10 ошибок, которые допускают кадровики при оформлении дисциплинарных взысканий

Объявить работнику выговор или замечание — дело непростое. Нужно учесть множество требований Трудового кодекса РФ. Особенно важно не ошибиться, если в качестве дисциплинарного взыскания выбрано увольнение. В статье рассмотрим ошибки, которые допускают даже опытные кадровики.

Ошибка 1. Не ознакомили работника с обязанностями

Работодатель вправе применять взыскания «за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей»[1]. Обязанности возлагаются не только трудовым договором, но и инструкциями, локальными актами, приказами работодателя. Чтобы доказать, что работник знал о своих обязанностях, нужно иметь подтверждение тому, что он был ознакомлен со всеми документами. В противном случае суд отменит наказание как незаконное.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
В ходе конфликта работник вел себя грубо по отношению к коллеге. За некорректное поведение ему объявили выговор. Работник обжаловал наказание.
Районный суд признал приказ о дисциплинарном взыскании незаконным. Причина: правило строго соблюдать принципы уважительного отношения между работниками было установлено Кодексом этики и служебного поведения, а с этим локальным актом работник не был ознакомлен под роспись. Работодатель оспорил данное решение, поскольку считал, что трудовые отношения сами по себе предполагают необходимость поддержания здоровой деловой атмосферы в коллективе, а соблюдение правил делового общения не требует дополнительного ознакомления и подписи в документах. 
Апелляция не приняла такой довод. Без подписи работника доказать, что тот проинформирован о той или иной обязанности, работодатель не может даже при наличии свидетельских показаний. Приказ о вынесении работнику выговора пришлось отменить.
Апелляционное определение Ульяновского областного суда от 10.12.2019 по делу № 33-5048/2019[2]

Если вы ознакамливаете работников с документами на бумажном носителе, подтвердить это может только личная подпись работника.

Если работник трудится дистанционно либо работодатель применяет электронный кадровый документооборот (ЭКДО), чтобы ознакомить работников с документами, содержащими перечень трудовых обязанностей, можно направить, например, электронный образ документа (скан-копию или фотокопию) по электронной почте или через мессенджер. Важно, чтобы способ ознакомления был предусмотрен в ЛНА, а для дистанционных работников — в ЛНА, трудовом или коллективном договоре^[3], и позволял однозначно подтвердить получение работником документов.

Примечание. С 2022 года работодатели имеют право вводить ЭКДО, в рамках которого факт ознакомления работников с инструкциями, ЛНА, а также приказами по основной деятельности подтвердят электронные подписи (ч. 5, 7 ст. 22.3 ТК РФ): усиленная квалифицированная или неквалифицированная либо простая электронная подпись.

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА
Простая электронная подпись состоит из пары «логин + пароль», поэтому взаимодействие с работником через электронную почту или личный кабинет на сайте работодателя происходит с ее применением.

Ошибка 2. Нарушение не было связано с трудовой функцией

Стремясь укрепить дисциплину, работодатели устанавливают в ЛНА множество требований, которые не относятся к трудовой функции работника. Например, в ПВТР обязывают уведомлять работодателя о продлении отпуска в случае болезни[4], сообщать об установлении инвалидности или о беременности.

Как пожелание или просьба такие положения могут присутствовать в локальных актах. Это действительно дисциплинирует, вносит определенность в действия работника в разных ситуациях. Но обязывать уведомлять, тем более «срочно» или «немедленно», работодатель не вправе. Такое действие работника нельзя отнести к трудовым, даже если прописать его в ЛНА как обязанность.

Консультанты Роструда также считают, что нельзя наказать работника, если он не сообщил работодателю о больничном, а вышел на работу, самостоятельно продлив отпуск на время болезни[5].

Порой легко спутать трудовые обязанности работника с иными обязанностями, которые связаны или вытекают из трудовых отношений. Например, нельзя применить дисциплинарное взыскание, если работник нарушил дисциплину во время обучения с отрывом от производства или режим лечения в период нетрудоспособности.

СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Работодатель заключил с работником ученический договор в дополнение к трудовому и направил на обучение с отрывом от производства. В общежитии работника застали за распитием спиртных напитков. Он отказался пройти медицинское освидетельствование и дать письменные объяснения по данному факту и вообще перестал посещать занятия, за что был отчислен из учебного центра.
За нарушение правил проживания в общежитии, ученического договора, ПВТР и должностной инструкции работника уволили. Издали сразу два приказа: первым приказом уволили за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения, а вторым — за прогулы. Работник оспорил наказание, потребовав еще компенсацию морального вреда и возмещение заработка.
Суд первой инстанции посчитал, что два приказа об увольнении — это незаконно. Поскольку первым проступком было распитие спиртных напитков, суд отменил приказ об увольнении за прогул. Однако сам факт привлечения к дисциплинарной ответственности посчитал законным.
Судебная коллегия с таким решением не согласилась. У работодателя не было оснований применять к работнику дисциплинарные взыскания, поскольку тот не нарушил никаких трудовых обязанностей. Во-первых, ученический договор не предусматривал, что работодатель вправе уволить работника в случае отчисления или нарушения учебной дисциплины. Во-вторых, место обучения не являлось местом работы (работник учился с отрывом от производства). В-третьих, нельзя уволить работника даже в том случае, если он появился в состоянии опьянения в офисе компании в день, когда еще ученический договор не расторгнут — еще длится период обучения, работник не осуществляет трудовую деятельность, не получает оплату труда, а обучение не является трудовой функцией работника.
Судебная коллегия не только отменила приказы об увольнении, но и восстановила работника на работе, взыскала в его пользу заработную плату за все дни вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.
Обзор апелляционной практики по гражданским и административным делам за сентябрь–октябрь 2018 года Верховного Суда Республики Коми[6]