Закон об электронных трудовых книжках (ЭТК) вступил в силу 1 января 2020 г.  Это означает, что переход на электронные трудовые книжки, по сути, уже состоялся. Хотя и не означает, что бумажные трудовые канули в Лету и больше никак не используются. Но давайте обо всем по порядку.

Суть электронной трудовой книжки

Если ра­бот­ник пе­ре­шел на ЭТК, зна­чит, све­де­ния о его ра­бо­те в элек­трон­ном виде хра­нят­ся в базе дан­ных СФР, а также в кад­ро­вой (или кад­ро­во-бух­гал­тер­ской) про­грам­ме ра­бо­то­да­те­ля. А в бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку после пе­ре­хо­да на ЭТК ни­ка­кие све­де­ния уже не вно­сят­ся. 
Пе­ре­вод ра­бо­та­ю­ще­го на­се­ле­ния на ЭТК нужен для того, чтобы го­сор­га­ны опе­ра­тив­но по­лу­ча­ли ин­фор­ма­цию о тру­до­вой де­я­тель­но­сти граж­дан и, как след­ствие, могли в боль­шей мере кон­тро­ли­ро­вать со­сто­я­ние рынка труда. Кроме того, пе­ре­ход на ЭТК яв­ля­ет­ся ло­гич­ным про­дол­же­ни­ем циф­ро­ви­за­ции эко­но­ми­ки. По­это­му за­ме­ще­ние бу­маж­ных тру­до­вых элек­трон­ны­ми в опре­де­лен­ном плане было неиз­беж­но. 

Переход на электронные трудовые книжки

Пол­но­го пе­ре­хо­да на элек­трон­ные тру­до­вые книж­ки с 1 ян­ва­ря 2020 года не про­изошло. В те­че­ние пер­во­го по­лу­го­дия 2020 г. ра­бо­то­да­те­ли на­пра­вляли всем ра­бо­та­ю­щим у них со­труд­ни­кам уве­дом­ле­ние об элек­трон­ной тру­до­вой книж­ке. А имен­но, пред­лагали ра­бот­ни­кам вы­брать, в каком виде сле­ду­ет даль­ше ве­сти их тру­до­вые книж­ки:

• или толь­ко в элек­трон­ной форме;
• или и элек­трон­но, и на бу­ма­ге.

По­дроб­но об уве­дом­ле­нии со­труд­ни­ков о вве­де­нии элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек мы пи­са­ли от­дель­но.

До конца 2020 года ра­бот­ни­ки по­да­вали ра­бо­то­да­те­лям пись­мен­ные за­яв­ле­ния, в ко­то­рых де­ла­ли свой выбор. Если же ра­бот­ник выбор не сде­лал, то ра­бо­то­да­тель про­дол­жа­ет вести книж­ку в бу­маж­ном виде и се­год­ня (п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 2 За­ко­на от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее – За­ко­на N 439-ФЗ).

А что де­лать тем граж­да­нам, ко­то­рые в те­че­ние 2020 года нигде не ра­бо­та­ли? Они могут сде­лать свой выбор позд­нее в любое время, подав ра­бо­то­да­те­лю по ос­нов­но­му месту ра­бо­ты со­от­вет­ству­ю­щее пись­мен­ное за­яв­ле­ние. В том числе такое за­яв­ле­ние можно по­дать при тру­до­устрой­стве (ч. 6 ст. 2 За­ко­на N 439-ФЗ). По­это­му го­во­рить, что пе­ре­ход на ЭТК пол­но­стью за­вер­шен, было бы не со­всем пра­виль­но. 

С какого года электронные трудовые книжки обязательны 

Всем, кто впер­вые устра­и­вает­ся на ра­бо­ту после 1 ян­ва­ря 2021 г., бу­маж­ная тру­до­вая книж­ка не за­во­дит­ся. У таких ра­бот­ни­ков сразу фор­ми­руют­ся элек­трон­ные све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти. То есть им право вы­бо­ра – в элек­трон­ном виде вести их тру­до­вую или в бу­маж­ном – уже не предо­став­ля­ет­ся. 

Что станет с бумажными трудовыми книжками

Тем ра­бот­ни­кам, ко­то­рые со­гласились на ве­де­ние элек­трон­ных тру­до­вых кни­жек, ра­бо­то­да­те­ли долж­ны вы­дать на руки ста­рые бу­маж­ные тру­до­вые книж­ки. После этого ра­бо­то­да­тель осво­бож­да­ет­ся от от­вет­ствен­но­сти за ве­де­ние и хра­не­ние бу­маж­ной тру­до­вой книж­ки (ч. 3 ст. 2 За­ко­на N 439-ФЗ). И даль­ше ра­бо­то­да­те­ли лишь пе­ре­да­ют всю необ­хо­ди­мую кад­ро­вую ин­фор­ма­цию в Со­ци­аль­ный фонд Рос­сии или СФР для за­пол­не­ния элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки.

