Работа с электронной трудовой книжкой: ликбез для начинающих

1 января 2020 года в Трудовой кодекс РФ были внесены изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде, которые в народе получили название «электронная трудовая книжка» (ЭТК). Как правильно работать с СТД в 2024 году, расскажем в статье.

Что такое СТД

СТД — это цифровая база данных, которую ведет Социальный фонд России (СФР) на каждого гражданина, имеющего трудовой стаж. Это информация о приемах на работу, переводах, увольнениях, изменениях названий организаций и др.

СПРАВКА
Работу с СТД регламентируют:
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"» — в нем дополнена необходимость работодателей сдавать новый отчет в ПФР, что является прообразом СТД;
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (который вступил в силу 01.01.2020) — ч. 3 ст. 2 этого нормативного акта освобождает работодателей от ответственности за хранение и ведение бумажных трудовых книжек работников, выбравших электронный вариант трудовой книжки.

С какого времени действуют СТД

СТД действуют с 01.01.2020. 2020 год стал переходным:

• работодатели должны были до 31.10.2020 уведомить работников о возможности выбрать между бумажной трудовой книжкой и переходом на ее цифровой аналог;
• работники — до 31.12.2020 выбрать один из двух вариантов путем подачи соответствующего заявления.

Независимо от выбора работников трудовые книжки с 2020 года ведутся в электронном виде, а для тех, кто выбрал бумажный вариант, — еще и на бумажном носителе.

С 01.01.2021 на работников, которые устраиваются на работу впервые, заводят только СТД. Уже нет возможности выбрать один из двух вариантов.

Как подготовиться к работе с СТД

Назначить приказом ответственное лицо за ведение трудовых книжек в цифровом формате, прием работников с СТД и сдачу отчетности в СФР. С приказом ознакомить работника под роспись.
Внести изменения, касающиеся работы с СТД, в ЛНА, трудовой договор и должностную инструкцию ответственного лица.
Установить программу для отправки отчетности в СФР или скачать ее на сайте ведомства.

Как принять на работу работника с СТД

Запросить у работника документы по перечню, указанному в ст. 65 ТК РФ (в т. ч. выписку из лицевого счета о прошлых местах работы по форме СТД-Р, СТД-СФР или бумажную трудовую книжку для подсчета страхового стажа). После оформления документы нужно вернуть.
Заключить с работником трудовой договор.
Отправить в СФР отчет по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позже дня, следующего за днем издания приказа.

К СВЕДЕНИЮ
Прием на работу работника, у которого бумажная трудовая книжка, аналогичен приему работника с СТД. Отличие в том, что работник предоставляет работодателю бумажную трудовую книжку, в которую последний вносит запись о приеме в срок не позднее 5 рабочих дней с момента начала работы работника (п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).