Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199 утверждены Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Методические рекомендации).

Документ разработан в целях оптимизации процедуры и порядка разработки инструкций по делопроизводству федеральными органами государственной власти, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти и иными государственными органами субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления.

Методические рекомендации предназначены для применения в качестве единой методической основы подразделениями государственных органов, органов местного самоуправления, ответственными за организацию и ведение делопроизводства, при разработке ими инструкций по делопроизводству государственных органов, органов местного самоуправления.

В Методические рекомендации входят 24 приложения, среди них:

• таблица делопроизводственных терминов и понятий;
• таблица типовых сроков исполнения документов;
• образцы бланков документов;
• правила оформления реквизитов документов;
• порядки подготовки, оформления различных проектов документов, протоколов заседаний;
• формы номенклатуры дел организации, структурного подразделения, порядок их заполнения;
• форма акта о выделении к уничтожению архивных документов;
• примерные схемы описания состава и содержания документов в заголовке дела;
• порядок составления описей дел длительных сроков хранения, в том числе и электронных;
• правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение и др.

Структура Методических рекомендаций:

I. Общие положения

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

III. Структура и содержание инструкции по делопроизводству

   3.1. Общие положения

   3.2. Основные понятия

   3.3. Документирование управленческой деятельности

      3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления

      3.3.2. Бланки документов

      3.3.3. Общие требования к изготовлению документов

      3.3.4. Оформление реквизитов документов

      3.3.5. Процедура подготовки документа

      3.3.6. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления

      3.3.7. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

      3.3.8. Подготовка индивидуальных правовых актов (распорядительных документов) государственного органа, органа местного самоуправления

      3.3.9. Положения, правила, инструкции

      3.3.10. Протокол заседания (совещания)

      3.3.11. Деловое (служебное) письмо

      3.3.12. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

   3.4. Организация документооборота

      3.4.1. Принципы организации документооборота

      3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

      3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

      3.4.4. Регистрация поступающих документов

      3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей

      3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

      3.4.7. Регистрация отправляемых документов

      3.4.8. Отправка документов

      3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

      3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

      3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

   3.5. Управление документами в системе электронного документооборота

   3.6. Контроль исполнения документов

   3.7. Работа исполнителя с документами

   3.8. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления

      3.8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

      3.8.2. Формирование дел и их текущее хранение

      3.8.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

      3.8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

      3.8.5. Передача дел на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления

ПРИЛОЖЕНИЯ:

Приложение № 1. Термины и определения

Приложение № 2. Образцы бланков документов

Приложение № 3. Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления

Приложение № 4. Примерный перечень утверждаемых документов

Приложение № 5. Примерный перечень документов, заверяемых печатью

Приложение № 6. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

Приложение № 7. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

Приложение № 8. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации

Приложение № 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

Приложение № 10. Образец оформления служебного письма

Приложение № 11. Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов

Приложение № 12. Типовые сроки исполнения документов в государственном органе, органе местного самоуправления

Приложение № 13. Форма номенклатуры дел структурного подразделения государственного органа, органа местного самоуправления

Приложение № 14. Форма номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводной номенклатуры дел)

Приложение № 15. Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления

Приложение № 16. Порядок формирования дел в государственном органе, органе местного самоуправления, учета и хранения дел

Приложение № 17. Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)

Приложение № 18. Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения

Приложение № 19. Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел

Приложение № 20. Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Приложение № 21. Форма акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Приложение № 22. Форма обложки дела

Приложение № 23. Форма листа-заверителя дела

Приложение № 24. Форма внутренней описи документов дела

Источник: http://archives.ru/