Новый ГОСТ: характер — рекомендательный; санкции — отсутствуют; проблемы… возможны

1 июля этого года вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Что он несет кадровикам? Придется ли что-то менять в технологиях нашей работы? Давайте проанализируем некоторые его положения.

Прежде всего нам нужно разобраться с ключевыми вопросами. Во-первых, насколько ГОСТ обязателен для применения? Во-вторых (этот вопрос логически вытекает из первого), возможны ли какие-либо санкции за неисполнение его положений?

Ответ на эти вопросы весьма прост: согласно Федеральному закону от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016; далее — Федеральный закон № 162-ФЗ) ГОСТы в нашей стране носят рекомендательный характер.

Да, именно так: государственные и национальные стандарты по общему правилу не являются нормативными документами, обязательными для исполнения. В ст. 4 Федерального закона № 162-ФЗ первым же принципом стандартизации заявлена добровольность применения документов по стандартизации.

Правда, из этого правила есть исключения, однако касаются они оборонной, атомной промышленности и безопасности дорожного движения (ст. 6 Федерального закона № 162-ФЗ), но никак не стандартов оформления документов.

Таким образом, ГОСТ Р 7.0.97-2016 нормативно-правовым документом не является и обязательному применению не подлежит.

Соответственно, не был обязательным для применения и предыдущий ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст), прекративший свое действие 30 июня 2018 г.

Например, в отметке о заверении копии часто вместо слова «Верно» писали «Копия верна». Не правда ли, коллеги, многие из вас узнали свою формулировку?

Даже шапку документов подавляющее большинство оформляет не по ГОСТу. Сравните вариант по ГОСТу с продольным (пример 1) или угловым расположением реквизитов (пример 2) и тот, который используется в подавляющем большинстве организаций: с продольным (пример 3) или угловым расположением реквизитов (пример 4).

Возможно, отличий еще больше. И в этом нет ничего страшного: поскольку ГОСТ не является нормативным документом, в случае несоблюдения его положений (заметьте, раз это не нормативный правовой акт, то не «требований», а именно «положений») никаких санкций быть не может. Так что ни инспекторы ГИТ, ни проверяющие из прокуратуры или каких-либо иных органов не вправе предъявлять претензии, основанные на положениях ГОСТа.

Тем не менее создать нам проблемы он может.

Дело в том, что согласно п. 5.26 нового ГОСТа при оформлении копий документов для сторонних («других») организаций в реквизите «отметка о заверении копии» нужно дополнительно указывать еще место хранения того документа, с которого была изготовлена копия. Видимо, по мнению авторов ГОСТа, догадаться, что оригинал хранится в той организации, которая заверила копию, и найти дело с оригиналом слишком сложно.

Формулировка предлагается следующая: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год».

Учитывая рекомендательный характер ГОСТа, это положение (рекомендацию!) можно игнорировать. Однако проблема в том, что копия пойдет именно в другую организацию, и мы не можем быть уверены, что должностные лица той организации понимают рекомендательную силу ГОСТов. И, соответственно, не можем быть уверены в том, что они примут копию, которая заверена, но без отметки о месте нахождения оригинала. Поэтому исключительно чтобы не создавать своим работникам проблем (особенно при обращении в банки за кредитами, так как известно, что банки, как правило, самые большие формалисты в таких делах), лучше оформлять копии по ГОСТу.

Правда, сразу возникает следующий вопрос: ГОСТ хочет, чтобы были указаны сведения о деле, где хранится подлинник. Но ведь, к примеру, трудовые книжки в делах никогда не хранятся, так как же оформлять ссылку? Ответ простой: поскольку на нет и суда нет (причем даже в буквальном смысле этого выражения), будем писать только организацию, например: «Подлинник находится в ООО “Мотылёк”» (здесь слово «документа» (см. выше цитату из ГОСТа) явно избыточное, так что его вполне можно опустить).

В связи со сказанным технологический совет: закажите штамп, проще будет работать. Кстати, авторы ГОСТа тоже об этом упомянули.

Что касается других изменений в новом ГОСТе относительно старого — они несущественные.

Так, в реквизитах «адресат» и «текст» теперь рекомендуется инициалы писать не перед, а после фамилии (пример 5). Отметим, что в реквизите «подпись» все остается по-прежнему: сначала инициалы, потом фамилия.

Обратите внимание: в докладной записке (см. пример 5) директор подробно сформулировал, что должно быть сделано. Но мы ведь знаем, какое это редкое явление. Чаще всего, если руководитель согласен с тем, что предложено в документе, он в лучшем случае пишет «Не возражаю» или «Согласен», а то и вовсе проставит только подпись и дату. Как говорится, молчание — знак согласия, следовательно, раз нет возражений — есть одобрение.

Прежний ГОСТ 2003 года вполне допускал, чтобы содержание поручения (так это в нем называлось) указывалось только при необходимости.

Новый ГОСТ поручение по документу (так это теперь называется) включает в состав резолюции без оговорок. Но кто из кадровиков будет переучивать своего генерального директора или президента компании? Собственно, это можно и не делать. Главное, чтобы резолюция читалась однозначно и не вызывала сомнений. А ГОСТ — рекомендательный документ, и этим все сказано.

Сравнивая старый и новый ГОСТ, можно увидеть и некоторые другие изменения, однако они несущественны с точки зрения кадрового делопроизводства, поэтому мы не стали рассматривать их в этой статье.