Направляем работника в командировку

Практически каждой организации приходится сталкиваться с необходимостью направить своего работника в командировку. Эта статья поможет сориентироваться в самых важных вопросах, возникающих в таких случаях.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки регулируются гл. 24 ТК РФ.

При направлении работника в командировку работодателю необходимо знать следующее.

Отдельные категории работников в командировки направляются только с их согласия:

·        женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет¹;

·        матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет²;

·        работники, имеющие детей-инвалидов²;

·        работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением²;

·        отцы, воспитывающие без матери детей в возрасте до трех лет и детей-инвалидов³;

·        опекуны (попечители) несовершеннолетних, названных выше³.

В командировки вообще не могут быть направлены:

·        беременные женщины⁴;

·        работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений⁵;

·        работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством⁶.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим порядок оформления служебных командировок, сегодня является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки⁷ (далее — Положение о командировках). Данное Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

В командировки направляются работники, то есть граждане, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Следовательно, лица, оказывающие услуги по гражданскоправовому договору, например договорам подряда или возмездного оказания услуг, не могут быть направлены в командировку.

Работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы считается организация (обособленное подразделение организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. При составлении трудового договора в нем обязательно указывается место работы, а если работник принимается на работу в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения⁸.

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (филиал, представительство), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

ВРЕМЯ НАХОЖДЕНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

На основании решения работодателя, оформленного приказом, работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев направления работника в командировку за пределы территории Российской Федерации.

Согласно п. 4 Положения о командировках⁷ днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транс портного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24:00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00:00 и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника на место постоянной работы.

Например, работник направлен в командировку в г. Краснодар для участия в судебном процессе в Арбитражном суде Краснодарского края. Самолет вылетает в 01:25 23 ноября 2010 г. из аэропорта Домодедово. Регистрация на рейс заканчивается за 40 мин до вылета. Время в пути до аэропорта Домодедово составляет 1 ч 20 мин. Таким образом, работник выедет в командировку 22 ноября 2010 г. Следовательно, 22 ноября 2010 г. будет считаться днем начала командировки.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Командировка включает в себя время нахождения работника в пути, время пребывания работника в месте командирования, время задержки в пути.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда на место командировки и дате выезда из него. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован. Отметки в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие, учреждение или организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Согласно п. 8 Положения о командировках⁷ порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России. Во исполнение этого требования были разработаны⁹ журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (пример 1) и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (пример 2).

Пример 1. Журнал учета выбывающих в командировки работников

ЖУРНАЛ

учета работников, выбывающих в служебные командировки

из командирующей организации

___________________________________________________________

(наименование организации)

Пример 2. Журнал учета прибывающих в организацию командированных работников

ЖУРНАЛ

учета работников, прибывших в организацию,

в которую они командированы

___________________________________________________________

(наименование организации)

ПРАВА КОМАНДИРОВАННЫХ

После вступления в силу с 25 октября 2008 г. Положения о командировках⁷ оно во многом заменило Инструкцию № 62, разработанную в 1988 г.¹⁰ (далее — Инструкция № 62). Однако данная Инструкция по-прежнему действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ и Положению о командировках⁷.

Так, согласно п. 8 Инструкции № 6210, в случаях, когда по распоряжению руководителя организации, учреждения, предприятия работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке. Однако если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ, то есть работа оплачивается не менее чем в двойном размере или, по желанию работника, ему предоставляется другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит¹¹.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой¹².

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ НА КОМАНДИРОВКУ

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации, учреждения, предприятия. Однако размеры возмещения расходов в бюджетных организациях не могут быть ниже установленных Правительством РФ¹³.

Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Проезд Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы включают:

·        расходы по проезду транспортом;

·        страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте;

·        оплату услуг по оформлению проездных документов;

·        оплату постельных принадлежностей в поездах.

Оплата расходов производится на основании представленных документов.

В настоящее время билеты на проезд в основном оформляются в электронном виде. Например, маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета и багажной квитанции (выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники¹⁴.

Документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности должны осуществляться на русском языке, а первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык¹⁵. Поэтому если электронный билет оформлен на английском языке, построчный перевод обязателен.

По вопросу перевода электронных билетов на русский язык разъяснения даны и ФНС России¹⁶. Авиабилеты пассажиров имеют унифицированную международную форму, утвержденную Минтрансом России¹⁴. Установленный порядок подразумевает выдачу пассажиру на бумажном носителе только маршрут/квитанции.

В случае утраты электронного билета его можно восстановить путем повторной распечатки, так как электронный билет оформляется не на бланке строгой отчетности.

В случае потери подлинников проездных документов могут быть представлены дубликат проездного билета или копия билета, оставшегося в распоряжении транспортной компании, осуществившей перевозку физических лиц, или же справка из транспортной компании с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки¹⁷.

