Правильно систематизируем, формируем и уничтожаем кадровые документы

Наступил 2018 год. Все государственные учреждения, предприятия, организации крупного, среднего и малого бизнеса и, соответственно, индивидуальные предприниматели (ИП) начинают новый делопроизводственный год. Все дела за прошлый 2017 г. закрыты по 31 декабря. Утверждается новая номенклатура дел или продлевается (если нет изменений) номенклатура за 2017 г. Заводятся новые папки-регистраторы (типа «корона») для документов.

Корешки папок оформляются в соответствии с заголовками указанных в номенклатуре дел. Это необходимо для четкой систематизации новых документов, их хранения и оперативного использования в текущем 2018 г.

А с января 2018 г. документы с истекшими сроками хранения начинают готовить к отбору, экспертизе ценности и уничтожению. Давайте будем делать это правильно.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДОКУМЕНТЫ ИСХОДЯ ИЗ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Далее для вашего удобства перечислим основные виды документов, образующихся в отделе кадров, и укажем соответствующие им номера статей Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее — Перечень).

Данным Перечнем установлены следующие сроки хранения для документов:

• постоянный срок хранения;

• долговременный срок хранения;

• временный срок хранения.

Кроме того, подскажем, какие документы по личному составу можно уничтожать в 2018 г.

Кадровые документы постоянного срока хранения

Постоянный срок хранения установлен для следующих документов:

• документы (докладные, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами (ст. 648 Перечня);

• личные дела руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания (ст. 656 «а» Перечня);

• протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формированию кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60 лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним (ст. 670 Перечня);

• протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов (ст. 678 Перечня);

• журналы регистрации служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих (ст. 683 «в» Перечня);

• списки членов руководящих исполнительных органов организации (ст. 685 «а» Перечня);

• списки ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий (ст. 685 «б» Перечня);

• списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий (ст. 685 «в» Перечня) и др.

Кадровые документы со сроком хранения 75 или 50 лет

В 2018 году можно уничтожать почти все документы по личному составу, закрытые по 1942 г. включительно:

• приказы по приему, перемещению, совмещению, переводу, увольнению (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по изменению Ф. И. О. (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по награждению, премированию, поощрению (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по оплате труда, различным выплатам (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по отпускам по уходу за ребенком (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по отпускам без сохранения содержания (заработной платы) (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по всем видам отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по дежурствам по профилю основной деятельности (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по длительным внутрироссийским и зарубежным командировкам (ст. 19 «б» Перечня);

• приказы по командировкам для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда (ст. 19 «б» Перечня);

• журналы регистрации распорядительных документов: приказов, распоряжений по личному составу (ст. 258 «б» Перечня);

• штатные расстановки (ст. 74 Перечня). Не перепутайте штатные расстановки со штатными расписаниями (штатные расписания хранятся постоянно, ст. 71 Перечня). Отличие: в штатных расстановках конкретно указываются Ф. И. О. работников, их должности и оклады;

• личные дела уволенных работников (ст. 656 Перечня);

• выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом (ст. 659 Перечня);

• личные дела изобретателей, рационализаторов (ст. 629, 676 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011)) и др.;

• личные карточки уволенных работников (ст. 658 Перечня);

• трудовые договоры, соглашения, контракты, договоры подряда с физическими лицами (ст. 456 «б», 657 Перечня);

• списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда (ст. 613 Перечня);

• аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел (ст. 697 Перечня);

• документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала (ст. 704 Перечня);

• невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) (ст. 664 Перечня) и др.

• командировочные удостоверения для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (ст. 668 Перечня), и др.

Кадровые документы со сроком хранения 5 лет

В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2012 г. включительно:

• приказы о дисциплинарных взысканиях (ст. 19 «б» (2) Перечня);

• приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках (ст. 19 «б» (2) Перечня);

• приказы об отпусках в связи с обучением (ст. 19 «б» (2) Перечня);

• приказы о дежурствах (не по профилю основной деятельности) (ст. 19 «б» (2) Перечня);

• приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках (ст. 19 «б» (2) Перечня);

• характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел (5 лет ЭПК) (ст. 661 Перечня);

• документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел (ст. 665 Перечня);

• командировочные удостоверения после возвращения из командировки (ст. 668 (1) Перечня), кроме командировок в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности (срок хранения — 75 лет);

• документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников (5 лет ЭПК), кроме долгосрочных зарубежных командировок (10 лет ЭПК) (ст. 669 Перечня);

• документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок (ст. 676 Перечня), но при отсутствии приказов — 75 лет ЭПК;

• переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок (ст. 677 Перечня);

• списки работников, прошедших аттестацию (ст. 685 «д» Перечня);

• списки работников, обучающихся без отрыва производства (ст. 685 «и» Перечня);

• списки работников, ушедших на пенсию (ст. 685 «к» Перечня);

• переписка об оформлении командировок (ст. 687 Перечня), но для зарубежных командировок — 10 лет ЭПК (ст. 687 (1) Перечня) и др.

Кадровые документы со сроком хранения 3 года

В 2018 году можно уничтожать следующие документы по личному составу, закрытые по 2014 г. включительно:

• переписка о переводе работников в другие организации (ст. 651 Перечня);

• документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу (ст. 663 Перечня);

• списки работников, подлежащих воинскому учету (ст. 685 «е» Перечня);

• переписка по воинскому учету работников (ст. 690 Перечня);

• документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (ст. 686 Перечня);

• журналы учета лиц, подлежащих воинскому учету (ст. 695 «е» Перечня);

• журналы учета отпусков (ст. 695 «ж» Перечня) и др.

Кадровые документы со сроком хранения 1 год

В 2018 году можно уничтожать документы по личному составу, закрытые по 2016 г. включительно:

• графики предоставления отпусков (ст. 693 Перечня);

• графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов (ст. 707 Перечня) и др.