Как рассчитать кредитный лимит покупателя не в ущерб себе

Еще один ограничитель из практики любого финансиста — не давать клиентам отсрочку более двух недель. Это обусловлено тем, что нужно два раза в месяц платить зарплату, оплачивать налоги, электроэнергию, не говоря о собственных поставщиках.

Предположим, у вашего клиента возникли трудности с платежеспособностью. Если период отсрочки месяц, то вы узнаете об этом только через месяц, когда он вам не заплатит, а для вас эта сумма критична (ждали для выплаты зарплаты). А если бы узнали о проблемах, например, через две недели, то казначей зарезервировал бы сумму на расчетном счете для выплаты зарплаты, вы прекратили бы отгрузку в долг. Сумма дебиторской задолженности, которая рискует перейти в категорию безнадежной, была бы меньше в два раза.

На основании перечисленных положений в компании принято решение по максимальным отсрочкам:

• группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки (при прочих идеальных условиях (гр. 8–13));
• группа В — 7 календарных дней.

Соответственно, при расчете лимита дебиторской задолженности принято, что клиент должен расплатиться:

• группа А — два раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 2);
• группа В — один раз в неделю, то есть четыре раза в месяц (поэтому в графе 16 условная среднемесячная сумма делится на 4).

Согласно АВС-анализу клиенты групп А и В — это в целом 95 % всего объема реализации. Компания не может позволить себе отгружать такой объем продукции с отсрочкой, поэтому для категории В установлено: 50 % — предоплата, 50 % — отсрочка. Это целесообразно, потому что ни один из клиентов группы В не приносит компании более 3 % объема выручки.

Для ООО «Напитки-Люкс» расчет выглядит так:

23,6 тыс. руб. / 4 × 50 % = 2,95 тыс. руб. (с округлением — 3000 руб.).

Сумма лимита и срок отсрочки, принятые руководством на основании расчета, указываются соответственно в графах 18 и 19.

Период отсрочки платежа и лимит дебиторской задолженности по клиентам, которым допускается отгрузка в долг, указаны в форме «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на октябрь 2016 г.».   

ООО «Константа» — имела место незначительная просрочка, вызвана ошибками в работе персонала данной компании (важно перед принятием решений знать причины просрочек своих клиентов). У этого клиента самый большой объем отгрузки, поэтому ему установлен максимально допустимый расчетный лимит.

ООО «Корчагин-Групп» — по умолчанию принят срок отсрочки в 14 дней. Компания сотрудничает с данным клиентом 46 месяцев, в 2016 г. это первое нарушение, поэтому оснований для урезания лимитов нет. Однако нужно запретить следующую отгрузку до выяснения причин непоступления оплаты и получения дебиторской задолженности. Если нарушение будет существенным, пересмотреть кредитное решение, перевести на предоплату.

ООО «Альфа-Омега» — нарушений нет, идеальный пример, приняты расчетные значения.

Предприниматель Глазунов А. П. — нарушения были, признаны несущественными, срок сотрудничества длительный (32 мес.), поэтому лимиты соответствуют типовым расчетам.

ООО «Мега» — клиент представляет сеть гостиниц, стратегически важный. За ним числится непросроченная дебиторская задолженность сроком более 30 дней (50 тыс. руб.). Клиент отнесен к группе А. Расчетный лимит — 41 тыс. руб. (дополнительный к уже существующей задолженности).

ООО «Дистрибьютор» — просрочена оплата двух отгрузок, срок сотрудничества ниже, чем с другими представителями группы А (15 мес.). Необходимо провести переговоры, выяснить причины, приостановить отгрузки до погашения задолженности. Сумма просроченной задолженности меньше расчетного лимита. За нарушение платежной дисциплины лимит снижен до 20 тыс. руб., отсрочка — 7 календарных дней.

ООО «Маркет-сити» — существенные нарушения имели место, была просрочена оплата 4 отгрузок, срок просрочки — 10 дней, поэтому лимиты снижены в два раза.