Наём жилья Расходы по найму жилого помещения в командировке как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами возмещаются в порядке и в размерах, определенных коллективным договором, локальными актами организации на основании представленных документов, за исключением случаев, когда работнику предоставляется жилое помещение бесплатно. Кроме того, работнику также возмещаются расходы по бронированию жилого помещения.

В соответствии с пп. 13, 25 Положения о командировках⁷ в случае вынужденной остановки или временной нетрудоспособности работника, удостоверенной в установленном порядке (кроме случаев, когда командированный работник находился на стационарном лечении), ему также возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, и выплачиваются суточные.

До 1 декабря 2008 г. для расчетов расходов на проживание применялся счет гостиницы, составленный по унифицированной форме № 3-Г¹⁸, однако в настоящее время она использоваться не может¹⁹ (аналогичного мнения придерживается Минфин России²⁰). Новый бланк строгой отчетности до настоящего времени не утвержден.

Минфином России разъяснено²¹, что организация и индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги населению, вправе использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности, в котором должны содержаться реквизиты, установленные п. 3 Положения о командировках⁷, об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники²⁰. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется.

Таким образом, гостиницы вправе самостоятельно разработать бланк строгой отчетности, в котором должны быть следующие реквизиты:

1) наименование документа, шестизначный номер и серия;

2) наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;

3) место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);

4) идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;

5) вид услуги;

6) стоимость услуги в денежном выражении;

7) размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;

8) дата осуществления расчета и составления документа;

9) должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);

10) иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем, который должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Суточные Работнику возмещаются расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные).

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения о командировках⁷ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Для бюджетных организаций законодательно установлены нормы возмещения командировочных расходов работникам. Данным организациям необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

·      постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

·      постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 24.12.2008);

·      приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. от 09.12.2008).

Следовательно, для частной организации расходы по найму жилья, проезд, суточные могут составлять любую сумму, определенную непосредственно коллективным договором, приказом, положением, действующими в организации. Минимальный размер командировочных расходов для коммерческой организации не установлен.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Однако организация вправе в своем локальном нормативном акте предусмотреть возможность выплаты суточных и при однодневных командировках.

ЗАГРАНИЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

При командировании работников за границу необходимо учитывать особенность выплаты суточных за время нахождения в пути:

·        при проезде по территории Российской Федерации суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

·        при проездке по территории иностранного государства суточные выплачиваются в порядке и в размерах, определяемых коллективным договором или локальным актом для командировок на территории иностранных государств.

Что касается однодневных командировок за границу, п. 20 Положения о командировках⁷ установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 % нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Согласно п. 18 Положения о командировках⁷ при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

При переезде внутри стран Шенгенской зоны отметки о пересечении границ в паспорте не ставятся, так как Шенгенская виза действительна по всем странам Шенгенского соглашения. Следовательно, единственным документом, подтверждающим переезд из одной страны в другую, будет билет. И именно этой отметкой можно воспользоваться для расчета суточных.

Шенгенское соглашение — соглашение об отмене паспортного таможенного контроля между рядом стран Европейского союза. Сегодня в Шенгенскую зону входят 25 стран: Австрия, Бельгия, Венгрия, Германия (без Бюзинген-на-Верхнем-Рейне), Греция (без Афона), Дания (без Гренландии и Фарерских островов), Исландия, Испания, Италия (без анклава Левигно), Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Норвегия (без Шпицбергена и Медвежьих островов), Польша, Португалия, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Чехия, Швейцария, Швеция, Эстония.

В состав Содружества Независимых Государств входят, помимо Российской Федерации, республики Армения, Беларусь, Казахстан, Молдова, Таджикистан, Узбекистан, Азербайджанская, Кыргызская республики, Туркменистан и Украина.

АВАНС И АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Работнику, направляемому в командировку, перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных.

В течение трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных билетов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, а также отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, в письменной форме.

¹ Часть 2 ст. 259 ТК РФ.

² Часть 3 ст. 259 ТК РФ.

³ Статья 264 ТК РФ.

⁴ Часть 1 ст. 259 ТК РФ.

⁵ Статья 268 ТК РФ.

⁶ Статья 203 ТК РФ.

⁷ Утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

⁸ Часть 2 ст. 57 ТК РФ.

⁹ Утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

¹⁰ Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР».

¹¹ Статья 153 ТК РФ.

¹² Статья 167 ТК РФ.

¹³ Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

¹⁴ Приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» (в ред. от 18.05.2010).

¹⁵ Пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, в ред. от 25.10.2010).

¹⁶ Письмо ФНС России от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@.

¹⁷ Письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18.

¹⁸ Утверждена приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм строгой отчетности».

¹⁹ Постановление Правительства РФ «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

²⁰ Письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11.

²¹ Информационное письмо Минфина России от 22.08.2008.