Уведомляем работников, что пришло время отдыхать

Летнее время года — это пора отпусков и «горячая пора» у работников кадровой службы. Несмотря на то что графики отпусков утверждены еще в конце прошлого года, часто при уведомлении работников о времени начала отпуска происходит корректировка или перенос данного отпуска по тем или иным причинам. Отдел кадров должен правильно оформить кадровые документы по предоставлению ежегодного оплачиваемого отпуска персоналу.

Рассмотрим порядок предоставления отпусков в соответствии с графиком и по письменному заявлению работников на примере организации ООО «Селена».

ВСЕ РАБОТНИКИ ИМЕЮТ ПРАВО НА ОТПУСК

Гарантированное Конституцией РФ право каждого работающего по трудовому договору на ежегодный оплачиваемый отпуск конкретизируется главой 19 ТК РФ:

• за время отпуска за работником сохраняются место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 ТК РФ);

• работникам предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. 115 ТК РФ);

• работникам предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ);

• все отпуска исчисляются в календарных днях (ст. 120 ТК РФ);

• исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, регулируется Трудовым кодексом РФ (ст. 121 ТК РФ);

• порядок предоставления ежегодных отпусков закреплен в ст. 122 ТК РФ;

• очередность предоставления ежегодных отпусков определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ);

• о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ);

• в определенных случаях ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ);

• по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части (ст. 125 ТК РФ);

• часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ);

• при увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ).

Порядок исчисления среднего заработка для отпуска установлен ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы[1].

Оплата времени отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Сроки для оплаты отпуска исчисляются в календарных днях.

ГРАФИК ОТПУСКОВ ОБЯЗАТЕЛЕН

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

В ООО «Селена» график отпусков составлен и утвержден в декабре 2017 г. (пример 1). Персонал организации ознакомлен с графиком под роспись. В соответствии с данным графиком отпуска у работников начинаются с 15 и 16 июля 2018 г.

Отсутствие графика отпусков — это существенное нарушение, поскольку нарушение законодательства о труде является нарушением установленных государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, благоприятных условий труда, прав и интересов работников[2].

Согласно ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) отсутствие графика отпусков, то есть нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено ч. 3, 4 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ и ст. 5.27.1 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;

• на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб.;

• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Работники кадровой службы на основании утвержденного графика отпусков должны известить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Каким образом извещать работников, Трудовой кодекс РФ не разъясняет. В ч. 3 ст. 123 ТК РФ есть указание на то, что работник должен быть извещен под роспись, а значит это должен быть письменный документ. Роструд считает, что формы и способы выполнения требования ст. 123 ТК РФ работодатель определяет самостоятельно.

Извлечение из письма Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1

По вопросу извещения сотрудников о начале отпуска сообщаем, что часть 3 статьи 123 ТК РФ требует от работодателя извещения каждого работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
По нашему мнению, формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т. п. Также считаем допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.

Отдел кадров ООО «Селена», помимо ознакомления работников с графиком, готовит для них еще и письменные уведомления.

Если работник уходит в отпуск по графику, никаких заявлений на предоставление отпуска не требуется. Заявление нужно лишь в том случае, если работник хочет отправиться в отпуск в незапланированное время или разбить отпуск на части. Свое пожелание работник может выразить непосредственно на уведомлении или отдельным заявлением.