Удержание «лишних» отпускных

В соответствии со ст. 115 и 122 ТК РФ организация обязана ежегодно предоставлять сотруднику основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Если работник увольняется до окончания рабочего года, за который ему уже был предоставлен отпуск, то у него появляется задолженность перед работодателем за неотработанные дни отпуска. Работодатель имеет право удержать сумму задолженности из денег, причитающихся работнику при увольнении.

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, указанных в ст. 137 ТК РФ. Согласно нормам этой статьи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

·         для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;

·   для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;

·   для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);

·   при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или пп. 1, 2 или 4 ч. 1 ст. 81, пп. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 ТК РФ.

Рассмотрим ситуацию, когда работник увольняется по собственному желанию. Согласно нормам ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 % заработной платы, причитающейся работнику. При этом какого-либо исключения в части удержания сумм излишне начисленных отпускных законодательство не содержит. Остальная часть задолженности может быть погашена работником добровольно.

Если работодатель по каким-либо причинам не удержал с работника причитающуюся сумму, то в дальнейшем взыскать ее в судебном порядке нельзя. На это указывает ч. 4 ст. 137 ТК РФ, в соответствии с которой взыскание можно произвести только при счетной ошибке, вине работника в невыполнении норм труда или в простое, а также в случае неправомерных действий работника. Аналогичная норма содержится и в ст. 1109 ГК РФ, согласно которой не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

Для расчета суммы, которая подлежит возврату, нужно определить количество календарных дней отпуска, которое работник отдыхал авансом. А затем умножить число дней неотработанного отпуска на средний дневной заработок для расчета отпускных.

Пример 1

Работник устроился на работу 1 августа 2006 г. В марте 2007 г. ему был предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При оплате отпуска средний дневной заработок составил 1 000 руб.

Работник увольняется 31 мая 2007 г.

1)      определяем количество неотработанных до конца рабочего года месяцев: 12 – 10 (с 01.11.06 по 31.05.07) = 2;

2)      определяем количество неотработанных дней отпуска: 28 дн. / 12 мес. х 2 мес. = 4, 67;

3)      определяем сумму, которую работодатель имеет право удержать у работника: 1 000 х 4,67 = 4 670 руб.

При удержании за неотработанные дни отпуска необходимо пересчитать все налоги и иные обязательные платежи: ЕСН, НДФЛ, налог на прибыль, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

На сегодняшний день налоговые органы придерживаются позиции, что излишне выплаченные отпускные являются ошибкой. И, ссылаясь на ст. 54 НК РФ, требуют сдавать уточненные налоговые декларации.

Но с этой позицией можно поспорить. Согласно письму Роструда от 23 июня 2006 г. № 947-6 Трудовой кодекс не предусматривает предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска определенной продолжительности пропорционально отработанному работником времени. При наличии права на такой отпуск работник вправе получить оплачиваемый отпуск установленной продолжительности. Факт пересчета отпускных при увольнении не является исправлением ошибки, так как на момент предоставления отпуска расчет был произведен верно и бухгалтер не знал, что работник уволится до конца рабочего года

Таким образом, пересчет всех налоговых платежей необходимо производить в момент увольнения работника.

Пример 2

Работник устроился на работу 5 сентября 2006 г. В апреле 2007 г. ему был предоставлен ежегодный основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. При оплате отпуска средний дневной заработок составил 900 руб. Заработная плата, причитающаяся работнику при увольнении, — 25 500 руб.

Работник увольняется 8 июня 2007 г.

1)      определяем количество неотработанных до конца рабочего года дней: 365 – 277 (с 05.09.06 по 08.06.07) = 88;

2)      определяем количество неотработанных дней отпуска: 28 дн. / 365 дн. х 88 дн. = 6,75;

3)      определяем сумму, которую работодатель должен удержать у работника: 900 х 6,75 = 6 075 руб.

4)      определяем сумму, которую работодатель имеет право удержать у работника: 25 500 х 20 % = 5 100 руб.

5)      определяем сумму расходов, включаемую в налоговую базу по налогу на прибыль, ЕСН и ПФР в июне 2007 г: 25 500 – 6 075 = 19 425

Согласно письму Минфина РФ от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10 в бухгалтерском учете необходимо будет оформить следующие сторнировочные проводки:

Кроме того, необходимо скорректировать и сумму взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Если работник добровольно не внесет оставшуюся сумму долга, тогда организация должна будет ее начислить по дебету счета 91 «Прочие расходы» без учета для целей налогообложении прибыли. В соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ эта сумма в налоговую базу по ЕСН и ПФР не включается.