ВОПРОС:

Работодатель по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел и включения в него должностных инструкций работников, занятых на работах с вредными условиями труда.
Необходимо ли должностные инструкции работников, занятых на работах с вредными условиями труда, хранить после их увольнения?

ОТВЕТ:

Трудовое законодательство РФ не предусматривает обязательное ведение работодателем личного дела работника коммерческой организации и не регламентирует состав его документов. В данном случае работодатель по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел и включения в него должностных инструкций работников, занятых на работах с вредными условиями труда. При этом в любом случае должны учитываться положения законодательства, касающиеся сроков хранения кадровых документов.

ПРАВОВОЕ ОБОСНОВАНИЕ:

Требование об обязательном ведении личных дел установлено в отношении некоторых категорий сотрудников, например государственных и муниципальных служащих, прокурорских работников (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-I "О прокуратуре Российской Федерации", ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

В отношении же работников коммерческой организации трудовое законодательство не предусматривает обязательное ведение работодателем личного дела и не регламентирует состав его документов.

Таким образом, ввиду отсутствия законодательного требования ведения личных дел работников коммерческой организации работодатель в такой ситуации по своему усмотрению принимает решение о необходимости ведения личных дел и включения в него должностных инструкций работников, занятых на работах с вредными условиями труда.

При этом в любом случае должны учитываться положения ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ) в части обеспечения сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. В соответствии со ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся в организациях не менее 75 лет со дня создания, а начиная с 2003 года - не менее 50 лет со дня создания. Согласно п. 3 ст. 3 указанного закона документами по личному составу являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Как показывает судебная практика, к таковым относятся: приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, должностные инструкции, списки работников (например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12.03.2012 № 14АП-8771/11).

Источник: garant.ru