Как оформить деловые поездки работников организации

Как наиболее оптимально решить проблему транспортного обслуживания сотрудников организации для совершения частых выездов из офиса по деловым вопросам, если работодатель принял решение отказаться от содержания собственного мини-автопарка с автомобилями и водителями, а также от оплаты услуг такси (сторонней транспортной организации)?

Все больше работодателей сокращают расходы на транспортное обслуживание своих работников, оставляя служебный автомобиль только для использования руководством организации. Между тем организациям и индивидуальным предпринимателям зачастую невозможно функционировать без контактов с контрагентами за пределами офиса. При этом в условиях кризиса количество контактов, напротив, возрастает. Как же соотносятся сокращение расходов на транспортное обслуживание с увеличением контактов? Проанализируем несколько возможных вариантов оформления деловых поездок работников организации.

РЕШЕНИЕ № 1: КОМАНДИРОВКИ

Суть. При выезде за пределы территории организации, предприятия работнику оформляется командировка с возмещением (в соответствии со ст. 168 ТК РФ) расходов по проезду, по найму жилого помещения, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

В отношении работников федеральных государственных органов, работников государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений[1], а также работников государственных органов субъектов РФ, работников государственных учреждений субъектов РФ, лиц, работающих в органах местного самоуправления, работников муниципальных учреждений порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировкой, устанавливаются на государственном уровне.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) организации, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ.

Трудности:

• требуется оформление командировки на каждый выезд работника, даже если он случается каждый день (однодневные командировки);

• нельзя оформить командировку на неполный день;

• нельзя оформить командировку при необходимости выезда в различные организации в городе, где находится офис работодателя. Например, однодневная служебная поездка работника с посещением 20 контрагентов в одном городе;

• не всех работников можно отправить в командировки. Например, если работница, постоянно ездившая в командировки, сообщит работодателю о своей беременности, то до окончания беременности он не имеет права отправлять ее в командировки, в том числе и при ее согласии (ч. 1 ст. 259 ТК РФ);

• некоторых работников отправлять в командировки можно только с их письменного согласия. Речь идет о женщинах, имеющих детей в возрасте до трех лет, матерях и отцах, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, работниках, имеющих детей-инвалидов, и работниках, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (чч. 2 и 3 ст. 259 ТК РФ);

• расходы на оплату командировок сотрудников сопоставимы с содержанием собственного мини-автопарка служебных автомобилей и даже могут быть выше.

Риски:

• большой документооборот;

• забывчивость в оформлении документации по командировкам, оправдательным документам, авансовым отчетам и пр. как со стороны работника, так и со стороны работодателя;

• большие расходы;

• споры о привлечении работника, не отчитавшегося за понесенные в командировке расходы, к материальной ответственности (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 14.04.2014 по делу № 33-3277, А-13);

• споры по искам работника о взыскании с работодателя командировочных расходов независимо от конечного итога спора (апелляционное определение Верховного суда Республики Татарстан от 14.08.2014 по делу № 33-10968/14).

• законный отказ работника от выезда в командировку и, как следствие, срыв выполнения задания работодателя (при отсутствии адекватной замены работника);

• неправомерный отказ работника от выезда в командировку и, как следствие, привлечение его за это к дисциплинарной ответственности.

Вывод. Замена транспортного обслуживания работников, выполнение трудовых функций которых связано с деловыми поездками за пределы офиса в пределах обслуживаемой территории (например, города, города-спутника и области) на оформление однодневных командировок — не лучший и не совсем целесообразный способ решения проблемы.

РЕШЕНИЕ № 2: УСТАНОВЛЕНИЕ РАЗЪЕЗДНОГО ХАРАКТЕРА РАБОТЫ

Суть. В организации для определенных должностей устанавливается разъездной характер работы. Работникам, занимающим данные должности, в соответствии с требованиями ст. 168.1 ТК РФ, оплачиваются расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Как правило, исходя из практики применения положений ст. 168.1 ТК РФ, данные расходы возмещаются работникам ежемесячно в фиксированной сумме, установленной ЛНА организации (коллективным договором, соглашением).

Условие о разъездном характере работы полежит обязательному включению в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Подобное решение подсказывает работодателям содержание ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Несмотря на то, что Трудовой кодекс РФ не содержит определение понятия «разъездной характер работы», каждый работодатель вправе сам определить в своем ЛНА (или в коллективном договоре, соглашении) перечень должностей, которым на данном предприятии устанавливается разъездной характер работы.

Согласно разъяснениям Роструда в письме от 12.12.2013 № 4209-ТЗ работодатель вправе установить работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах.

Трудности:

• правильно определить характер работы по определенной должности и выполняемым функциям как разъездной непросто;

• с работником, которому устанавливается разъездной характер работы, заключается трудовой договор на «нетиповых»[2] условиях, о чем при подготовке договора специалист по кадрам может просто забыть и не включить соответствующие условия в документ, что может повлечь определенные риски в последующем;

• необходимо рассчитать адекватную рыночным условиям сумму компенсации работникам за разъездной характер работы;

• отмена разъездного характера работы (например, в случае решения работодателя расширить собственный автопарк или в случае заключения со сторонней организацией договора о транспортном обслуживании работников в рабочее время) будет являться уже изменением определенных сторонами условий трудового договора, что потребует от работодателя соблюдения процедуры, предусмотренной ст. 72 и 74 ТК РФ.

