Что нужно знать кадровику о корпоративных мероприятиях?

ЕСТЬ ИДЕЯ!

Что отличает хороший корпоратив от плохого? Ответ прост и достаточно очевиден: идея, концепция. Такой праздник не должен сводиться к обыкновенным посиделкам в ресторане или у костра, без цели и без намерений. Только хорошо продуманный сценарий поможет сплотить коллектив, а значит, сделать корпоративный праздник по-настоящему полезным для компании: расскажет сотрудникам о ее успехах, поспособствует формированию и укреплению корпоративной культуры, повысит уровень мотивации коллектива.

Например, в день рождения компании можно вспомнить историю ее развития с самого начала, сравнить то, что было, с результатами, которых компания достигла к настоящему времени, подвести итоги работы за прошедший год и наметить дальнейшие пути развития, наградить лучших, пожелать коллективу успеха, а директору неплохо было бы выразить радость, что такие замечательные люди работают на благо фирмы.

Кстати. Корпоративные праздники — это тот инструмент поощрения сотрудников, который в равной мере действует во благо компании и способствует повышению ее имиджа. А потому не упомянуть о работе во время корпоратива не получится.

Если вы планируете корпоратив, не относящийся напрямую к государственным праздникам, продумайте идею до мелочей, пропишите ее и согласуйте с руководством.

Продумайте, как вы будете реализовывать идею праздника: каков будет формат вечеринки (будет ли она проходить в здании компании, в ресторане или полностью на свежем воздухе), что нужно включить в ее проведение (концерт, выступление руководителей, презентации).

При этом необходимо учитывать несколько моментов:

1) рассчитать количество оставшегося на подготовку времени и количество приглашенных;

2) понять, необходимо ли привлечение сторонних организаторов или некая инициативная группа может справиться своими силами;

3) выявить основную возрастную категорию коллектива;

4) прикинуть бюджет и, конечно, определить риски.

Но давайте обо всем по порядку.

НАЧИНАЕМ ПЛАНИРОВАТЬ

Количество времени, необходимого для подготовки к мероприятию, зависит от множества условий, однако специалисты советуют отводить на организацию праздника 3–6 месяцев: так можно предусмотреть все нюансы, учесть все мелочи и точно согласовать расходы, а значит, надеяться, что праздник пройдет отлично.

Если же времени у вас недостаточно, придется работать в сжатые сроки и помнить о том, что необходимо сделать прежде всего:

•  создать рабочую группу из сотрудников, которым можно делегировать обязанности (среди них придется выбрать руководителя группы, креативщика, выделить главных по закупкам и ответственных за техническое освещение, а также определить финансиста, ответственного за понесенные расходы);
• наметить календарный план работ по мероприятию на весь оставшийся срок;
• продумать, кто из руководителей компании будет выступать перед коллегами, и определить цель выступлений, может быть, самостоятельно заняться подготовкой речи.
  

СКОЛЬКО НАС БУДЕТ?

От количества приглашенных напрямую зависит место проведения мероприятия: согласитесь, трудно организовать пикник на свежем воздухе для 7000 гостей — их лучше собрать в хорошем клубе (можно и загородном).

Также от числа приглашенных на праздник зависит размещение. Например, за большими столами, где из-за громкой музыки невозможно докричаться даже до соседа, беседа, как правило, не клеится. За слишком маленькими — смогут собираться лишь небольшие компании, и у коллектива не получится использовать возможность познакомиться между собой, наладить новые связи и тем более пообщаться с руководством, а ведь зачастую это самое приятное в корпоративном празднике.

Если же учесть все эти мелочи при планировании рассадки и посадить людей не по отделам, а, например, согласно алфавитному списку, праздник может и вовсе не получиться: согласитесь, сразу чувствовать себя уютно в незнакомой компании может не каждый.

Чтобы избежать подобных трудностей, для большого коллектива лучше организовывать фуршет — так приглашенные смогут быть свободными и в выборе блюд, и в общении между собой. Однако при этом нельзя забывать про зону отдыха, где можно присесть и отдохнуть.

АНИМАТОР СПЕШИТ НА ПОМОЩЬ

Если гостей много, скорее всего придется задуматься на тему привлечения сторонних специалистов по организации мероприятий. Сейчас услуги такого рода, скажем прямо, недешевые, а потому необходимо прикинуть все за и против.

В пользу приглашенных организаторов говорит несколько факторов:

• как тамада на свадьбе, так и профессиональный ведущий сможет удержать внимание гостей и привлекать его не только к теме мероприятия, к угощению и музыке, но и к компании, которая организовала для своих сотрудников такой замечательный праздник;
• вы сможете дать отдых самим себе, ведь концепция «шоу силами сотрудников» превращает лично для вас это самое шоу в настоящую каторгу;
• вам не придется изобретать велосипед: поверьте, в компаниях, специализирующихся на массовых мероприятиях, найдется программа «как раз для вашей компании»;
• искусные аниматоры, артисты и профессиональные ведущие разнообразят традиционные программы множеством новых, свежих идей и предложений. Поверьте, конкурсу «бег в мешках» уже очень много лет!
  

КТО ПРИДЕТ НА ПРАЗДНИК?