ООО «Фудстрит» — клиент стратегически важный, но имеет длительную просрочку (15 дней). Нужно выяснить причину просрочки. Данному клиенту не отгружать в долг следующие заказы до погашения задолженности. Предоплата, пока не погасит долг. После погашения задолженности допускается работа по расчетным лимитам.

ООО «Оазис», ООО «Пикник-сервис» — компании категории КП (группа В). Если объем реализации за три месяца менее 100 тыс. руб., в отсрочке отказывать. Если выберут продукции на 100 тыс. руб., рассмотреть вопрос о предоставлении отсрочки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Приведенные в графах 18 и 19 лимиты — максимально допустимые. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных условиях. Ответственность несет начальник отдела продаж.

Если по ООО «Альфа-Омега» установлен максимальный лимит дебиторской задолженности в сумме 62 500 руб., то это не значит, что данной фирме можно сделать три поставки с отсрочкой платежа на 62,5 тыс. руб. каждая. Это означает, что все три отгрузки не должны превышать 62,5 тыс. руб. Если клиент заказывает продукции больше, то он должен погасить имеющуюся задолженность или сделать предоплату по новым заказам.

Важная деталь: если ваши клиенты привыкли быть на отсрочке месяц, сделайте первоначальный регламентный расчет на месяц; если привыкли платить еженедельно, то изначально делите среднемесячную сумму на 4 (гр. 15–17).

Представленные в расчетах данные клиентоориентированные. Можно сказать, что они слишком рискованные для компании, но направлены на удержание клиентов.

Среднемесячный объем продаж — 656,9 тыс. руб. (1970,8 / 3).

Соотношение объема реализации и максимально допустимой дебиторской задолженности: 656,9 / (304,4 + 10) = 2,1.

Из этого следует, что 50 % продукции компания продает с отсрочкой платежа. В таких условиях необходимо:

1) четко контролировать сроки погашения;

2) оперативно реагировать на малейшие нарушения.

Финансовый отдел делает расчеты ежемесячно. Если в форму «Расчетные лимиты дебиторской задолженности» клиент не попадает — предоплата; если первая поставка, клиент новый — предоплата в течение месяца.

КРЕДИТНАЯ ПОЛИТИКА

Предложенные расчеты позволяют компании выстроить по клиентам определенную кредитную политику и обосновать установленные лимиты дебиторской задолженности.

Представим пример Положения об установлении лимитов дебиторской задолженности при поставках продукции с отсрочкой.                                                        

Положение об установлении лимитов дебиторской задолженности

при поставках продукции покупателям в долг (с отсрочкой платежа)

1. Категории покупателей.

В целях регламентации порядка поставки продукции с отсрочкой (рассрочкой) платежа начальник отдела продаж присваивает покупателям категорию:

• мелкооптовые покупатели (МО) — приобретают продукцию с целью продажи на своей торговой площади. К данной категории относят торговые точки, небольшие магазины с объемом реализации продукции до 80 тыс. руб. за квартал. Продажи, приемка заказов, доставка продукции, мониторинг дебиторской задолженности покупателей, отнесенных к категории МО, несут торговые представители;
• покупатели — конечные потребители продукции (КП). К категории относят субъекты хозяйствования в сфере общественного питания: гостиницы, кафе, рестораны, столовые, кейтеринговые компании и т. д. Цель закупок — продажа продукции компании в составе собственной продукции/услуг;
• внутреннее потребление (ВП) — субъекты хозяйствования, приобретающие продукцию не для продажи, а для потребления внутри компании (в основном для обеспечения питьевых потребностей собственных сотрудников);
• крупнооптовые, дистрибьюторские компании (ДО) — закупают продукцию с целью дальнейшей перепродажи более мелкими оптовыми партиями или в розницу. Для получения категории ДО клиент обязан закупить продукции на сумму минимум 80 тыс. руб. за три месяца.

2. Управление группами клиентов.

Для определения перечня покупателей, которым допускается продажа с отсрочкой платежа, экономист по финансовой работе ежемесячно проводит АВС-анализ покупателей по объему реализации за последние три месяца (форма «АВС-анализ покупателей за период: ________ »).

