Организация хранения кадровых документов

Читайте в статье:

• Как  и где организовать хранение кадровых документов
• Как поступить с документами, которые уже не надо хранить
• Об ответственности работодателя в случаях нарушения правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, а также неисполнения обязанности по их хранению

После оформления кадровых документов для хранения в архиве следует позаботиться непосредственно об организации их хранения.

Организации могут:

• организовать общий архив (например, в отдельном помещении), где будут находиться архивные документы всех отделов и служб;
• либо остановиться на организации децентрализованного архива. В этом случае каждый отдел будет хранить свои документы в своем помещении. Кроме того, в соответствии с п. 3 ст. 15 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 02.03.2016; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ) организация может сдавать архивные документы архивным учреждениям на основании соответствующего договора.

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Шаг 1. Переместить архивные документы в место хранения

Сдача архивных кадровых дел в архив организации.

Если в организации есть специальное архивное помещение, которым заведует архивариус (иное ответственное лицо), передача документов будет проводиться согласно нормам раздела 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные правила).

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (абзац 1 п. 3.7.1 Основных правил).

Словарь

Архивная опись (далее — опись) — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией (абзацы 2–4 п. 3.7.1 Основных правил).

Описи дел отдела кадров составляются по установленной Основными правилами форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве (абзац 2 п. 3.7.2 Основных правил).

Опись дел отдела кадров подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения (п. 3.7.4 Основных правил).

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (п. 3.7.25 Основных правил).

Обратите внимание

Изменены сроки хранения документов по личному составу (Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”»). В коммерческих организация такие документы хранятся:

• не менее 75 лет со дня создания, если документы изданы до 2003 г.;

• не менее 50 лет со дня создания — начиная с 2003 г.