Использование документов по личному составу

Использование документов означает применение пользователями и архивом архивных документов и содержащейся в них информации в целях удовлетворения информационных потребностей и защиты конституционных прав граждан.

Порядок использования архивных документов, в том числе и по личному составу, устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации и другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, относящимися к информации.

Основными принципами использования документов по личному составу являются законность ее поиска, получения и использования.

Рядом статей Конституции РФ гарантировано право граждан как на информацию, так и на личную, семейную тайну. Так, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Статья 29 Конституции РФ предоставляет каждому право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Федеральным законом от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. Статья 11 указанного Закона посвящена защите информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные сведения не могут быть использованы в целях затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Юридические и физические лица в соответствии со своими полномочиями, владеющие информацией о гражданах, получающих и использующих ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

 В предлагаемой статье мы рассмотрим порядок использования документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации.

По запросам граждан и организаций архив по документам выявляет запрашиваемую ими информацию, подготавливает и предоставляет соответствующие информационные документы.

Архив организует прием и рассмотрение запросов граждан в установленном законодательстве порядке.

Запрос социально-правового характера — это запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размерах заработной платы, награждении, присвоении званий, получения образования и т.п.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка — документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия — документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса физического или юридического лица, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа вопроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись. В запросе, содержащем просьбу о подтверждении трудового стажа или размера заработной платы, указываются крайние даты, место и должность работы.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

В случае если в обращении представлена неполная информация о запрашиваемых сведениях (например, не указано структурное подразделение или за какие годы требуется подтверждение о трудовом стаже, заработной плате и др.), архив обязан запросить у заявителя дополнительные сведения.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

В случае поступления в архив непрофильного запроса (не по назначению) запрос пересылается по принадлежности в другие организации или архивы в 5-дневный срок с момента обращения, о чем доводится до сведения заявителя.

Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве. Если при исполнении запроса были использованы незаверенные документы, то это оговаривается в тексте справки (например, «незаверенная копия»). Если в документе (например, приказе) отсутствует подпись руководителя организации или дата и номер приказа, то все это также оговаривается в тексте справки.

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу (например, о дате образования организации), архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

 В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом указывается точное название должности, которую занимал заявитель, и период его работы в этой должности.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные заявителем, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу могут быть использованы приказы по основной деятельности, лицевые счета по заработной плате.

В справку для назначения или перерасчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.

Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабом цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.

Сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты — на основании приказов по личному составу или по основной деятельности.

В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастного случая на производстве включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, связанных с производством, книгах учета несчастных случаев и других документах по их расследованию

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) архивные справки оформляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации, изготовленных типографским способом.

В следующей публикации мы поговорим о том, как правильно составить и оформить архивную справку, копии и выписки из архивных документов.