Как вести трудовую книжку: учимся на чужих ошибках

Ведение трудовых книжек еще долго будет входить в функционал кадровых служб. И хотя трудовая книжка давно перестала быть единственным и главным документом, подтверждающим трудовой стаж, ошибки в записях до сих пор становятся камнем преткновения при оформлении пенсии. Расскажем, какие недочеты обнаруживают кадровики в трудовых книжках своих работников, в каких случаях следует исправлять чужие ошибки и как это правильно сделать.

ОШИБКА В НОВОЙ ФАМИЛИИ

Ситуация

Работница меняла фамилию еще в 2018 году. На прежнем месте работы изменения внесли только на титульном листе трудовой книжки, во вкладыше фамилию не исправили. Кроме того, вместо Лавренева написали Лавринева.

Нужно ли исправлять эту ошибку и делать запись об изменении фамилии во вкладыше?

При смене личных данных принято менять фамилию не только в трудовой книжке, но и во вкладыше, если в нем указаны старые данные. Правда, это правило прямо не закреплено в порядке ведения и хранения трудовых книжек[1]. Но поскольку в соответствии с п. 32 Порядка № 320н вкладыш «оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка», логика подсказывает, что требование об исправлении фамилии на титульном листе справедливо и в отношении вкладыша. Однако ссылку на документ, на основании которого внесены изменения, по нашему мнению, достаточно сделать только один раз. Если на внутренней стороне обложки трудовой книжки есть место, то удостоверительная запись делается там. Если на обложке трудовой места уже нет, то ссылку на документ делают на внутренней обложке вкладыша.

Ошибку в новой фамилии, допущенную прежним работодателем, при желании можно исправить. Хотя эта ошибка не доставит работнику проблем при условии, что на обложке трудовой книжки указаны корректные данные о документе, фиксирующем как новую, так и старую фамилии. То есть сомнений о принадлежности трудовой книжки именно этому человеку у СФР не возникнет, если при изменении фамилии прежний работодатель:

• сделал ссылку на свидетельство о регистрации (или расторжении) брака;
• указал не только название, номер и дату документа, но и орган, его выдавший[2].

Если вы все-таки решите исправить фамилию, то сделать это нужно по правилам, предусмотренным для изменений (поскольку Порядок № 320н не регулирует правила исправления сведений о работнике на титульном листе) (пример 1):

• неправильная фамилия зачеркивается одной чертой, рядом пишется правильный вариант;
• на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, закрепляющий изменения.

В описанной ситуации на обложке трудовой книжки уже будет ссылка на свидетельство о регистрации брака. Однако ее, по-видимому, следует повторить, поскольку мы в данном случае удостоверяем не смену фамилии, а ее исправление.

Кстати, Порядок № 320н не требует, чтобы работник вновь расписывался в строке «подпись владельца книжки» после изменения фамилии.