных сувениров. Меньше проблем с точки зрения налоговых рисков вызовут призы и подарки стоимостью до 4000 руб. по налоговому законодательству (не нужно исчислять налоги) и до 3000 руб. по гражданскому законодательству (не нужно заключать договор в письменной форме).

Налоговые риски могут возникнуть в различных ситуациях. Например, некоторые организации в коллективный договор в раздел «Традиции компании» включают положение о проведении работодателем корпоративных праздничных мероприятий. Но квалифицировать затраты на вручение призов, сувениров, новогодних подарков как расходы на оплату труда неправомерно, если их вручение не связано напрямую с трудовыми достижениями сотрудников. И наоборот, вручение ценного приза победителю конкурса «Лучший по профессии» или «Лучший специалист года» может быть расценено проверяющими как стимулирующая надбавка к оплате труда.