Упорядочение документов по личному составу

В статье «Подготовка документов по личному составу к архивному хранению» (см. «Вестник отдела кадров» № 2 за 2003 г., с. 46–49) были рассмотрены вопросы, связанные с определением состава данной категории документов, подлежащих длительному хранению; порядком формирования их в дела; оформлением дел; составлением внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Нумерация листов в делах проводится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. При этом все листы дела (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке. Номера листов проставляются черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Запрещается применение авторучек и цветных карандашей. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, имеют свою собственную нумерацию, т.е. нумеруются по каждому тому отдельно.

Хотелось бы обратить внимание на то, что сложенные листы (например, формата А3 или формата А4, выполненного в альбомном варианте) разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом вначале нумеруется конверт, а затем каждое вложение в нем.

При наличии большого количества ошибок, допущенных при нумерации листов дела, необходимо провести перенумерацию листов заново. При этом старый номер зачеркивается, а рядом проставляется новый. Запрещается исправлять старый номер на новый.

Если допущены незначительные ошибки в нумерации листов, допускается проставление литерных номеров. Например: 25, 25а, 25б, 26, 27 и т.д. Допускается также наличие в деле пропущенных номеров. Например: 25, 27, 28, 29 и т.д.

Все эти особенности нумерации листов дела (наличие литерных и пропущенных номеров) указываются в листе-заверителе дела.

Например: последний номер листа дела — 122, но при этом в деле имеется два литерных номера листа: 25а, 25б и один пропущенный номер — 26.
В этом случае заверительная надпись дела будет выглядеть следующим образом: «В деле подшито и пронумеровано 123 (сто двадцать три) листа, в том числе: литерные номера листов — 25а, 25б; пропущенный номер листа — 26…».

После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела (пример оформления обложки дел дан в приложении).

В соответствии с Правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);
• заголовок дела;
• дата дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках — принятое сокращенное наименование. При этом следует иметь в виду следующее. Если упорядочение документов по личному составу проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации, то на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация  в период создания документов данного дела.

То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является его заголовок. От того, насколько правильно он составлен, зависит использование содержащихся в нем документов.

Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Необходимо воздерживаться от неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

• название вида дела (журнал, книга, штатная расстановка и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты и т.п.);
• название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);
• краткое содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела.
• Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела. В необходимых случаях он может также дополняться такими элементами, как:
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• ссылка на копийность документов дела.

К распорядительным документам и протоколам проставляются их номера.

Правильно: «Приказы с № 1 по № 25 генерального директора общества о приеме, перемещении и увольнении работников» или «Карточки по учету личного состава работников Тверского отделения «Сбербанка России» по алфавиту фамилий с буквы «А» по «В» за 2000 год».

Неправильно: «Приказы о приеме, перемещении и увольнении».

В заголовках личных дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело», например: «Личное дело Исаева Виктора Григорьевича, уволенного в 2000 году». Имя и отчество работника необходимо указывать полностью.

Возможно также применение термина «документы». Он применяется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В этом случае после слова «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, включенных в дело. Например: «Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников Управления к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий».

Хотелось бы обратить внимание работников кадровых служб на оформление обложек дел, содержащих лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате. При составлении заголовка дела необходимо указывать полностью название структурного подразделения, работникам которого была начислена заработная плата. Запрещается применение различных аббревиатур (ОГМ, ОМ, ОРП, ОПО и т.д.), так как это в дальнейшем затрудняет поиск необходимых сведений, содержащихся в документах. Неправильно: «Лицевые счета по заработной плате сотрудников ОПО». Правильно:  «Лицевые счета по заработной плате сотрудников организационно-правового отдела».

 На длительное хранение (75 лет) отбираются табели и наряды работников, занятых на работах с вредными условиями труда. При этом в заголовке дела необходимо указать цех, подразделение, в котором они работали.

На практике нередко встречаются такие заголовки дел на обложках, как: «Зарплата», «Травматизм», «Аттестация» и т.д. Подобные определения никакого отношения к заголовку дела не имеют, так как такого вида дела не существует, равно как и таких разновидностей документов. Применение подобных определений является грубейшим нарушением правил описания документов, подлежащих долговременному хранению.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Например: «Приказы №№ 1–130 управляющего банком о премировании работников. Копии».

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

Обязательным реквизитом обложки дела является дата документов дела — год (годы), когда дело было заведено и окончено в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам указываются крайние даты заведения и окончания дел.

К распорядительным документам, в том числе по личному составу, относятся приказы и распоряжения. К информационно-справочным — протоколы, акты, книги (журналы).

Крайними датами документов дела являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является книга (журнал) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то датами дела будут точные календарные даты первой и последней записей в книге (журнале).

Датами дела, содержащего протоколы заседаний (например, аттестационной или квалификационной комиссии), являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Например: 5 июня 2003 г.

Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 05.06.2003.

Следующий реквизит оформления обложки дела — количество листов в деле, который переносится из листа-заверителя дела.

Срок хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом от 6 октября 2000 г. или номенклатурой дел организации после сверки его по Типовому перечню документов с указанием сроков хранения.

Архивный шифр дела включает в себя номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки (коробки).

Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов¹. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то необходимость в присвоении ему номера отпадает.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от
7 июля 1993 г. № 5341-1 в понятие архивного фонда входит совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. В соответствии со ст. 1 указанных Основ под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда (который также является основным учетным документом архива).

Номер дела соответствует номеру дела по описи.

Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов по личному составу, согласования и утверждения описей на документы по личному составу.

Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения их в годовые разделы сводных описей дел по личному составу, одобренных экспертной комиссией организации, согласованных с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (в случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации) и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами четким разборчивым почерком. Запрещено исправлять реквизиты обложки дел. Если допущена ошибка — запись пересоставляется заново. При оформлении обложки дел, как правило, применяется черная тушь, так как она более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Не принято наклеивать на обложку дела лист бумаги с нанесенными на него реквизитами дела. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.

Оформление дел проводится работниками кадровой службы организации при методической помощи и под контролем заведующего архивом организации (ответственного за архив). В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, в качестве консультантов могут привлекаться работники соответствующего архивного учреждения.

¹ Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов.

ФОРМА  ОБЛОЖКИ  ДЕЛА  ПОСТОЯННОГО  И  ВРЕМЕННОГО

(СВЫШЕ  10  ЛЕТ)  ХРАНЕНИЯ)