Доверенность в кадровом делопроизводстве: какие действия предусмотрены?

Законодатель предоставил работодателю право осуществлять свои права и обязанности через уполномоченных им лиц[1], но не предусмотрел аналогичной возможности для работника. Трудовой кодекс РФ, наоборот, содержит положения, определяющие обязанность работника лично выполнять свою трудовую функцию и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка[2].

Представительство по доверенности регламентируется Гражданским кодексом РФ (далее — ГК РФ), согласно положениям которого работодатель не может применять гражданско-правовые нормы в трудовых отношениях с работниками для регулирования увольнения через представителя по доверенности.

Практика использования доверенностей в трудовых отношениях недостаточно проработанная и спорная.

КОГДА МОЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЯ?

Закон не ограничивает работников и дает возможность действовать через своих представителей по доверенности, например: передавать работодателю заявление об увольнении по собственному желанию, получать заработную плату, трудовую книжку и другие кадровые документы.

В заявлении об увольнении по собственному желанию должна стоять личная подпись работника, а не его представителя. Также заявление необходимо заверить должным образом.

КАКАЯ ДОВЕРЕННОСТЬ НЕОБХОДИМА ПРЕДСТАВИТЕЛЮ?

Если у представителя есть нотариально заверенная или простая доверенность (пример 1), работодатель имеет право произвести весь комплекс действий, необходимых работнику.

КАК ОФОРМИТЬ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ЕСЛИ РАБОТНИКА ПРЕДСТАВЛЯЕТ ДОВЕРЕННОЕ ЛИЦО?

Оформляем прекращение трудового договора

Получив через доверенное лицо заявление работника об увольнении, работодатель оформляет документы в стандартном порядке. Но если на дату увольнения работник не будет присутствовать на работе, то непосредственно на приказе необходимо будет сделать запись: «Приказ невозможно довести до сведения работника в связи с его отсутствием на работе», заверив ее подписью кадровика с указанием даты.

Разумеется, ознакомление с приказом (и другими документами) через доверенное лицо невозможно.

В разделе XI личной карточки «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» (если личная карточка ведется по форме № Т-2) следует сделать аналогичную запись.

После оформления расторжения трудового договора с работником через его представителя доверенность необходимо хранить в личном деле работника.

Выдаем представителю трудовую книжку

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения[3]. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним необходимо сделать отметку о выдаче трудовой книжки на руки[4] (пример 2).

В тринадцатом столбце работник должен расписаться за получение своей трудовой книжки[5]. В графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» перед подписью представителя работника следует проставить отметку «По доверенности».

В разделе XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки по форме № Т-2 следует сделать аналогичную запись.