Рубрика

Архивное дело

• Упорядочение документов по личному составу

  Одним из видов работ, связанных с оформлением дел, является нумерация листов в делах. Проведение этой работы требует соблюдения определенных требований, установленных Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела.

  Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

  Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №3, 2003

• Использование документов по личному составу

  Использование документов означает применение пользователями и архивом архивных документов и содержащейся в них информации в целях удовлетворения информационных потребностей и защиты конституционных прав граждан. Порядок использования архивных документов, в том числе и по личному составу, устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации и другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, относящимися к информации. Основными принципами использования документов по личному составу являются законность ее поиска, получения и использования.

  Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

  Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №3, 2004

• Подготовка кадровой документации для дальнейшего архивного хранения

  Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (свыше 10 лет), подлежат передаче в архив организации не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Документы, имеющие временный срок хранения (до 10 лет включительно), хранятся в соответствующих структурных подразделениях (например, в кадровой службе и бухгалтерии) в специально отведенных для них местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) до истечения срока их хранения в соответствии с перечнями. После чего эти документы уничтожаются в установленном порядке.

  Е.А. Кошелева, зам. директора Центрального госархива Московской области

  Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №2, 2006

• Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

  Ряд статей Конституции Российской Федерации гарантирует право граждан на получение сведений и информации, затрагивающих их социально-правовые интересы. Такие сведения содержатся и в документах по личному составу, образующихся в деятельности организаций.
  Подготовка документов по личному составу к длительному хранению начинается на стадии составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве.
  Подготовка документов к длительному хранению включает в себя:

  • проведение экспертизы ценности документов;
  • оформление дел;
  составление описей и научно-справочного аппарата к ним (указателей, оглавлений).

  Е.А. Кошелева, заместитель директора Центрального госархива Московской области

  Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №2, 2003

• ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ СЛУЖБ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

  Информирование руководства и структурных подразделений организации, других заинтересованных организаций осуществляется архивом по заданию руководства и запросам организаций путем составления архивной справки и других информационных документов, выдачи архивных копий и архивных выписок, а также выдачи дел во временное пользование.

  Е.А. Кошелева, зам. директора Центрального госархива Московской области

  Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №4, 2005

• Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

  Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством. Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:
  • формирование дел в службе кадров;
  • экспертиза ценности дел службы кадров;
  • оформление дел в службе кадров;
  • описание и уничтожение дел в службе кадров;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передача дел в архив организации.
  Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

  А.С. Красавин, канд. ист. наук, ведущий научный сотрудник ВНИИДАД

  Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» №2, 2005