Персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного образования

В статье пойдет речь об обязанностях работодателя по ведению персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного образования и о проблемах реализации права на досрочное назначение трудовой пенсии по старости медицинским работникам.

Застрахованные лица, страхователи, страховщик

Застрахованными лицами в системе обязательного пенсионного страхования являются граждане Российской Федерации, а также постоянно или временно проживающие на территории Российской Федерации иностранные граждане и лица без гражданства, работающие по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, а также по авторскому и лицензионному договору.

Страхователями для указанных лиц являются работодатели — организации, производящие выплаты своим работникам, а страховщиком — Пенсионный фонд РФ (далее — ПФР).

Обязательное пенсионное страхование — система создаваемых государством правовых, экономических и организационных мер, направленных на компенсацию гражданам заработка (выплат, вознаграждений в пользу застрахованного лица), получаемого ими до установления обязательного страхового обеспечения.

Права и обязанности страхователей в системе обязательного пенсионного страхования закреплены в ст. 14 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 30.12.2008; далее — Федеральный закон № 167-ФЗ).

Обязанности страхователя

Согласно ст. 14 Федерального закона № 167-ФЗ работодатели обязаны, в том числе представлять в территориальные органы страховщика документы, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета, а также для назначения (перерасчета) и выплаты обязательного страхового обеспечения.

Индивидуальный (персонифицированный) учет сведений о гражданах, на которых распространяется действие законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании, осуществляется на основании Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (в ред. от 23.07.2008; далее — Федеральный закон № 27-ФЗ), в соответствии с которым страхователи представляют в органы ПФР по месту их регистрации сведения об уплачиваемых страховых взносах на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о страховом стаже — на основании приказов и других документов по учету кадров.

Такие сведения в отношении каждого работника страхователь представляет в территориальный орган страховщика ежегодно до 1 марта года, следующего за расчетным периодом (п. 2 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ).

Документы, утвержденные в целях реализации обязанности работодателя представлять в органы ПФР сведения о страховых взносах и страховом стаже работников

1. Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (в ред. от 28.07.2008; далее — Постановление № 192п).

2. Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования (утверждена постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 № 318, в ред. от 10.03.2006; далее — Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета).

Указанные выше документы устанавливают требования в части порядка предоставления страхователем в ПФР сведений, а также оформления содержащих такие сведения документов.

Страхователи представляют в органы ПФР по месту своей регистрации следующие документы:

• опись документов, передаваемых страхователями в ПФР (форма АДВ-6-1). Порядок заполнения этой формы приводится в п. 32 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (утверждена Постановлением № 192п; далее — Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета);

• индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица (форма СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2). Перечень реквизитов и правила их внесения в указанные формы установлены также в п. 43 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета;

• ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).

Согласно п. 43 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета, начиная с 2002 г., страхователь должен заполнять:

• форму СЗВ-4-1 — при представлении сведений о застрахованном лице, имеющем в расчетном периоде какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице «Стаж работы за отчетный период», либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т. д.;

• форму СЗВ-4-2 (списочная форма) — при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите «Территориальные условия» формы АДВ-6-1.

Исходя из приведенных выше норм, страхователь обязан представлять указанные формы, отражающие сведения о страховых взносах и страховом стаже застрахованных лиц, заполненные по правилам, содержащимся в Постановлении № 192п, а ПФР на основании ст. 16 Федерального закона № 27-ФЗ обязан осуществлять контроль за правильностью представления страхователями сведений, определенных указанным Федеральным законом, в том числе по их учетным данным.

Указанные документы подшиваются в папки. Отчетность должна быть подписана главным бухгалтером, директором, а также нужно поставить печать: на формах АДВ-6-1, списках застрахованных лиц, форме АДВ-11 и пояснительной записке.

Пачка входящих документов может сопровождаться электронным представлением, содержащим информацию всех документов пачки в соответствии с Приложением 4 к Постановлению № 192п. Согласно п. 2 ст. 8 Федерального закона № 27-ФЗ территориальные органы ПФР не должны отказывать организации в приеме документов только на бумажных носителях (без представления сведений в электронном виде).

К тому же, скорее всего, при сдаче отчетности в ПФР проверяющие попросят принести копии платежек о перечисленных суммах страховых взносов, а также доверенность, заверенную подписью руководителя и печатью организации, — если документы в ПФР представляет бухгалтер, курьер или любой другой работник организации.

По почте отчетность в ПФР лучше не отправлять — отчетность может потеряться, и тогда сложно будет доказать, что она вообще была представлена (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2007 № 09АП-1505/2007). В законодательстве нет прямого запрета на отправку по почте, а также прямого указания на обязанность представлять отчетность в отделение ПФР лично, но на практике работники ПФР часто не считают такую отчетность принятой, если при ее проверке обнаруживаются какие-либо ошибки или неточности. В этом случае в адрес организации направляется уведомление, содержащее протокол об ошибках. Если в итоге будет нарушен срок представления индивидуальных сведений или исправления ошибок, то существует риск применения штрафных санкций за несвоевременное представление сведений.

Чем грозят ошибки?

Сведения, содержащиеся в представленных страхователем документах, подготовленных с нарушением Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета и требований ПФР в части форм документов и правил их заполнения, в лицевые счета не вносятся (п. 34 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета). Эти документы или их копии территориальный орган возвращает страхователю с указанием обнаруженных нарушений. Следовательно, ПФР имеет право отказать во внесении в лицевые счета только тех сведений, которые содержатся в неправильно оформленных документах.

Кроме этого, у ПФР есть право делать запросы дополнительных сведений, проводить проверки, а также сверки сведений о начисленных, уплаченных и поступивших страховых взносах с данными налоговых органов и органов федерального казначейства, в целях осуществления контроля за достоверностью сведений о трудовом (страховом) стаже за период до и после регистрации в системе обязательного пенсионного страхования и о заработной плате (доходе).

При обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями о застрахованных лицах и результатами проверки территориальный орган уведомляет страхователя об имеющихся расхождениях и необходимости их устранения. Если страхователь в двухнедельный срок не устранит расхождения, территориальный орган принимает решение о корректировке сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц (пп. 35 и 36 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета). Фактически это означает, что ПФР при обнаружении несоответствия сведений, содержащихся в надлежаще оформленных документах, представленных страхователем, сведениям, выявленным страховщиком в ходе сверок, не имеет права не вносить скорректированные сведения в лицевые счета (Порядок корректировки сведений индивидуального (персонифицированного) учета и уточнения индивидуальных лицевых счетов застрахованных лиц в части трудового (страхового) стажа, приобретенного до 1 января 2002 г., территориальными органами Пенсионного фонда РФ (утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 14.12.2005 № 246п)). Аналогичный вывод содержится в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 31.10.2007 № Ф03-А04/07-2/3577, в котором суд указал следующее: «Из смысла приведенных норм следует, что индивидуальные сведения в установленных законом случаях могут быть скорректированы и, во всяком случае, не следует, что они могут быть не приняты органом Пенсионного фонда или возвращены страхователю».

При этом на практике страховщик все же иногда не принимает сведения, которые работодатель подает в органы ПФР.