Кадровый документооборот в электронном виде: близкая реальность

На официальном портале (https://sozd.duma.gov.ru/bill/1162885-7) опубликован проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)» (далее — проект), которым предлагается дополнить Трудовой кодекс РФ новой ст. 22.1, устанавливающей порядок электронного кадрового документооборота (далее — ЭКДО).

В проекте есть как интересные, так и весьма спорные моменты. И прежде всего обращает на себя внимание огромный размер предлагаемой статьи: 32 части (6 страниц шрифтом 12 пт). Представляется, что разумнее и намного технологичнее было бы разделить вносимые нормы на несколько статей. Есть и другие моменты, которые стоит усовершенствовать. Хочется надеяться, что в процессе обсуждения законопроект будет доработан.

КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ БЕЗ ДУБЛИРОВАНИЯ НА БУМАГЕ

Несомненно, перевести часть кадрового документооборота в электронную форму без дублирования на бумаге — актуально в третьем десятилетии ХХI века. Отсутствие необходимости дублировать документы на бумаге подчеркнуто в первой же части проектируемой статьи в определении понятия «электронный документооборот в сфере трудовых отношений», под которым понимается создание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Электронными документами предполагается заменить те, в отношении которых на законодательном уровне предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу (далее — соискатель), в письменной форме, в т. ч. под роспись. В частности, ознакомление соискателя до подписания трудового договора с локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с его будущей трудовой деятельностью, и коллективным договором.

Подчеркнуто, что положения проектируемой статьи будут распространяться и на дистанционных работников.

РЕШЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭКДО ДОЛЖНО БЫТЬ ОФОРМЛЕНО

Решение о переходе на ЭКДО — это право работодателей. Однако реализовать это право работодатели смогут только при условии, что перейти на ЭКДО согласится более половины работников. Такое решение должно быть оформлено ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии). Предусмотрена примерная структура этого ЛНА (его обязательные элементы):

1. Информационная система (информационные системы), с использованием которой работодатель осуществляет ЭКДО.

2. Срок уведомления работников о переходе на ЭКДО.

3. Дата введения ЭКДО, причем не ранее истечения срока уведомления.

4. При необходимости — порядок предоставления работнику/соискателю доступа к информационной системе (далее — ИС) работодателя и соответствующего вида электронной подписи.

ЛНА также может предусматривать:

• порядок и способы получения работодателем согласия работников на переход на ЭКДО и отказа от такого перехода;

• сроки подписания работником электронных документов и ознакомления с ними — с учетом рабочего времени;

• периодичность такого подписания и ознакомления;

• порядок проведения инструктажа работников (при необходимости);

• порядок направления работодателем соответствующих уведомлений;

• исключительные случаи, при которых допускается создание документов, оформляемых согласно ЛНА в электронной форме, на бумажном носителе;

• процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации (при необходимости), а также с комиссиями по трудовым спорам;

• порядок подачи работником через ИС работодателя либо по адресу его электронной почты заявления о выдаче электронных документов (копий документов), связанных с работой.