Трудовая книжка. Особые случаи

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью (п. 40 Правил);

• чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил);

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил).

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

КТО ВЕДЕТ УЧЕТ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК?

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.

Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Извлечение из Правил

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Извлечение из Правил

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ В ТРУДОВОЙ КНИЖКЕ НЕТ ПЕЧАТИ?

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Извлечение из Инструкции

2.2. […]
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Пример
Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.
Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения. Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.
Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1. Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2. Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки.

Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже). Предварительно нужно получить от него письменное согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки. Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование должности и нет ссылок на приказы.

КАК ЗАПОЛНЯТЬ КНИГУ УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ?

В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений и изменений.

Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги.

Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления. Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором.

Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

Извлечение из Инструкции

1.2. […]
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.