Бу­маж­ную тру­до­вую ра­бот­ни­ку сле­ду­ет хра­нить у себя. Она еще может по­на­до­бить­ся, если вы­яс­нит­ся, что у СФР нет ка­ких-ли­бо све­де­ний о ра­бо­те граж­да­ни­на или эти све­де­ния недо­сто­вер­ные / непол­ные. 

Электронная трудовая книжка при приеме на новую работу 

Со­ис­ка­тель, пе­ре­шед­ший на ЭТК и устра­и­ва­ю­щи­й­ся на ра­бо­ту, предъ­яв­ляет ра­бо­то­да­те­лю бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку и све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти, со­от­вет­ству­ю­щие дан­ным из ин­фор­ма­ци­он­но­го ре­сур­са СФР (ст. 65 ТК РФ). Либо толь­ко све­де­ния (за­ви­сит от того, каков стаж ра­бо­ты у спе­ци­а­ли­ста и когда он от­ка­зал­ся от бу­маж­ной тру­до­вой). Све­де­ния из ЭТК можно по­лу­чить, к при­ме­ру, у ра­бо­то­да­те­ля по по­след­не­му месту ра­бо­ты. Их ука­зы­ва­ют в форме СТД-Р, ко­то­рая вы­да­ет­ся при уволь­не­нии (ст. 66.1 ТК РФ).

Данные электронной трудовой книжки

Элек­трон­ная тру­до­вая книж­ка – это набор све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти ра­бот­ни­ка в элек­трон­ном виде. По За­ко­ну в све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти вклю­ча­ет­ся ин­фор­ма­ция о (ст. 66.1 ТК РФ):

• ра­бот­ни­ке;
• месте его ра­бо­ты;
• его тру­до­вой функ­ции;
• пе­ре­во­дах ра­бот­ни­ка на дру­гую по­сто­ян­ную ра­бо­ту;
• уволь­не­нии ра­бот­ни­ка с ука­за­ни­ем ос­но­ва­ния и при­чи­ны пре­кра­ще­ния тру­до­во­го до­го­во­ра.

Как видим, это все те же све­де­ния, что со­дер­жат­ся в бу­маж­ной тру­до­вой книж­ке ра­бот­ни­ка. 

Как сделать электронную трудовую книжку

На ра­бо­та­ю­щих в 2020 г. людей элек­трон­ные книж­ки были сфор­ми­ро­ва­ны ав­то­ма­ти­че­ски после по­да­чи необ­хо­ди­мых све­де­ний их ра­бо­то­да­те­ля­ми. Если же че­ло­век впер­вые устра­и­ва­ет­ся на ра­бо­ту после 31 де­каб­ря 2020 г., то на него сразу за­во­дит­ся элек­трон­ная тру­до­вая книж­ка. Это про­ис­хо­дит после по­да­чи ра­бо­то­да­те­лем в СФР све­де­ний о при­е­ме че­ло­ве­ка на ра­бо­ту. То есть ра­бо­то­да­тель в прин­ци­пе уже не за­ве­дет но­во­му со­труд­ни­ку бу­маж­ную тру­до­вую книж­ку (ч. 8 ст. 2 За­ко­на от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Если же че­ло­век в 2020 году не ра­бо­тал, а в 2021 году или позд­нее устро­ит­ся на ра­бо­ту не впер­вые, то ра­бо­то­да­тель пе­ре­даст о нем све­де­ния в элек­трон­ный ре­сурс СФР тоже сразу после при­е­ма на ра­бо­ту.

Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм

Если вы не пе­ре­шли на ЭТК в 2020 году, то это не зна­чит, что уже не смо­же­те пе­рей­ти на элек­трон­ный фор­мат све­де­ний о тру­до­вой де­я­тель­но­сти. От­ка­зать­ся от ве­де­ния бу­маж­ной тру­до­вой ра­бот­ник впра­ве в любой мо­мент (ч. 5 ст. 2 За­ко­на N 439-ФЗ). Вот как это про­ис­хо­дит. 
Шаг 1. Ра­бот­ник пишет за­яв­ле­ние. Уста­нов­лен­ной формы не преду­смот­ре­но, но на­вер­ня­ка у ва­ше­го ра­бо­то­да­те­ля есть за­го­тов­лен­ный бланк. Если нет, мо­же­те вос­поль­зо­вать­ся нашим об­раз­цом. 
За­яв­ле­ние на элек­трон­ную тру­до­вую книж­ку
Шаг 2. Кад­ро­вик или бух­гал­тер вно­сит све­де­ния о пе­ре­хо­де на ЭТК в бу­маж­ную тру­до­вую и вы­да­ет ее на руки ра­бот­ни­ку. 
Шаг 3. Кад­ро­вик или бух­гал­тер пе­ре­да­ет све­де­ния о пе­ре­хо­де ра­бот­ни­ка на ЭТК в СФР. Для этого по­да­ет форму ЕФС-1 не позд­нее 25 числа сле­ду­ю­ще­го ме­ся­ца. 

Как получить электронную трудовую книжку 

Све­де­ния о тру­до­вой де­я­тель­но­сти ра­бот­ни­ка в элек­трон­ном виде в пол­ном объ­е­ме (на­чи­ная с 2020 года) хра­нят­ся в СФР. Если вы хо­ти­те по­лу­чить ин­фор­ма­цию из своей ЭТК, то мо­же­те за­про­сить вы­пис­ку из элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки. При­чем сде­лать это можно несколь­ки­ми спо­со­ба­ми: и оф­флайн, и он­лайн. 

Где посмотреть электронную трудовую книжку

Вы­пис­ку из элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки можно по­лу­чить: 
- по за­яв­ле­нию у ра­бо­то­да­те­ля – те­ку­ще­го или по по­след­не­му месту ра­бо­ты;
- в кли­ент­ской служ­бе СФР или МФЦ при лич­ной явке, т.е. оф­флайн;
- через Лич­ный ка­би­нет СФР или пор­тал Го­сус­луг, т.е. он­лайн. 

Выписка из электронной трудовой книжки: что в ней указывается

В вы­пис­ке от­ра­жа­ет­ся ин­фор­ма­ция о том, где, кем и в какое время вы ра­бо­та­ли. За пе­ри­о­ды на­чи­ная с 01.01.2020 в вы­пис­ке, как пра­ви­ло, ука­зы­ва­ют­ся пол­ные све­де­ния: на­име­но­ва­ние ра­бо­то­да­те­ля, кад­ро­вые со­бы­тия (прием, уволь­не­ние, пе­ре­вод) и даты, на ко­то­рые они при­шлись, рек­ви­зи­ты при­ка­зов кад­ро­вых со­бы­тий, тру­до­вая функ­ция и т.д. Чего не ска­жешь о све­де­ни­ях за время до 2020 года, в них могут быть про­бе­лы.
Но если в базе СФР со­дер­жат­ся непол­ные дан­ные о ра­бо­те граж­да­ни­на за пе­ри­о­ды до 2020 года, то он впра­ве по­дать за­яв­ле­ние в Фонд о вклю­че­нии све­де­ний о своей тру­до­вой де­я­тель­но­сти в ин­фор­ма­ци­он­ные ре­сур­сы СФР на ос­но­ва­нии за­пи­сей в его бу­маж­ной тру­до­вой книж­ке (ч. 6.1 ст. 2 За­ко­на N 439-ФЗ).

Госуслуги: электронная трудовая книжка

Чтобы по­лу­чить све­де­ния из ЭТК на пор­та­ле Го­сус­луг, по­на­до­бит­ся сфор­ми­ро­вать со­от­вет­ству­ю­щее за­яв­ле­ние в СФР. Вам нужно будет:

- зайти в свой Лич­ный ка­би­нет;

- пе­рей­ти во вклад­ку «Справ­ки. Вы­пис­ки»;

- на­жать на ссыл­ку «Вы­пис­ка из элек­трон­ной тру­до­вой книж­ки».

Бук­валь­но через несколь­ко минут у вас в Лич­ном ка­би­не­те по­явит­ся сама вы­пис­ка в фор­ма­те pdf, за­ве­рен­ная уси­лен­ной ква­ли­фи­ци­ро­ван­ной элек­трон­ной под­пи­сью СФР. По­лу­чен­ный до­ку­мент можно ска­чать. 

Как гражданину получить сведения о стаже

В вы­пис­ке из ЭТК не от­ра­жа­ют­ся све­де­ния об общем стаже ра­бо­ты. Для по­лу­че­ния такой ин­фор­ма­ции сле­ду­ет за­про­сить на Го­сус­лу­гах вы­пис­ку о со­сто­я­нии ли­це­во­го счета в СФР. 

Источник