Бухгалтерия и отдел кадров. Разделяем и властвуем?

Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (в ред. от 25.03.2013; далее — Правила)[1], с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — ведет и хранит бухгалтерия (п. 41 Правил);
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — ведет отдел кадров (или иное подразделение, оформляющее прием и увольнение работников), где она и хранится (п. 41 Правил).

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил). За ненадлежащее оформление работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Судебная практика

Юридическое лицо было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, с назначением административного наказания в виде административного штрафа в размере 45 000 руб. Одно из нарушений выразилось в том, что книга учета движения трудовых книжек в них не была скреплена сургучной печатью (не опломбирована). Нарушитель не смог оспорить в суде решение о привлечении к ответственности.

Решение Московского городского суда от 04.03.2015 по делу № 7-1753[2]

Суд не признает нарушение Правил малозначительным деянием и не применяет ст. 2.9 КоАП РФ, согласно нормам которой лицо, совершившее административное правонарушение, может быть освобождено от административной ответственности и ограничиться устным замечанием[3].

Согласно абзацу 2 п. 45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. При наличии в организации отдела кадров ответственным назначается руководитель и/или должностные лица отдела кадров.

Пустые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (абзац 1 п. 42 Правил). Они подлежат хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (абзац 2 п. 42 Правил).

Отсюда следует: поскольку бланки каждый раз выдаются ответственному лицу по заявке и отчет представляется в бухгалтерию, они могут храниться в бухгалтерии и выдаваться небольшими партиями в отдел кадров либо, в соответствии с заявкой, могут быть сразу выданы все закупленные бланки, которые в дальнейшем будут храниться в сейфе отдела кадров.

Примечание научного редактора

Поскольку бланки трудовых книжек и вкладышей в них не являются бухгалтерскими документами, целесообразно все приобретенные бланки сразу выдавать кадровикам. Правомерность именно такого подхода (нужно отметить, что именно он применяется практиками) подтверждается абзацем 2 п. 42 Правил, согласно которому в ежемесячных отчетах ответственное лицо должно указывать сведения о наличии у него бланков. Таким образом, в отчете следует указать количество выданных и оставшихся бланков, а также необходимость закупки новых (либо отсутствие таковой).

Процедура оформления трудовой книжки работнику, впервые принимаемому на работу, законодательно четко регламентирована — прием бланка от самого работника и оформление трудовой книжки на таком бланке противоречат законодательству.

В случае проверки государственный инспектор труда сможет выявить применяемую работодателем «упрощенную» схему путем сличения записей в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и подвергнуть за это работодателя административному наказанию по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, такая трудовая книжка может быть признана недействительной.

О КОМПЕНСАЦИИ НЕИСПОЛЬЗОВАННОГО ОТПУСКА ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).

Кто обязан подсчитать количество дней отпуска, подлежащих компенсации, и на основании чего делать расчет бухгалтерии?

Обязанность подсчитать количество дней неиспользованного отпуска возлагается на отдел кадров (именно он ведет подсчет стажа для начисления отпусков) или, соответственно, лицо, на которое возложены обязанности по ведению кадрового учета. Если таким лицом является секретарь, то совершенно очевидно, что обязанности по подсчету дней отпуска и расчету компенсации за отпуск будут распределены между кадровиком и бухгалтером. Если же обязанности по ведению кадрового учета возложены на бухгалтера, выполнять обе функции будет он.

К СВЕДЕНИЮ

Пунктом 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных Постановлением НКТ СССР от 30.04.1930 года № 169 (в ред. от 20.04.2010), предусмотрено, что при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. При этом при определении количества календарных дней неиспользованного отпуска, подлежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Поэтому, если в организации принимается решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по правилам арифметики, а в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 «О порядке определения количества календарных дней неиспользованного отпуска»).

Риск ошибиться в подсчетах (и тем самым привести к судебному спору с работником) может возникнуть как при расчете кадровиками дней для компенсации, так и при расчете бухгалтерами суммы для ее оплаты[4].

О ПРИМЕНЕНИИ ПЕЧАТИ

После вступления в силу 07.04.2015 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества теперь не обязаны иметь печать[5]:

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»

Статья 2. Основные положения об акционерных обществах

[…]

7. Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Несмотря на такую свободу действий, подавляющее большинство организаций не отказались от использования печати.

Словарь

Печать — это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ (п. 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

Рекомендуется заверять печатью документы, имеющие доказательственное значение, которые работодатель оформляет работникам для предоставления третьим лицам, в частности:

• трудовую книжку — титульный лист, а также записи о работе, которые при увольнении заверяются подписью работодателя и печатью (п. 35 Правил);
• копии документов и выписки из них;
• справки с места работы (см., например, Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н в части оформления справки о сумме заработной платы и др.);
• доверенность (во многих случаях она может оказаться нужна: см. ст. 185.1 ГК РФ и разъяснения, данные в Обзоре судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 2 (2015), утвержденном Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015);
• архивные справки.

На некоторые документы необходимо ставить основную печать (как правило, находится в бухгалтерии), на другие — можно ставить печать отдела кадров (то есть печать организации с дополнительной пометой о ее применении отделом кадров; находится в кадровой службе).

В соответствии с локальным нормативным актом организации (например, Инструкцией по делопроизводству) определяется перечень отделов и ответственных лиц, которым передаются для использования в работе соответствующие печати.

Неправильное хранение печати или обращение с ней в противоречие требований локального акта работодателя может стать основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности, что в конечном итоге может повлечь увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание). И оспорить это увольнение, равно как и приказы, послужившие основанием к увольнению по названному основанию, непросто.

Судебная практика

Рассматривая спор, причиной которого стало увольнение работника С. по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, суд не признал приказ о наказании, связанный с неисполнением требований локальных актов работодателя в отношении хранения печатей, незаконным. Согласно установленным судом обстоятельствам пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату по месту выдачи, где они централизованно уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале (п. 8.3.9 Временной инструкции работодателя).

Однако С., который несет персональную ответственность за хранение и использование печатей и штампов, имея информацию о наличии гербовой печати в бухгалтерии отделения, при централизованной сдаче печатей и штампов не проинформировал филиал о том, что не все печати им сданы и по каким основаниям, а также по выходу из отпуска работника, которому эта печать передана в использование, не принял мер по ее изъятию и последующей передаче филиалу, тем самым допустив нарушение возложенных на него должностных обязанностей.

Изучив обстоятельства дела, суд пришел к выводу о законности увольнения работника по вышеназванному основанию и его иск о признании увольнения незаконным не удовлетворил.

Определение Верховного Суда РФ от 29.07.2011 № 5-Г11-124

Выводы:

1. Функции бухгалтерии и отдела кадров нужно разделять. Совмещение, как правило, оправданно только в том случае, если в организации работают всего несколько человек.
2. Неисполнение своих обязанностей работниками бухгалтерии или отдела кадров, связанных с кадровой работой (оформление расчета работника при увольнении или оформление трудовой книжки), влечет для работодателя риск привлечения к административной ответственности, а для этих должностных лиц — к дисциплинарной ответственности.
3. В расчетах компенсации работникам за неиспользованный отпуск ошибки одинаково присущи как бухгалтерии, так и отделу кадров. При совмещении этих функций в обязанностях одного лица риск данных ошибок увеличивается.
4. Хранить печати в организациях, где они используются по требованию закона или по решению руководителя организации, рекомендуется в разных местах — в зависимости от назначения. В этом случае минимизируется риск их одновременной утраты, а также злоупотребления в использовании.