В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатели обязаны предоставить работникам, совмещающим работу с учебой, определенные гарантии и компенсации:

• предоставление учебного отпуска;
• оплата проезда к месту получения образования;
• сокращенный рабочий день.

Изменениями, внесенными в Трудовой кодекс РФ Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ, эти гарантии и компенсации теперь предоставляются не только работникам, получающим соответствующее образование впервые, но и работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным на обучение работодателем в соответствии с трудовым договором или соглашением об обучении, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Аналогичные гарантии предусмотрены и Законом РФ от 10 июня 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».

К учебным отпускам, предоставляемым в соответствии с Трудовым кодексом РФ, по соглашению работодателя и работника могут присоединяться ежегодные оплачиваемые отпуска.

Если работник одновременно обучается в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются ему только в связи с обучением в одном из этих образовательных учреждений (по выбору работника).

Для получения учебного отпуска работник должен представить на работу справку-вызов по форме, утвержденной Министерством образования РФ:

• для студентов высших учебных заведений — приказом от 13 мая 2003 г. № 2057;

·              для студентов средних профессиональных учебных заведений — приказом от 17 декабря 2002 г. № 4426.

Расходы на оплату проезда работника к месту учебы и обратно, также как и расходы на оплату учебного отпуска, работодатель относит к расходам на оплату труда (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Единый социальный налог и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование на оплату проезда не начисляется, так как она носит компенсационный характер (подп. 12 п. 1 ст. 238 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Согласно п. 4 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 марта 2000 г. № 184, страховые взносы не начисляются только на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденным постановлением Правительства РФ от 7 июля 1999 г. № 765. В соответствии с п. 15 вышеуказанного Перечня на стоимость проезда работников к месту использования отпуска и обратно, оплачиваемого работодателем в соответствии с законодательством РФ, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются.

Также с этих сумм не удерживается НДФЛ, так как согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению расходы на повышение профессионального уровня работников, к которым можно отнести и оплату проезда к месту учебы и обратно.

Причем если учебное учреждение, в котором обучается работник, не имеет государственной аккредитации, то все гарантии и компенсации, которые работодатель предоставляет такому работнику, должны быть зафиксированы в коллективном или в трудовом договоре. В этом случае  и налогообложение подобных расходов будет производиться аналогичным образом.

Ниже приводятся табл. 1 и 2, в которых указываются продолжительность учебных отпусков в зависимости от учебного учреждения, вида обучения, а также условия оплаты проезда и предоставления сокращенного рабочего дня.

Таблица 1

УЧЕБНЫЕ ОТПУСКА, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ РАБОТНИКАМ, СОВМЕЩАЮЩИМ РАБОТУ С УЧЕБОЙ ПРИ УСЛОВИИ ИХ УСПЕШНОГО ОБУЧЕНИЯ

Таблица 2

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ РАБОТНИКАМ, СОВМЕЩАЮЩИМ РАБОТУ С ОБУЧЕНИЕМ, ПРИ УСЛОВИИ ИХ УСПЕШНОГО ОБУЧЕНИЯ

* Поскольку гарантии работникам, обучающимся в аспирантуре, предусмотрены не ТК РФ, а Федеральным законом от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском образовании», то желательно предусмотреть эти гарантии и компенсации аспирантам и докторантам в коллективных или трудовых договорах.

Расчет оплаты за учебный отпуск производится так же ,как и для ежегодного отпуска. В основе расчета лежит среднедневной заработок:

Sу = Sд х Dу,

где Sу — средняя заработная плата, причитающаяся за учебный отпуск;

Sд — средний дневной заработок за расчетный период;

Dу — количество дней учебного отпуска.

Рассчитывается эта сумма (Sд) путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4:

Sд = ЗП за расчетный период / 12 / 29,4.

Число 29,4 выбрано не случайно. Это среднемесячное число календарных дней в году.

Пример 1

Работнику предоставлен учебный отпуск с 28 мая 2007 г. продолжительностью 40 календарных дней для сдачи экзаменов летней сессии в образовательном учреждении высшего профессионального образования. Расчетный период с 1 мая 2006 г. по 30 апреля 2007 г. отработан полностью. В расчетном периоде работнику начислено:

·         заработная плата за каждый месяц расчетного периода —  по 5 000 руб.;

·         в июле 2006 г.  премия по итогам работы во II квартале 2006 г. — 3 000 руб.;

·              в августе 2006 г. премия за выполнение договорных работ — 14 000 руб. (работы велись в течение 14 месяцев);

·         в апреле 2007 г. премия по итогам работы в I квартале 2007 г. — 4 000 руб.;

·         в феврале 2007 г. вознаграждение по итогам работы за 2006 год — 24 000 руб. 

Sд = (5 000 х 12 + 3 000 + 14 000 / 14 х 12 + 4 000 + 24 000 / 12 х 12) / 12 / 29,4 = 291,95 руб.

Sо = 291,95 х 40 = 11 678 руб.

В случае, когда один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму, состоящую из среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полностью отработанных месяцев, и количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Sд = ЗП за расчетный период / (29,4 х m + k),

где m — количество полностью отработанных месяцев;

k — количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах.

Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,4.

k = d5 х 1,4

Коэффициент 1,4 необходим для перевода рабочих дней при 5-дневной рабочей неделе в календарные дни. Он получается следующим образом:

7 / 5 = 1,4,

где 7 — семь календарных дней в неделю;

5 — пятидневная рабочая неделя.

Пример 2

Работнику предоставлен учебный отпуск с 28 мая 2007 г. продолжительностью 1 месяц для сдачи итоговых экзаменов сессии в образовательном учреждении высшего профессионального образования. Расчетный период —  с 1 мая 2006 г. по 30 апреля 2007 г. В июле 2006 г. работник был в отпуске 28 календарных дней. Таким образом, он отработал в июле только 1 рабочий день. В ноябре 2006 г. 8 рабочих дней работник был на больничном. Так как в ноябре всего 21 рабочий день, то отработал он 13 рабочих дней. Напоминаем, что оплата за отпуск и пособие по больничному листу не учитывается при расчете среднего заработка. В расчетном периоде работнику начислено без учета указанных выплат 63 000 руб.

Sд = 63000 / (29,4 х 10 + (1+13) х 1,4) = 294,94 руб.

Sо = 294,94 х 30 = 8848,20  руб.