О выборе электронной подписи для электронного кадрового документооборота

Работодателям дано право применять электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Руководители оценивают, насколько необходим и удобен для них такой способ оформления документов. В статье подскажем, какие электронные подписи выгоднее приобрести работникам при работе в разных системах электронного документооборота (ЭДО), а какие электронные подписи удобнее иметь работодателю.

Площадки ЭКДО

Работодатели вправе организовать ЭДО либо на единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»[1], либо в другой информационной системе (ИС), которая должна быть защищена от утечки персональных данных и несанкционированного доступа.

ЕЦП «Работа в России» как площадка ЭКДО будет бесплатной, но заработает только с сентября 2022 года[2]. За другую систему придется платить оператору ЭДО, который предоставляет такую услугу. Самостоятельно разработать систему ЭДО под силу только IT-компании, но эту систему нужно будет самостоятельно содержать и обслуживать.

Самый выгодный вариант — дождаться осени, чтобы внедрить ЭКДО на платформе «Работа в России». Тем более что закон не торопит работодателей вводить электронное взаимодействие.

*******

ЕСТЬ МНЕНИЕ

Н. А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией

Использование информационных систем для ЭДО между работодателем и работником

Федеральным законом № 377-ФЗ установлено, что работодатель может осуществлять ЭДО с использованием следующих информационных систем:

– ЕЦП «Работа в России»;
– ИС работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, его хранение, а также фиксацию факта получения сторонами трудовых отношений.

Работник будет создавать, подписывать и представлять работодателю электронные документы, а также получать от работодателя электронные документы и знакомиться с ними.

Трудовой кодекс РФ не уточняет, где именно должны храниться документы, которые будут оформлены через ЕЦП «Работа в России».

В то же время Федеральный закон от 28.06.2021 № 219-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации "О занятости населения в Российской Федерации" и статью 21 Федерального закона "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации"» уточнил нормы ст. 16.2 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации» и определил, что в установленный Правительством РФ Порядок функционирования ЕЦП должны быть включены:

– порядок создания, использования и хранения на единой цифровой платформе электронных документов, связанных с работой, в т. ч. их передача в иные ИС, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (положение вступило в силу 16.11.2021);
– порядок оформления в электронном виде договоров гражданско-правового характера на выполнение работ и оказание услуг, прохождение практической подготовки, стажировки, профессионального обучения или получения дополнительного профессионального образования, авторских договоров, заключаемых с физическими лицами (положение вступает в силу 01.01.2023).

Последние изменения

16.05.2022 вступили в силу Правила функционирования единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», утв. Постановлением Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 (далее — Правила).

Согласно Правилам федеральный сегмент платформы включает в себя в т. ч. подсистему «Электронный кадровый документооборот», обеспечивающую создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой (п.13 Правил).

На данной платформе с этими электронными документами будут работать:

– работодатели, которые создают, подписывают, используют и хранят электронные документы, связанные с работой, в случае осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений посредством единой цифровой платформы и взаимодействуют с органами службы занятости населения, гражданами, ищущими работу, и работниками (п. 22 Правил);
– граждане, ищущие работу, которые взаимодействуют с работодателями, в т. ч. в части ведения ЭДО в сфере трудовых отношений (п. 23 Правил);
– работники, осуществляющие взаимодействие с работодателями в электронном виде посредством ЕЦП, которые создают, подписывают и используют электронные документы, связанные с работой (п. 24 Правил);
– образовательные организации, которые создают, подписывают, используют и хранят электронные документы, связанные с подготовкой и проведением стажировок или практик посредством ЭДО на ЕЦП (в т. ч. осуществляют управление договорами на проведение стажировок и практик) (п. 25 Правил).

Порядок создания, использования и хранения на ЕЦП электронных документов, связанных с работой, в т. ч. их передача в иные ИС в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, описан в разделе VII Правил.

ЕЦП «Работа в России» будет обеспечивать создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником, лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (п. 60 Правил).

Лица, поступающие на работу, а также работники и работодатели, авторизованные в единой системе идентификации и аутентификации, через подсистему «Электронный кадровый документооборот» будут осуществлять взаимодействие в целях создания, подписания, использования и хранения электронных документов, (п. 61 Правил).

Доступ к электронным документам, созданным и подписанным посредством подсистемы, для поступающих на работу лиц и работников может обеспечиваться в т. ч. посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (это планируется реализовать с 01.09.2022).

Электронные документы должны создаваться в соответствии с едиными требованиями к составу и форматам электронных документов, которые устанавливает Минтруд России по согласованию с Минцифры России и Федеральным архивным агентством (п. 62 Правил, вступает в силу с 1 марта 2023 года).

Электронные документы будут храниться в подсистеме «Электронный кадровый документооборот» и лицо, поступающее на работу (работник), или работодатель могут их получить через подсистемы «Личный кабинет соискателя (работника)» и «Личный кабинет работодателя» (п. 65 Правил).

В процессе ЭДО на ЕЦП можно:

– фиксировать факты получения лицом, поступающим на работу, работником и работодателем электронных документов;
– выгружать электронные документы;
– взаимодействовать с ИС работодателя в целях осуществления автоматизированной выгрузки созданных с помощью платформы и автоматизированной загрузки на платформу электронных документов, созданных с использованием ИС работодателя (п. 66 Правил).
Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» должен быть утвержден Минтрудом России (этого пока не сделано).

С оперативным взаимодействием все достаточно понятно, но вот с организацией хранения ясности нет. В первую очередь неясно, обязан ли работодатель самостоятельно обеспечить сохранность документов, которые были созданы на ЕЦП «Работа в России», или это будет уже не его забота. Но кто тогда будет отвечать за утрату документов и компенсировать гражданам ущерб вследствие таких утрат?

В статье 22.3 ТК РФ об этом говорится четко:

Извлечение из Трудового кодекса РФ

[…]

Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы «Работа в России»

[…]

Таким образом, согласно законодательству, все кадровые документы работодатель должен хранить самостоятельно, при этом не важно, в какой системе они создавались.

Что касается ИС работодателя, то здесь еще больше вопросов:

– с одной стороны, она должна работать как система ЭДО;
– одновременно должна обеспечить сохранность электронных документов, срок хранения которых, напомним, не менее 50 лет, — а для этого уже нужны совсем иные функциональные возможности;
– кроме того, система должна фиксировать факты получения документов сторонами трудовых отношений.

Полагаем, работодателям будет крайне проблематично обеспечить соответствие своих систем таким требованиям. Большая часть существующих кадровых ИС в настоящее время таким функционалом не обладает, при этом системы такого рода используются специалистами кадровых служб, а вот работники в них в большинстве случаев не работают, не говоря уже о соискателях. На практике для информационного взаимодействия и пересылки документов используются иные ИС и электронная почта. Требование перевести все это в единую ИС работодателя представляется трудновыполнимым. Более того, удаленный доступ к такой ИС, содержащей большое количество персональных данных, создает дополнительные риски информационной безопасности и увеличивает угрозы внешних хакерских атак.

Что же делать работодателям? Думаем, прежде всего не стоит торопиться. Если в организации уже используется какая-либо кадровая система, необходимо оценить ее функционал на предмет соответствия требованиям, установленным законодательством к системам такого рода.

Что же касается использования ЕЦП «Работа в России», считаем, что в первую очередь ее использование для оформления документов может оказаться удобным для небольших организаций, не имеющих в настоящее время собственных систем ЭДО и не располагающих необходимыми ресурсами для их приобретения и внедрения. Однако в таком случае встанет вопрос о том, где работодатель должен будет хранить электронные документы.