Выписка (из документа)

    /upl/pictures/SR/_9_2024/Frame%203955599r.png

    Выписка — это копия части документа, заверенная в установленном порядке[1].

    Выписку оформляют, если:

    • невозможно выдать (предоставить) копию полного документа, поскольку он содержит персональные данные других работников или иную конфиденциальную информацию;
    • нет необходимости воспроизводить полностью весь текст объемного документа.

    Например, работник в соответствии со ст. 62 ТК РФ письменно запросил копию приказа о премировании. Если приказ издан в отношении нескольких работников, по запросу нужно выдать не копию приказа, а выписку. Почему? Потому что сведения о премиях других работников — это их персональные данные, которые работодатель не вправе передавать другим лицам без письменного согласия. О том, что вместо копии приказа можно выдавать выписку, говорят и консультанты Роструда[2].

    Как оформить выписку

    Кадровикам приходится оформлять выписки из приказов (приложение), трудовых книжек, ЛНА, протоколов. Чаще всего выписки запрашивают работники (в т. ч. бывшие), а также профсоюзная организация, проверяющие инстанции.

    Выписка — это точное воспроизведение какой-либо части документа. Но обойтись просто ксерокопированием нужной страницы не получается, потому что в поле зрения либо не попадают реквизиты документа, либо попадают «лишние» сведения.

    Таким образом, выписка — это не ксерокопия, а самостоятельный документ, который оформляют на общем бланке организации или на бланке, специально разработанном для выписок.

    Требования к размещению реквизитов на общем бланке и бланке конкретного документа содержатся в п. 6.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016[3].


    [1]  Пункт 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

    [2] https://clck.ru/dYcDG.

    [3] Здесь и далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (в ред. от 14.05.2018).

     

    А. Н. Славинская,
    специалист по кадрам

    Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2022.

    18.09.2024, 09:21

    Выписка (из документа)

    /upl/pictures/SR/_9_2024/Frame%203955599r.png

    Выписка — это копия части документа, заверенная в установленном порядке[1].

    Выписку оформляют, если:

    • невозможно выдать (предоставить) копию полного документа, поскольку он содержит персональные данные других работников или иную конфиденциальную информацию;
    • нет необходимости воспроизводить полностью весь текст объемного документа.

    Например, работник в соответствии со ст. 62 ТК РФ письменно запросил копию приказа о премировании. Если приказ издан в отношении нескольких работников, по запросу нужно выдать не копию приказа, а выписку. Почему? Потому что сведения о премиях других работников — это их персональные данные, которые работодатель не вправе передавать другим лицам без письменного согласия. О том, что вместо копии приказа можно выдавать выписку, говорят и консультанты Роструда[2].

    Как оформить выписку

    Кадровикам приходится оформлять выписки из приказов (приложение), трудовых книжек, ЛНА, протоколов. Чаще всего выписки запрашивают работники (в т. ч. бывшие), а также профсоюзная организация, проверяющие инстанции.

    Выписка — это точное воспроизведение какой-либо части документа. Но обойтись просто ксерокопированием нужной страницы не получается, потому что в поле зрения либо не попадают реквизиты документа, либо попадают «лишние» сведения.

    Таким образом, выписка — это не ксерокопия, а самостоятельный документ, который оформляют на общем бланке организации или на бланке, специально разработанном для выписок.

    Требования к размещению реквизитов на общем бланке и бланке конкретного документа содержатся в п. 6.7 ГОСТ Р 7.0.97-2016[3].


    [1]  Пункт 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).

    [2] https://clck.ru/dYcDG.

    [3] Здесь и далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (в ред. от 14.05.2018).

     

    А. Н. Славинская,
    специалист по кадрам

    Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 4, 2022.

    18.09.2024, 09:21
Подписка для физических лицДля физических лиц Подписка для юридических лицДля юридических лиц Подписка по каталогамПодписка по каталогам