Тонкости уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки

НОРМАТИВНАЯ БАЗА

Главным нормативным документом, который регламентирует процесс уведомления работников о переходе на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее — Федеральный закон № 439-ФЗ).

Пункт 1 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ устанавливает целый ряд обязанностей, которые работодатели должны исполнить в связи с формированием сведений о трудовой деятельности (далее — СТД) в электронном виде.

Анализируя эту норму, а также разъяснения Минтруда России и Роструда, рассмотрим процесс уведомления работников с практической точки зрения.

КОМУ ВРУЧАТЬ УВЕДОМЛЕНИЯ

Уведомление нужно вручить каждому работнику. Именно такая формулировка предложена в законе. Хотя на портале Роструда «Онлайнинспекция.рф» можно встретить иное мнение.

Вроде бы все логично, правда? Но давайте взглянем на ситуацию с юридической точки зрения. Норма федерального закона приоритетнее, чем ответ некоего чиновника на сайте, и в случае спора с инспектором опираться мы можем только на норму закона. А в законе написано, что «каждому работнику», и нет оговорки, что совместителей и иных лиц, на которых трудовые книжки не ведутся, уведомлять не нужно. Поэтому безопаснее уведомить ВСЕХ работников, с которыми у вас заключены трудовые договоры, в том числе по совместительству. Ведь главная цель уведомления — рассказать об изменениях в трудовом законодательстве.

Вручать уведомления нужно также работникам, которые будут приниматься на работу по 30 июня 2020 года:

• если с января по июнь 2020 года они не работали по трудовому договору;
• они работали, но на прежнем месте работы не получили уведомление;
• на прежнем месте работы они получили уведомление, но приняли решение продолжить ведение бумажной трудовой книжки (у такого работника есть право изменить свой выбор).

КАК ПРАВИЛЬНО СОСТАВИТЬ УВЕДОМЛЕНИЕ

Федеральный закон № 439-ФЗ не уточняет, какие именно сведения нужно включать в уведомление. Упоминается только, что уведомить нужно:

• об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием СТД в электронном виде;
• о праве работника сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или предоставлением ему СТД в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Следовательно, каждая организация вправе разработать свой текст документа. В схеме мы приводим примерные положения, которые нужно осветить в каждом блоке.

Многие организации уже составили свои уведомления. У кого-то оно уместилось на полстранички, а у кого-то растянулось на два листа. Некоторые кадровики, перестраховываясь, пытаются почти дословно перенести в уведомление текст Федерального закона № 439-ФЗ. Этого делать ненужно, ведь цель уведомления — помочь работнику сделать осознанный выбор. Поэтому излагать информацию лучше простым языком, доступно «разжевывая» все нюансы выбора.

Мы предлагаем следующий образец уведомления о формировании СТД в электронной форме (пример 1 ).