Подготовка кадровой документации для дальнейшего архивного хранения

Срок хранения этих документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее — Типовой перечень) — 75 лет.

Помимо вышеперечисленных документов длительному хранению (сроки хранения указаны в Типовом перечне) подлежат: списки личного состава, в том числе работающих на производстве с вредными условиями труда; акты несчастных случаев, связанных с производством; штатные расстановки, книги учета приема, увольнения и перемещения работников и др. 

Документы передаются в архив организации, оформленные в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (далее —Правила), по сдаточной описи установленной формы.

Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.

В конце каждого года в учреждении составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

Сроки хранения документов определяются в соответствии с Типовым перечнем.

Номенклатура дел является основной для составления описей, в том числе и на документы по личному составу.

При формировании документов в дела необходимо соблюдать следующие основные требования:

Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Документы группируются в дела таким образом, чтобы они последовательно в логическом порядке освещали определенные вопросы. Как правило, документы располагаются в делах в хронологической последовательности.

Рассмотрим в качестве примера формирование распорядительной документации по личному составу: приказов.

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии с Типовым перечнем (ст. 6б) приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно группировать в дела приказы о приеме, увольнении, перемещении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно — приказы о премировании, поощрении и т.д., т.е. содержащих сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы имеют свою самостоятельную валовую нумерацию.   

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В соответствии с Правилами распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. То есть приказы, распоряжения, указания группируются в самостоятельные дела со своей нумерацией.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.

По истечении одного года после завершения дел делопроизводством проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Правилами в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Дела передаются в архив в упорядоченном состоянии по сдаточной описи. Документы по личному составу выделяются в отдельную группу, систематизируются обособленно и включаются в самостоятельную опись.

Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

При проведении экспертизы ценности документов в кадровой службе проводится отбор дел с долговременным сроком (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; обращается внимание на правильность оформления документов.

Оформление дел предусматривает: систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов).

Документы в делах, содержащих приказы, распоряжения по личному составу, систематизируются в хронологической последовательности: в начале дела должны располагаться приказы (распоряжения) за январь, потом за февраль и т.д. 

Аналогично по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Как уже отмечалось выше, лицевые счета и личные карточки сотрудников систематизируются по алфавиту фамилий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющего повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце —– лист-заверитель по установленной форме (приложение 1).

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела. 

После чистого листа в начале дела подшивается внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется к личным делам по установленной форме (приложение 2).

Внутренняя опись составляется для учета документов дела, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем, указывается должность составителя и расшифровка подписи.

Изменения состава документов личного дела (изъятие[2], включение документов, замена их копиями и т.п.) заносятся в графу «Примечание» со ссылками на соответствующие документы, на основании которых произошло изъятие, дополнение, замена копиями и т.п. В случае значительных изменений в составе личного дела итоговая запись к внутренней описи дела и заверительная надпись дела пересоставляются.

В следующем номере журнала мы продолжим тему упорядочения документов по личному составу. Будут рассмотрены вопросы, связанные с порядком нумерации листов в делах, составления заголовков дел, оформления обложек дел, систематизации дел, составления описей на дела по личному составу, оглавлений и указателей к ним, а также предисловий к описям.

Приложение 1

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________

В деле подшито и пронумеровано _________________________________  листов;

                                                                             (цифрами и прописью)

 в том числе:

литерные номера листов _______________________________________________;

пропущенные номера листов ____________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________.

Дата

Приложение 2

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ     

документов ед. хр. № _________________

Итого _______________________________________________________ документов.

                                                  (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________.

                                                                                   (цифрами и прописью)

Дата