Персональные данные соискателей: как с ними работать и как хранить

Вы узнаете:
– Каким образом и когда работодатель, являющийся оператором персональных данных, должен получить согласие на обработку персональных данных от соискателя
– Как обрабатывать персональные данные в процессе подбора кандидата
– Как поступить с персональными данными соискателя, если ему отказано в трудоустройстве

Современный процесс рекрутмента (подбор персонала) включает несколько этапов, первыми из которых являются поиск и предварительный отбор соискателей на вакантную должность.

Поиск кандидатов может осуществляться в двух направлениях:
• активный поиск — контакт с будущими кандидатами инициирует компания;
• пассивный поиск — компания размещает объявление о вакансии и далее работает с откликами.

Но каким бы ни был процесс поиска, в результате у специалиста по подбору появляется список потенциальных кандидатов[1], которым интересна данная вакансия и которые соответствуют ее требованиям. Как правило, список содержит определенный набор персональных данных (далее — ПД) потенциальных кандидатов. Минимально — это фамилия, имя и отчество, возраст, пол, контактный телефон и (или) адрес электронной почты. Также он может содержать сведения о гражданстве, образовании и предыдущем опыте работы.

На этапе отбора из широкого перечня кандидатов выбирают тех, кто оптимально подходит для работы в компании. Оцениваются не только профессиональные компетенции, но и то, как потенциальные работники будут вписываться в социальную и культурную структуру компании. Телефонная беседа, биографическое интервью, интервью по компетенциям, ассессмент-центры, кейсы, тестирование, собеседование с руководителем — структуру отборочных мероприятий каждая компания выстраивает исходя из своих задач и типа вакансии. Но в любом случае на этапе отбора объем ПД соискателей значительно увеличивается, а также у работодателя появляются документы, содержащие ПД соискателей: резюме (зачастую с фотографией), анкеты с паспортными и адресными данными, опросные и оценочные листы и т. д.

Нельзя не отметить и такую форму отбора, как видеорезюме и онлайн-собеседования, которые получили распространение в последнее время в связи с ограничительными мерами, связанными с эпидемией коронавируса. Следовательно, у работодателя может быть и видеоизображение соискателя.

Получение согласия соискателя на обработку ПД

Персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту ПД)[2]. Следовательно, любая информация, позволяющая идентифицировать физическое лицо, является ПД.

Обработка ПД должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей[3]. Цель обработки применительно к ПД соискателей — это принятие решения о найме, т. е. о заключении трудового договора.

Одно из обязательных условий обработки ПД — получить согласие на обработку от субъекта ПД[4]. Каким образом и когда работодатель, являющийся оператором ПД, должен получить согласие от соискателя?

Во многом это зависит от того, как соискатель передал сведения о себе.

Соискатель заполнил анкету на сайте компании

Если работодатель — оператор ПД собирает сведения о соискателях посредством информационно-телекоммуникационных сетей (например, путем заполнения электронной анкеты на своем сайте), то на этом сайте обязательно должна быть размещена Политика оператора в отношении обработки ПД (далее — Политика) и сведения о реализуемых требованиях к защите ПД. Ссылка на документ должна быть рабочей и доступной, а сам документ — актуальным.

Если работодатель не выполнит это условие, он может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 60 000 руб.[5].

Форма электронной анкеты обязательно должна содержать поле, в котором соискатель отметит, что ознакомлен с Политикой и дает согласие на обработку своих ПД в целях трудоустройства.

Субъект ПД может дать согласие на обработку своих ПД в любой форме, позволяющей подтвердить факт получения, если иное не установлено федеральным законом[6]. Таким образом, закон позволяет получить согласие соискателя на обработку его ПД через веб-форму.

Однако в этом случае работодатель — оператор ПД по требованию Роскомнадзора должен подтвердить процесс получения этого согласия, т. е.:
• должны быть локальные документы, описывающие процесс получения согласия соискателей через веб-форму;
• следует утвердить форму согласия;
• соискателям, заполняющим электронную анкету, необходимо предоставить возможность ознакомиться с соответствующими локальными документами, т. е. информация должна быть отражена в Политике.