Электронный кадровый документооборот: как разработать ЛНА и другие документы

Как мы уже рассказывали в предыдущем номере нашего журнала[1], Федеральный закон от 22.11.2021 № 377[2] внес в Трудовой кодекс РФ ряд изменений, благодаря которым работодателям разрешено принять решение о внедрении в организации электронного кадрового документооборота (далее — ЭКДО).

За исключением трудовых книжек, СТД-Р, актов о несчастном случае на производстве по форме Н-1, приказов об увольнении работников и документов об инструктажах по охране труда все остальные кадровые документы могут оформляться в электронной форме без дублирования на бумаге.

Локальный нормативный акт (положение) об ЭКДО

О том, что работодатель переходит на ЭКДО, и о порядке его ведения (с учетом мнения профсоюза при его наличии) необходимо подготовить ЛНА, например Положение об ЭКДО (либо внести соответствующий раздел в ПВТР). В Федеральном законе № 377-ФЗ установлен состав такого документа:

1. Сведения об информационных системах, используемых для ЭКДО (далее — ИС):

• работодателя и (или)

• единая цифровая платформа «Работа в России».

2. Порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости).

3. Перечень документов, которые решено оформлять электронно (электронные документы, далее — ЭД).

4. Перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭКДО.

5. Срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие.

6. Сведения о дате введения ЭКДО (не ранее дня истечения срока указанного уведомления).

Примечание. В статье 22.1 ТК РФ указано, что порядок ведения ЭКДО утверждает работодатель (также с учетом мнения профсоюза, если он имеется в организации), но не определено, каким именно документом. По всей видимости, это может быть как приказ, так и ЛНА. Представляется, что приказ, срок активной «жизни» которого — один год, а потом — архивное хранение, в данном случае не самый удачный вариант. Оптимальным является именно ЛНА. По нашему мнению, и порядок введения ЭКДО, и порядок его осуществления вполне можно прописать в одном ЛНА — едином Положении об ЭКДО. Поэтому далее, описывая структуру и перечисляя обязательные элементы документа в соответствии со ст. 22.1 ТК РФ, мы продолжаем нумерацию, а не начинаем ее заново.

7. Сроки подписания работником ЭД и (или) ознакомления с ними (с учетом рабочего времени работника).

8. Периодичность такого подписания и ознакомления.

9. Порядок проведения инструктажа работников по вопросам ЭКДО (при необходимости).

10. Исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе, т. е. те документы, которые должны оформляться на бумаге согласно Трудовому кодексу РФ и те, которые работодатель сочтет нужным оставить в бумажной форме.

11. Процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников, профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

Возможный вариант такого ЛНА мы приводим в примере 1.