Аудит кадровой документации своими силами

Кадровым документам пристальное внимание уделяют не только трудовая инспекция, но и налоговая служба, работники Пенсионного фонда РФ и ФСС России. За нарушения — штрафы, с нынешнего года еще более внушительные. Поэтому всегда полезно проверить работу даже опытного кадровика.

Понять, не рискует ли ваша организация, поможет аудит — независимая объективная проверка наличия и правильного оформления всех необходимых документов, связанных с кадровым учетом.

ГОТОВИМСЯ К ВНУТРЕННЕМУ АУДИТУ

Внутренний аудит кадровой документации необходим, например, если:

• сменяется работник, отвечающий за ведение кадрового делопроизводства;

• получили распоряжение от трудовой инспекции о предстоящей проверке;

• грозит проверка после увольнения обиженного работника;

• сменяется руководитель организации;

• изменилось действующее законодательство.

Однако эта услуга не пользуется большим спросом. Стоимость аудита зачастую считают высокой, хотя она не идет ни в какое сравнение с возможными штрафами.

Кроме того, не все руководители согласны раскрыть перед аудитором конфиденциальные сведения, касающиеся работников и схем начисления зарплаты. Здесь нужно отметить, что эксперты дорожат своей репутацией и не будут «выносить сор из избы», а в договор оказания услуг обязательно включают пункт о неразглашении сведений. Тем более что аудиту подлежат только официальные документы.

Действительно проблема — в нужный момент найти специалистов, которым можно было бы довериться. К выбору компании или независимого эксперта нужно подходить осторожно, по возможности, воспользоваться рекомендациями.

И все же можно провести проверку и собственными силами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Если вы решили провести проверку собственными силами, помните, что внутренний аудитор должен быть независим от проверяемой им кадровой службы.

Как оформлять результаты аудита?

Аудит можно проводить как официально, оформляя каждый этап соответствующими документами, так и неофициально (как говорится, для себя).

Первый вариант предпочтительнее, так как акты проведения аудита могут служить:

• доказательством того, что руководитель заинтересован в соблюдении требований трудового законодательства;

• показателем для проверяющих инспекторов того, что недочеты в ведении кадровых документов самостоятельно выявлены и устраняются;

• основанием для дисциплинарного взыскания, если выявлены серьезные нарушения;

• отправной точкой работы нового специалиста кадровой службы;

• основанием для выплат вознаграждения своим или приглашенным специалистам.

Итак, перейдем к алгоритму проведения проверки.

ШАГ 1. ИЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

В приказе о проведении кадрового аудита (см. пример 1) рекомендуется:

1) определить цели и задачи аудита;

2) сформировать соответствующую комиссию;

3) определить сроки проверки;

4) оговорить, в каком виде будут представлены результаты аудита.

Определяем цель, задачи аудита форму представления результатов

Аудит можно воспринимать как ревизию, направленную на выяснение профессиональной пригодности кадровика. Однако все же конечная цель — выявить и минимизировать риски, которые грозят компании в процессе проверки со стороны государственных органов.

Исходя из этой цели выделяем задачи:

• оценить соблюдение законодательства при оформлении кадровой документации;

• оценить, соответствуют ли действия кадровика установленным правилам и процедурам;

• оценить эффективность системы кадрового документооборота организации;

• предложить рекомендации по оптимизации кадрового документооборота.

Результаты аудита могут быть представлены в виде акта с приложениями или в виде заключения.