Определяясь с форматом мероприятия, учитывайте возрастную категорию большинства сотрудников. В принципе, вы можете устроить вечеринку в стиле латино, вестерна, в стиле восьмидесятых, это может быть спортивный праздник или маскарад. И вот тут необходимо понимать, что зажигательные танцы под современные хиты в компании, где много пожилых сотрудников, вряд ли будет оценены по достоинству, а хиты прошлого столетия могут не понравиться молодежи.

Запомните также, что долгий экскурс в историю компании необходим только в том случае, если он неизвестен большинству присутствующих. Если же вашей компании пять лет и большинство сотрудников работают в ней с самого основания, им может быть неинтересно.

Состав участников праздника важен и при составлении меню: мужчинам больше понравятся мясные закуски, а не легкие канапе, дамы будут не очень довольны наличием исключительно крепких спиртных напитков.

И НИ В ЧЕМ СЕБЕ НЕ ОТКАЗЫВАЙТЕ

Разумеется, каждый случай индивидуален, и мы можем дать только самые общие советы, и все же, прикидывая бюджет мероприятия, учитывайте, что обязательно оплатить вам придется следующие пункты:

• площадку для проведения праздника. Возможно, существует определенное место, где ваша компания традиционно проводит корпоративы, если нет — ищите помещение самостоятельно и договаривайтесь о цене. Как правило, сбросить ее не особо легко, а потому, если она вас не устраивает, лучше сразу искать другое место;
• производство сопровождающих и раздаточных материалов. Каких — зависит от тематики мероприятия, но в любом случае все они должны быть достаточно высокого качества;
• работу аниматоров, приглашенных артистов и ведущего. Это, пожалуй, самый сложный по учету пункт расходов: понять, куда потрачены деньги иной раз трудно, но все же необходимо. Если агентство, с которым заключен договор, берет определенную сумму сразу за все услуги, вам будет легче зафиксировать расходы;
• и, наконец, услугу кейтеринга — выездной службы персонала, помогающей в приготовлении и доставке еды, сервировке столов, подаче и последующей уборке помещения.

Советуем вам тщательно распланировать бюджет для того, чтобы в процессе подготовки мероприятия не выяснилось, что выделенных средств не хватает, и не приходилось срочно отказываться от какой-то из выбранных услуг.

Уточните также время оплаты заказов и согласуйте его с руководством, чтобы обезопасить и праздник, и себя самого.

А кроме всего прочего, постарайтесь все же сократить расходы — любой руководитель будет благодарен вам за это. Найдите баланс, позволяющий не просто экономить на всем подряд, но тратить выделенные руководством деньги разумно. Одним из способов урезать расходы на корпоративное мероприятие — начать готовиться к празднику заблаговременно. Чем раньше вы закажете помещение и найдете специалистов, чем раньше вклините ваш праздник в график выступлений выбранных вами артистов, чем раньше определитесь с тематикой и организуете подготовку раздаточных материалов, плакатов, украшений для зала — тем меньше уплатите за срочность изготовления заказа и, кстати, тем меньше потратите нервов, а ведь это тоже часть расходов.

Сократить сумму, выделенную на корпоратив, можно, уменьшив количество подрядчиков: не искать отдельно специалистов по кейтерингу и ведущего, а обратиться в крупное агентство, предоставляющее все услуги для проведения масштабных праздников. Как правило, ангажируя для большого проекта нескольких своих сотрудников, ответственных за самые разные области, крупные компании предоставляют неплохие скидки.

КТО НЕ РИСКУЕТ...

После того, как вы прикинете бюджет праздника, задумайтесь о рисках. Во-первых, помните, что всегда найдутся люди, которые обязательно будут чем-то недовольны, а может быть и всем. Это нормально, к этому надо относиться спокойно и ни в коем случае не принимать чьи-то претензии лично на свой счет. Как говорится, исключения только подтверждают правило, и на фоне веселящегося коллектива стоящие в стороне надутые физиономии будут выглядеть, по меньшей мере, смешно. К тому же не исключено, что в процессе проведения мероприятия мнение несогласных изменится.

Во-вторых, учитывайте погодные условия: если вы все же намерены провести вечеринку на свежем воздухе, неплохо было бы иметь запасной вариант на случай, если погода резко изменится и пойдет дождь.

В-третьих, советуем сто раз уточнить выделяемую руководством сумму. Сами организаторы мероприятий не раз сообщали, что именно это является одной из главных проблем при планировании вечеринки: называется одна цифра, которая потом несколько раз конкретизируется, и в результате может случиться так, что конечный вариант окажется намного меньше первоначального, а значит, вашим планам не суждено будет осуществиться, а заказы придется отменять.

Кроме того, учитывайте, что массовые мероприятия всегда чреваты появлением травмоопасных моментов. А потому будьте готовы к тому, что комуто потребуется срочная медицинская помощь. Хорошо бы, чтобы среди присутствующих был человек, способный ее оказать: штатная медсестра или человек, знакомый с основами первой помощи.

 А самый лучший совет — сделайте все на совесть. Так, чтобы вы сами были удовлетворены на все сто. Нарисуйте себе образ идеального мероприятия и постарайтесь организовать его в первую очередь лично для себя. Тогда вы обязательно добьетесь того, что о вашем празднике еще долго-долго будут вспоминать благодарные сотрудники.