Мно­гие ком­па­нии по­ку­па­ют для своих ра­бот­ни­ков чай и кофе. И чем боль­ше сумма этих рас­хо­дов, тем боль­ше хо­чет­ся учесть ее для целей на­ло­го­об­ло­же­ния, но можно ли это сде­лать? А нужно ли на­чис­лять НДС? Будет ли у со­труд­ни­ков об­ла­га­е­мый доход? Да­вай­те раз­би­рать­ся.

Чай, кофе … и налог на прибыль

Без­опас­нее всего рас­хо­ды на при­об­ре­те­ние для ра­бот­ни­ков чая и кофе в рас­хо­дах по на­ло­гу на при­быль не учи­ты­вать (Пись­мо Мин­фи­на от 11.06.2015 № 03-07-11/33827). Но если очень хо­чет­ся и вы го­то­вы к спору с на­ло­го­ви­ка­ми, можно по­про­бо­вать учесть такие траты как рас­хо­ды на пи­та­ние в со­ста­ве рас­хо­дов на опла­ту труда (п. 25 ст. 255,  п.25 ст.270 НК РФ; Пись­мо Мин­фи­на от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065). Для этого нужно в тру­до­вых (кол­лек­тив­ных) до­го­во­рах про­пи­сать усло­вие о предо­став­ле­нии чая и кофе со­труд­ни­кам и как-то ор­га­ни­зо­вать пер­со­ни­фи­ци­ро­ван­ный учет их по­треб­ле­ния каж­дым из них, что на прак­ти­ке сде­лать слож­но.

Есть еще ва­ри­ант, но он не менее про­бле­ма­тич­ный. Можно по­пы­тать­ся учесть рас­хо­ды на чай и кофе в со­ста­ве пред­ста­ви­тель­ских рас­хо­дов (ст. 264 НК РФ). Если ре­ши­те так слу­ка­вить, то пом­ни­те, что их нужно до­ку­мен­таль­но под­твер­дить. И толь­ко пер­вич­ных до­ку­мен­тов, под­твер­жда­ю­щих при­об­ре­те­ние чая и кофе, будет недо­ста­точ­но. При­дет­ся еще и ве­де­ние пе­ре­го­во­ров до­ка­зы­вать. А для этого нужно со­ста­вить много оправ­да­тель­ных бу­ма­жек (те же при­каз на про­ве­де­ние встре­чи с пред­ста­ви­те­ля­ми, смету рас­хо­дов, отчет о встре­че и т.д.). При этом пом­ни­те, пред­ста­ви­тель­ские рас­хо­ды «не ре­зи­но­вые»: для на­ло­га на при­быль их можно учесть в пре­де­лах нор­ма­ти­ва — 4 % рас­хо­дов на опла­ту труда.

Чай, кофе … и налог при УСН

Упро­щен­цы с объ­ек­том на­ло­го­об­ло­же­ния «до­хо­ды минус рас­хо­ды», увы, ни чай, ни кофе учесть в на­ло­го­вых рас­хо­дах не могут, так как они про­сто не по­име­но­ва­ны в пе­речне рас­хо­дов при УСН (ст. 346.16 НК РФ). Тут без ва­ри­ан­тов.

Начислять ли НДС на выпитые работником чай и кофе

При предо­став­ле­нии со­труд­ни­кам чая и кофе без пер­со­ни­фи­ка­ции, то есть без учета, кто из со­труд­ни­ков, когда и сколь­ко чашек выпил, НДС на их сто­и­мость не на­чис­ля­ет­ся (Пись­мо Мин­фи­на от 27.01.2020 № 03-07-11/4421). При этом права на на­ло­го­вый вычет тоже нет (Пись­мо Мин­фи­на от 08.04.2019 № 03-07-11/24632).

А вот если пер­со­ни­фи­ци­ро­ван­ный «чай­но-ко­фей­ной» учет ве­дет­ся, то НДС на­чис­лить при­дет­ся. Но в этом слу­чае вход­ной налог по при­об­ре­тен­ным чаю/кофе можно при­нять к вы­че­ту (при со­блю­де­нии всех усло­вий для вы­че­та и при на­ли­чии сче­та-фак­ту­ры).

Что с НДФЛ и взносами

Воз­ни­ка­ет или нет у со­труд­ни­ков доход, об­ла­га­е­мый НДФЛ и стра­хо­вы­ми взно­са­ми, также за­ви­сит от того, как имен­но вы ве­де­те учет при­об­ре­та­е­мых «плю­шек».

Так, если по­счи­тать доход каж­до­го ра­бот­ни­ка невоз­мож­но, ни НДФЛ, ни стра­хо­вые взно­сы на­чис­лять не нужно (Пись­мо Мин­фи­на от 03.08.2018 № 03-04-06/55047).

А вот при на­ли­чии воз­мож­но­сти опре­де­лить ко­ли­че­ство вы­пи­то­го каж­дым из со­труд­ни­ков, и НДФЛ и стра­хо­вые взно­сы при­дет­ся упла­тить (Пись­мо Мин­фи­на от 17.05.2018 № 03-04-06/33350).

Как учесть «чайно-кофейные» расходы в бухучете

Сто­и­мость при­об­ре­тен­ных чая и кофе учти­те на счете 10 "Ма­те­ри­а­лы" и спи­ши­те на рас­хо­ды по обыч­ным видам де­я­тель­но­сти на дату их пе­ре­да­чи ра­бот­ни­кам (п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 "За­па­сы"). Про­вод­ки будут сле­ду­ю­щи­ми:

– Дебет 10 Кре­дит 60 (76) — от­ра­же­на сто­и­мость при­об­ре­тен­но­го чая и кофе с уче­том НДС (при от­сут­ствии пер­со­ни­фи­ка­ции);

– Дебет 26 (44 и др.) Кре­дит 10 — спи­са­на сто­и­мость про­дук­тов;

– Дебет 99 Кре­дит 68 – при­знан ПНР (если сто­и­мость чая и кофе в «при­быль­ной» базе не учи­ты­ва­ет­ся).

Источник: glavkniga.ru