Что должен сделать кадровик в конце года?

Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое. И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.

Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года (или в самом начале следующего)? Список дел достаточно внушительный…

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя. И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф.

Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен составлять график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.

Например, график отпусков на 2017 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2016 г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.

Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства.

Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

• обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск;
• оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный (ст. 121 ТК РФ). Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ), планируется общее число дней отпуска.

Большинство работодателей оформляет график по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом. Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ КАДРОВУЮ СТАТИСТИЧЕСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ

Согласно ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2013) организации обязаны предоставлять отчеты органам статистики.

Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» (в ред. от 25.09.2015) утверждены несколько форм:

1. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № 1-Т).

В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты. Срок предоставления отчета — 20 января после отчетного периода.

2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № П-4).

Эти сведения предоставляют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности:

• средняя численность работников которых превышает 15 человек — ежемесячно, не позднее 15 числа после отчетного периода;
• средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.

3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ)).

Предоставляются работодателями не позднее 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме упор делается на численность работников, которые:

• работали неполное рабочее время или находились в простое;
• находились в отпуске без сохранения зарплаты по их просьбе;
• были приняты на работу, уволены или планируют уволиться,

а также отражается количество работников и вакансий на конец отчетного месяца.

Несмотря на то, что сроки сдачи отчетности в январе, провести подготовительную работу лучше в конце декабря, ведь первая половина января приходится на новогодние каникулы.

Недавно Приказом Росстата от 05.07.2016 № 325 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» была утверждена еще одна форма статистической отчетности — 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам» (Приложение № 3).

Она применяется, начиная с отчетности по состоянию на 31.10.2016. Представлять ее нужно только раз в два года 28 ноября юридическим лицам, осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных объединений и экстерриториальных организаций).

В этой форме указывается потребность организации в работниках для замещения имеющихся вакантных рабочих мест в распределении по профессиональным группам. К вакантным относятся места, освободившиеся в случае увольнения работников, их отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком[1], а также вновь созданные рабочие места, на которые планируется принять работников в течение 30 дней после отчетного периода.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ПЛАН И ПРИКАЗ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА НОВЫЙ ГОД

Окончание года — хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел.

Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях[2], утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, иначе военкомат может вернуть их на доработку.

В приказе необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме. Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти.

Например, в Москве — это служба обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ[3]

Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив. Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила; Приказ Минкультуры России № 526).

Согласно Правилам сдаче в архив подлежат документы сроком хранения свыше 10 лет. Они передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому в январе 2017 г. подлежат сдаче в архив документы, оформленные до 31.12.2015 (из числа хранящихся более 10 лет)[4].

Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016). Необходимо учитывать и изменения, внесенные Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ОБЯЗАТЕЛЬНО: СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ОТЕЛА КАДРОВ НА НОВЫЙ ГОД

Документ, которым необходимо руководствоваться, — это Приказ Минкультуры России № 526.

Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год. Если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно необходимо утвердить заново.

ФАКУЛЬТАТИВНО: УТВЕРДИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Обязанность работодателя составлять штатное расписание предусмотрена ст. 15 и 57 ТК РФ, поскольку, согласно этим статьям, наименование должности должно быть указано в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации. По мнению Роструда, принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Каких-либо сроков или периодичности для утверждения штатного расписания трудовым законодательством не установлено. Изменения можно вносить в любое время путем издания соответствующего приказа. Но некоторые работодатели все изменения вносят в преддверии нового года, чтобы утвердить новое штатное расписание с 1 января.

Форма штатного расписания № Т-3 также является факультативной, и, как и график отпусков, штатное расписание может составляться по локальной форме, разработанной работодателем.

Штатное расписание может составить любой работник, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ВАЖНО: ПРОВЕРИТЬ, ПЛАНИРУЕТСЯ ЛИ ПРОВЕРКА ГОСОРГАНОВ В СЛЕДУЮЩЕМ ГОДУ

Уточнить, является ли работодатель объектом плановых проверок в 2017 г., — дело очень важное.

Для этого необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры России[5] и набрать ИНН или ОГРН организации. На сайте указаны сведения обо всех проверках госорганов. Отдела персонала касаются, прежде всего, проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании (их, как правило, проводит служба занятости). Если ваша организация есть в списке проверяемых, стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщить об этом. Также с руководителем стоит обсудить план подготовки к проверке (проведение кадрового аудита даст возможность проверить, все ли в порядке в кадровых документах работодателя).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ПОЛЕЗНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита. Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени.

Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году.

Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.

Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например:

1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА):

• Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• Положение о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ).

Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников. Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.

Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ).

2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (при наличии).

Важно проверить:

• содержание трудовых договоров на соответствие законодательству, поскольку за ненадлежащее оформление предусмотрен штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
• все ли трудовые договоры содержат актуальные условия – то есть все ли изменения условий оформлены письменными дополнительными соглашениями;
• есть ли в организации срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31.12.2016, и загодя уведомить работников об их прекращении (ст. 79 ТК РФ), иначе они превратятся в договоры на неопределенный срок.

Кроме того, стоит проверить:

• приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу;
• приказы о предоставлении отпусков (различных видов) и заявления к тем из них, которые издаются по заявлениям работников;
• табели учета рабочего времени;
• личные карточки работников;
• трудовые книжки работников;
• документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек,  книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
• приказы о направлении в командировку (при наличии);
• приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии);
• приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);
• гражданско-правовые договоры (ГПХ), если они заключаются в организации (к ним будет особенно пристальное внимание).

• документы, касающиеся отдельных категорий работников (иностранцы,  «вредники»,  беременные работницы,  работницы, находящихся в отпуске по уходу за ребенком,  инвалиды, молодежь и т. д.).

ФАКУЛЬТАТИВНО, СОГЛАСНО ВНУТРЕННИМ РЕГЛАМЕНТАМ: ПОДГОТОВИТЬ ВНУТРЕННИЕ ОТЧЕТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

Руководителя, как правило, интересует, сколько работников принято на работу, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора кадров наиболее эффективны и т. д. В каждой организации свои формы таких отчетов, своя периодичность. Вероятно, руководитель захочет увидеть такие отчеты и за год. Если составлялись ежемесячные отчеты, то свести информацию воедино не составит труда. В противном случае придется поработать.

Под текучестью персонала на практике чаще всего подразумевается движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или организации конкретным работником. Показатель вычисляется по формуле:

Т = У / Ч,

где  Т — текучесть персонала;

       У — количество работников, уволившихся за определенный период;

       Ч — среднесписочная численность за тот же период.

Например, если за квартал из организации ушло 30 человек при среднесписочной численности в этот период 300 человек, то коэффициент текучести кадров составляет 0,1 (10 %).

Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете?

Так, можно указать, сколько:

• кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
• ЛНА оформлено или доработано;
• работников подобрано (при наличии функции подбора);
• трудовых конфликтов предотвращено;
• работников обучено и т. д.