Отчетность кадровой службы о работниках в Пенсионный фонд РФ

Отчет по форме СЗВ-ТД

С 1 января 2020 года на каждого работника все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности (далее — СТД) и в установленном порядке передавать в территориальный орган ПФР по месту регистрации. СТД будут храниться в электронном виде в информационных ресурсах ПФР[1].

Сведения представляются по форме СЗВ-ТД, утвержденной Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (далее — Постановление № 730п, Порядок № 730п).

Сроки предоставления отчета по форме СЗВ-ТД следующие[2]:

 • о приеме на работу или увольнении — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения;

 • о переводе на новую должность, при выборе работником электронной формы трудовой книжки и других кадровых мероприятиях — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Способ подачи отчета по форме СЗВ-ТД зависит от численности работников за предшествующий отчетный период:

• если численность работников 25 и более человек — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП);

• если численность работников менее 25 человек — сведения представляются в форме электронного документа или на бумажном носителе (по усмотрению работодателя).

Заполнение формы СЗВ-ТД

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД указан в Приложении 2 к Постановлению № 730п. В эту форму надо вносить практически такую же информацию, что и в трудовую книжку.

Форма СЗВ-ТД включает следующие сведения о работниках:

• страховой номер индивидуального лицевого счета;

• фамилию, имя, отчество;

• сведения о трудовой деятельности, включающие:

– место работы:

   – наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя и основание (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя);

   – регистрационный номер страхователя;

– сведения о выполняемой работе и периодах работы:

   – сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник;

  – трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы);

   – сведения о переводах на другую постоянную работу;

   – сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений;

   – реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;

• информацию о том, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник: бумажную трудовую книжку или предоставление СТД.

Форма СЗВ-ТД подается в орган ПФР по месту регистрации работодателя (страхователя) и содержит информацию о следующих кадровых мероприятиях:

• прием на работу;

• увольнение (пример 5);

• перевод на другую постоянную работу (пример 6);

• изменение наименования работодателя;

• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;

• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;

• подача работниками заявлений о продолжении ведения бумажных трудовых книжек либо предоставлении им СТД в электронном виде (пример 7).

В процессе заполнения формы СЗВ-ТД, как и при подаче любой отчетности, могут возникнуть ситуации, прямо не урегулированные законодательством. Чтобы снизить риск возникновения ошибок в отчетности, рекомендуем руководствоваться разъяснениями органов власти.

Работник сохраняет право выбрать предоставление ему СТД вместо ведения бумажной трудовой книжки и после окончания 2020 года[3]. Поэтому если работник подал заявление о предоставлении ему СТД, работодатель в установленные сроки должен направить форму СЗВ-ТД в ПФР, а в день подачи заявления выдать работнику трудовую книжку с соответствующей записью и сделать запись в книге учета движения трудовых книжек[4].

Формулировка записи в трудовой книжке работника может быть, например, такой: «Подано письменное заявление [Ф. И. О. работника] о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью работодателя (при наличии)[5].

Сложные вопросы о порядке заполнения СЗВ-ТД:

• не надо переводить в электронный вид всю историческую информацию, содержащуюся в бумажных трудовых книжках работников[6];

• сведения о руководителях — единственных участниках (учредителях), с которыми не заключен трудовой договор, не представляются в ПФР[7];

• информация о запрете занимать должность включается в СЗВ-ТД в случае увольнения по п. 4 ч. 1 ст. 83 или абзаца 2 ч. 1 ст. 84 ТК РФ с одновременным представлением информации об увольнении[8];

• если работник перешел с совместительства на основное место работы через увольнение, в форме надо отразить сведения об увольнении с работы по совместительству и приеме на основную работу[9];

• если работник перешел с совместительства на основное место работы через дополнительное соглашение к трудовому договору, кадровое мероприятие оформляется в виде перевода с работы по совместительству на основную работу у конкретного работодателя[10];

• в отчете можно указывать кадровое мероприятие, связанное с переименованием организации на момент присоединения Республики Крым и г. Севастополя к Российской Федерации[11];

• если должность просто переименована, а перевода на другую должность не было, тогда надо оформить перевод и соответствующим образом отразить в СЗВ-ТД;

• графу 4 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» нужно заполнять в соответствии со штатным расписанием. Если структурное подразделение прописано в трудовом договоре, его необходимо указать;

• графу 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» необходимо заполнять с 01.01.2021 по тем должностям, для которых профстандарты являются обязательными, а также если профстандарты не обязательны, но работодатель принял решение их применять[12].

Если при заполнении формы СЗВ-ТД возникают ошибки, их можно исправить таким образом:

• чтобы отменить ранее представленные сведения, в поле «Признак отмены» необходимо поставить знак «X» (пример 8);

• чтобы отменить запись в разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», необходимо снова подать форму СЗВ-ТД, а в графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» в строке, содержащей ошибку, проставить знак «Х»;

• чтобы внести исправления, надо отменить неверную запись, а в следующей строке указать корректные сведения.

Несоблюдение сроков и ошибки при предоставлении формы СЗВ-ТД, а также неполные или недостоверные СТД влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере до 500 руб. (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если страхователь не соблюдает порядок представления сведений в форме электронных документов, к нему применяются финансовые санкции в размере 1000 руб. (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).