Проверьте себя: 10 ошибок, которые допускают кадровики, завершая календарный год

В декабре мы обычно напоминаем коллегам о важных делах в конце года. Но в этот раз предлагаем рассмотреть, какие ошибки можно допустить, завершая календарный год. Ведь за предновогодней суетой немудрено упустить что-то важное…

Ошибка 1. Не утвердили график отпусков

График отпусков необходимо утверждать ежегодно. Последний день, когда это можно сделать, — пятница 17 декабря 2021 года. Если после этой даты инспектор не обнаружит утвержденного графика на 2022 год, работодатель может получить штраф в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 руб.).

Ошибка 2. Составили график отпусков формально

Инспекторы ГИТ нередко находят недочеты в этом документе, что дает им повод выписывать постановления об административном правонарушении (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Что может привлечь внимание:

1. В график не включены дистанционные работники[1], надомники, внешние совместители, руководитель организации или работники, имеющие право уйти в отпуск в удобное время.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Работники могут воспользоваться правом на отпуск в удобное время по своему желанию. Кроме того, следует учитывать, что согласно норме ч. 1 ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, поэтому право на отпуск в удобное время работники могут реализовывать только в пределах своего рабочего года. На момент составления и утверждения графика отпусков работники-льготники далеко не всегда знают, какое время будет им удобно для отпуска в следующем календарном году. Поэтому таким работникам можно рекомендовать планировать отпуск на конец их рабочего года, разъясняя, что:
– по их желанию (заявлению) отпуск за текущий рабочий год может быть предоставлен им раньше, чем указано в графике (но не позже);
– если они не выразят желание пойти в отпуск раньше, то отпуск в обязательном порядке будет им предоставлен по графику;
– при желании отдохнуть в более позднее время они могут воспользоваться своим правом на отпуск в удобное время за следующий рабочий год.

2. Не запланированы дополнительные отпуска, а также остатки отпусков за прошлые рабочие годы, которые не были использованы по каким-либо причинам.

3. Неверно указана продолжительность основного отпуска некоторым категориям работников. Например, работникам-инвалидам, несовершеннолетним, а также педагогам и медикам запланировали стандартные 28 календарных дней.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Иногда кадровики неверно понимают, как оформлять отпуска работникам с инвалидностью. Продолжительность их отпусков установлена ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в ред. от 11.06.2021): предоставляется ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней. Это минимальная продолжительность основного оплачиваемого ежегодного отпуска данной категории работников. Таким образом, оформлять инвалидам 28 календарных дней основного отпуска + 2 календарных дня дополнительного отпуска — это ошибка.

4. Продолжительность дополнительных отпусков за работу во вредных и опасных условиях труда рассчитана без учета фактически отработанного в таких условиях времени. Конечно, невозможно точно предугадать, сколько дней дополнительного отпуска заработает работник к началу основного отпуска. В графике указывают предварительно рассчитанное количество дней[2].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Не будет являться ошибкой, если кадровик отметит только дату начала отпуска за работу во вредных условиях труда без указания его продолжительности, которая точно будет известна на момент предоставления такого отпуска.

5. Отпуск запланирован по частям. При этом либо все части меньше 14 календарных дней, либо у работодателя нет письменного подтверждения, что работники согласились разделить отпуска.

6. Не учтено желание работников, которые имеют право уйти в отпуск в удобное время. Это может выясниться при возникновении конфликта, поэтому лучше оставлять письменные доказательства того, что указанная дата начала отпуска в графике соответствует пожеланиям льготника.

7. Не указана точная дата начала отпуска (указан только месяц).

8. Дата начала отпуска находится за пределами рабочего года работника. После окончания рабочего года отпуск можно запланировать только в случае его перенесения в соответствии с нормами ст. 124 ТК РФ. Это касается всех работников, в т. ч. и тех, кто имеет право отдыхать в удобное время. Будьте готовы доказывать, что предоставление отпуска в рамках рабочего года могло неблагоприятно отразиться на производственной деятельности.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
В среде кадровых специалистов спорным является вопрос, может ли отпуск начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. Поскольку прямого запрета на это в трудовом законодательстве нет, предоставление отпуска авансом не является нарушением. Однако если работник решит уволиться до окончания того рабочего года, за который был предоставлен отпуск, может возникнуть проблема с удержанием авансированных, но не отработанных отпускных.

9. При наличии профсоюза на графике отпусков нет отметки об учете его мнения.

Ошибка 3. Не оформили привлечение к работе в новогодние каникулы

Далеко не в каждой организации жизнь замирает в период с 1 по 8 января: организации торговли, сферы услуг, ЖКХ, работники непрерывных производств, а также сторожа и охранники будут работать в праздничные дни. Поэтому в декабре нужно:

• согласовать факт привлечения к такой работе с профсоюзом (при наличии)[3];

• получить письменное согласие работника на работу в выходной или нерабочий праздничный день;

• удостовериться, что:

– работники, имеющие инвалидность;

– женщины с детьми до трех лет;

– матери и отцы, воспитывающие без супруга детей в возрасте до пяти лет;

– родители детей-инвалидов;

– работники, осуществляющие уход за больными членами их семей,

под подпись ознакомлены со своим правом отказаться от такой работы[4];

• убедиться, что в праздники не будут работать беременные женщины[5];

• издать приказ (распоряжение) о привлечении к работе в выходной день (желательно)[6].

Несвоевременное оформление документов может стать причиной неправильного расчета зарплаты за первую половину января.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Письменное распоряжение работодателя о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни может быть оформлено как в виде приказа, так и путем утверждения графика работы либо сменности.