Риски:

• возможность спора с работником по его иску о требовании выплаты компенсации за разъездной характер работы (апелляционное определение Орловского областного суда от 03.07.2014 по делу № 33-1429);

• работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение законодательства о труде по ст. 5.27 КоАП РФ (решение Московского областного суда от 24.06.2014 по делу № 21-590/2014), если в трудовом договоре с работником не указан характер выполняемой им работы (разъездной);

• судебные споры с работниками в случае несоблюдения процедуры изменения определенных сторонами условий трудового договора при отмене применения разъездного характера работы и выплаты компенсации за это, а также проверки и выполнение предписаний государственной инспекции труда;

• возникновение конфликтных ситуаций с работниками, которым установлен разъездной характер работы, по вопросу размера компенсации за разъездной характер работы.

Вывод. Установление работникам, чья деятельность связана с постоянными выездами по делам за пределы офиса, но в пределах обслуживаемой территории, разъездного характера работы — решение целесообразное, но требующее со стороны работодателя внимательности в оформлении необходимой для этого документации.

РЕШЕНИЕ № 3: ПРИГЛАШЕНИЕ НА РАБОТУ СПЕЦИАЛИСТОВ С СОБСТВЕННЫМ АВТОМОБИЛЕМ

Суть. Работодатель изначально ищет специалистов, имеющих возможность использовать в служебных целях собственный автомобиль.

При принятии такого решения работодатель ссылается на нормы ст. 188 ТК РФ о возмещении расходов при использовании личного имущества работника, устанавливая работнику компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного транспорта, размер которой определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, а также оформляя их в порядке, установленном в организации (например, путем создания расчета компенсации, издания приказа об установлении компенсации, подписании соглашения и пр.).

Трудности:

• работодатель не сможет много сэкономить при принятии такого решения, хотя расходы на содержание собственного мини-автопарка с водителями (плюс налоговое бремя), конечно, выше его затрат на выплату работникам компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях;

• необходим постоянный мониторинг фактического использования работником личного автомобиля, а именно: соотнесение дней использования личного автомобиля в служебных целях и рабочих дней самого работника — компенсация не начисляется за время отсутствия работника на работе (нахождения в отпуске, отсутствия по болезни).

Риски:

• трудовые споры с работниками по вопросам начисления и размерам компенсации за использование личного имущества;

• при отсутствии мониторинга — риск уплаты компенсации в случае фактического неиспользования личного имущества в служебных целях;

• риск подтасовки фактов и документов работниками в целях неправомерного использования права на получение компенсации (предоставление копий документов на владение автомобилем, уже давно проданным к моменту оформления; предоставление документов на более мощный автомобиль, управляемый по доверенности, нежели собственный, — для получения более высокого размера суммы компенсации при расчете и т. д.).

Вывод. Приглашение на работу специалистов с собственным автомобилем для обеспечения служебных поездок специалистов работодателя в пределах обслуживаемой территории — хороший, малорискованный вариант, альтернатива содержанию мини-автопарка служебных автомобилей с водителями.

РЕШЕНИЕ № 4: ОТСУТСТВИЕ РЕШЕНИЯ

Суть. Работодатель, несмотря на необходимость различных специалистов предприятия совершать служебные поездки в сторонние организации, государственные органы и прочие учреждения, никак не обеспечивает их транспортное обслуживание и в то же время никак не компенсирует затраты работников на поездки, то есть не принимает ни одного из ранее рассмотренных решений этой насущной проблемы.

Трудности. Никаких трудностей при подобном бездействии работодатель не испытывает.

Риски:

• недовольство работников, которое может вылиться в обращение в государственную инспекцию труда (ГИТ) по вопросу нарушения прав работников;

• внеплановые проверки работодателя ГИТ;

• судебные споры с работниками;

• слабая вероятность привлечения работодателя к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (такой риск существует, скорее, только в теории, так как доказать нарушение законодательства о труде, то есть наличие состава административного правонарушения, в бездействии работодателя в данной ситуации чрезвычайно сложно);

• текучесть кадров, обусловленная плохими условиями соотношения объема трудовых функций и условий их выполнения, выполняемой работы и размера заработной платы.

Вывод. Бездействие работодателя в ситуации объективной потребности разрешения вопроса о транспортном обеспечении выездов специалистов предприятия в сторонние организации в целях выполнения служебных обязанностей — наихудший вариант, так как проблема остается нерешенной, а производственные цели работодателя страдают от постоянной текучести кадров, возникшей по причине недовольства работниками условиями труда и его оплаты.

ПОДВОДИМ ИТОГИ

Анализируя в совокупности все пять вариантов решения проблемы замены содержания собственного мини-автопарка с водителями другими вариантами альтернативного обеспечения транспортного обслуживания специалистов предприятия для совершения частых выездов по служебным целям, можно сделать следующие обобщенные выводы:

1. Отказ от собственного мини-автопарка и услуг сторонней транспортной организации при сохранении высокой потребности в транспортном обслуживании служебных поездок работников предприятия в пределах обслуживаемой территории требует принятия альтернативных решений.
2. Бездействие работодателя в данном вопросе чревато увеличением текучести кадров, накаливанием конфликтной обстановки между работниками и работодателем, вероятностью увеличения внеплановых проверок ГИТ и судебных споров.
3. Наиболее целесообразными альтернативными вариантами решения рассматриваемой проблемы являются: установление некоторым работникам предприятия разъездного/выездного характера работы с выплатой соответствующей надбавки (или другого варианта возмещения расходов, связанных со служебными поездками, в соответствии с требованиями ст. 168.1 ТК РФ) или же прием на работу специалистов, способных использовать личный автомобиль в служебных целях, с установлением им в соответствии со ст. 188 ТК РФ выплаты денежной компенсации за это.
4. В целях исключения вопросов в толковании слов, работодатель вправе ограничиться применением указания на разъездной, а не выездной характер работы, более привычный для большинства работодателей.