Упрощение документооборота по командировкам продолжается

Вы узнаете:

• Как должно оформляться решение работодателя, на основании которого работник направляется в командировку
• Какие документы теперь являются подтверждением нахождения работника в служебной командировке
• Что изменилось относительно порядка ведения журналов командированных работников.

Правительство РФ в очередной раз внесло изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) (далее — Положение о служебных командировках)[1]. Поправки вступили в силу 8 августа 2015 г.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

В абзаце 2 п. 3 Положения о служебных командировках теперь уточнено, что решение работодателя, на основании которого работник направляется в командировку для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, должно быть письменным[2]. На практике оно оформляется в виде приказа о направлении работника в командировку (пример 1), который всегда издается работодателем только в письменной форме. То есть поправки носят скорее технический характер.

Начиная с 8 августа 2015 г. приказ о направлении работника в командировку стал, по сути, единственным обязательным документом, оформляемым работодателем при командировании работника. Другие командировочные документы (командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации) в настоящее время могут оформляться по усмотрению работодателя (в частности, если это предусмотрено в локальном нормативном акте (ЛНА) (например, в Положении о служебных командировках работников))[3].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

При этом налоговые органы уже не принимают указанные документы для подтверждения обоснованности расчетов, за исключением редких эксклюзивных ситуаций.

Период нахождения работника в командировке необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Работодатель может использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени (№ Т-12, № Т-13), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», или форму, разработанную и утвержденную самостоятельно (чч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014)).

Например, если применяются унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, необходимо проставлять буквенный код «К» или цифровой «06» (служебная командировка).

ФАКТИЧЕСКИЙ СРОК НАХОЖДЕНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

Одним из важных нововведений является то, что Правительство РФ конкретизировало перечень документов, подтверждающих фактический срок нахождения работника в служебной командировке[4]. Он приведен в новой редакции п. 7 Положения о служебных командировках.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте (транспортное средство, предоставленное работодателем), на транспорте, находящемся в собственности работника (личный автомобиль) или в собственности третьих лиц (управляет автомобилем по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.

Служебную записку работник представляет работодателю после возвращения из служебной командировки вместе с документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть следующие документы:

• путевой лист;
• маршрутный лист;
• счета;
• квитанции;
• кассовые чеки;
• иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Если у командированного работника отсутствуют проездные документы, то фактический срок пребывания в командировке он подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице срок пребывания в командировке подтверждается:

•  квитанцией (талоном);
• либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490 (в ред. от 13.03.2013).

В случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет:

• служебную записку (пример 2);

и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования.

Например, письмо организации, в которую был командирован работник для выполнения служебного поручения работодателя.

Таким образом, в Положении о служебных командировках теперь достаточно подробно регламентированы вопросы определения срока фактического пребывания работника в командировке.

Служебная записка, подтверждающая сроки фактического пребывания работника в командировке, теперь нужна при направлении работника в командировку на любом виде транспорта (личном (пример 3), служебном, арендованном и т. п.) при отсутствии проездных документов (билетов, посадочных талонов и т. п.). В ней работник указывает сроки фактического пребывания в поездке и другую необходимую работодателю информацию (время в пути, перечень выполненных в период командировки служебных заданий и т. п.).

Аналогичная информация может указываться и в служебной записке, которую работник составляет в случае, когда у него отсутствуют проездные документы, документы по найму жилого помещения либо иные документы, подтверждающие заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Здесь же работник может объяснить причину отсутствия у него соответствующих документов

Например, документы утеряны либо он ехал в командировку на попутном транспорте, проживал у родственников в период служебной командировки.

В этой связи работодатели обращались за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд). Роструд в свою очередь признавал данный факт и указывал на следующее:

Извлечение

из писем Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1, от 10.04.2015 № 831-6-1

Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таким образом, данная норма распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте.

Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Полагаем, что такой порядок может быть установлен локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 Трудового кодекса РФ.

То есть Роструд предлагал работодателям, направляющим своих работников в служебные командировки, подробно регламентировать эти вопросы ЛНА (например, Положением о служебных командировках работников).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Необходимость конкретизации перечня документов, подтверждающих фактический срок нахождения работника в служебной командировке, появилась в связи с тем, что в действовавшей ранее редакции п. 7 Положения о служебных командировках не рассматривались ситуации, связанные с подтверждением фактического срока нахождения работника в командировке, когда он ехал в командировку на служебном (арендованном, попутном) транспорте.

ОТМЕНА ФОРМ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ

Постановлением № 771 отменен п. 8 Положения о служебных командировках, согласно которому на Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России) возлагалась обязанность по утверждению форм журналов учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, и порядка их заполнения.

К СВЕДЕНИЮ

Формы журналов учета, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», в настоящее время Минтрудом России еще не отменены.

Таким образом, с 8 августа 2015 г. работодатели не обязаны вести журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Вместе с тем, работодатели могут продолжать ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации, по форме, которая приведена в Приложении № 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н, а также журнала учета работников, прибывших в командировку в организацию, в которую они командированы, по форме, которая приведена в Приложении № 3 к этому же Приказу, если приняли решение продолжать использовать эти формы, либо по иной форме, если приняли решение вести регистрацию командированных работников.

СПРАВКА

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока[5]. То есть их нельзя просто выбросить за ненадобностью.

Завершенные журналы учета командированных работников, а также те журналы, которые работодатель продолжает вести (если им принято соответствующее решение), нужно хранить в течение 5 лет со дня оформления. Исключение составляют журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, которые хранятся в течение 10 лет.

Таким образом, можно констатировать, что рассмотренные изменения в законодательстве направлены на очередное упрощение документооборота по командировкам.

Выводы:

1.  Начиная с 8 августа 2015 г. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, по сути, — единственный обязательный документ, оформляемый работодателем при командировании работника.
2. Положение о служебных командировках теперь достаточно подробно регламентирует вопросы определения срока фактического пребывания работника в командировке.
3. Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте может быть установлен ЛНА работодателя.
4. С 8 августа 2015 г. работодатели не обязаны вести журналы учета командированных работников.