Деление клиентов на группы выполняется в следующих соотношениях:

• группа А — 80 % объема реализации;
• группа В — 15 % объема реализации;
• группа С — 5 % объема реализации.

Клиентам, которые по результатам АВС-анализа отнесены к группе С, отгрузка с отсрочкой платежа запрещена.

3. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категории мелкооптовых покупателей (МО).

Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категории покупателей “мелкий опт”».

При расчетах кредитных лимитов экономисту следует руководствоваться следующими правилами:

• период отсрочки должен быть равен периоду (частоте) посещений торговой точки торговым представителем компании, но не более 14 календарных дней от даты поставки;
• размер дебиторской задолженности — это средняя стоимость заказа данной торговой точки.

В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 10). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.

4. Расчет лимитов дебиторской задолженности по категориям «конечные потребители» (КП) и «дистрибьюторы, оптовики» (ДО).

Расчет выполняется согласно форме «Расчет кредитных лимитов для категорий “конечные потребители”, “дистрибьюторы, оптовики”».

В лимит дебиторской задолженности ежемесячно закладывается процент изменений (рост/спад) объема продаж, увеличение цены, предоставление сезонных скидок (гр. 15). Перед использованием процента в расчетах данный показатель согласовывается с главным бухгалтером, начальником отдела продаж, начальником финансового отдела.

Максимальный период предоставляемой отсрочки не может превышать:

• группа А — 14 календарных дней от даты отгрузки;
• группа В — 7 календарных дней от даты отгрузки.

Период отсрочки может быть сокращен, если:

• компания работает с покупателем меньше шести месяцев;
• на дату расчета лимитов покупатель имеет просроченную дебиторскую задолженность по более чем двум поставкам и более чем на 5 банковских дней;
• в течение года у покупателя были просрочки оплаты.

Для клиентов группы В установлен порядок расчетов:

• 50 % — предоплата стоимости заказа;
• 50 % — отсрочка.

Указанные 50 % отсрочки не должны превышать установленные лимиты дебиторской задолженности по срокам и сумме.

По категории КП: если объем закупок за три месяца меньше 100 тыс. руб., отсрочка запрещена, отгрузка должна выполняться на условиях предоплаты. После реализации продукции на сумму 100 тыс. руб. и больше рассматривается вопрос о предоставлении отсрочки.

Если клиент признан стратегическим партнером и за ним числится непросроченная дебиторская задолженность, то расчетный лимит согласно графам 16 и 18 — это дополнительный лимит к уже существующей дебиторской задолженности с признаком VIP-поставка. Во всех остальных случаях сумма всех поставок покупателю не должна превышать установленный лимит дебиторской задолженности.

Если срок оплаты не наступил, за покупателем числится дебиторская задолженность в максимально допустимой сумме и он желает приобрести дополнительную продукцию, то такая поставка выполняется на условиях предоплаты либо клиент должен погасить дебиторскую задолженность раньше регламентированного срока.

Лимиты в графах 18 и 19 — это максимально допустимые значения. Менеджеры по продажам имеют право заключать договоры с клиентом на более выгодных для компании условиях. Чем короче период отсрочки, тем меньше сумма дебиторской задолженности.

Ответственность за все сделки по поставке продукции с отсрочкой платежа несет начальник отдела продаж.

5. Порядок отгрузки.

Накладная на поставку продукции с отсрочкой платежа выписывается бухгалтером на основании Разрешения на отгрузку (Приложение).

Разрешение на отгрузку — документ, оформляемый менеджером отдела продаж на основании поступившего от покупателя заказа и заключенного договора.

В разрешении на отгрузку указывается:

• ассортимент продукции или ссылка на заявку, заказ клиента;
• стоимость заказа;
• договор, заключенный между компанией и покупателем, на основании которого выполняется отгрузка.

Разрешение на отгрузку подписывают менеджер отдела продаж, ответственный за отгрузку, и начальник отдела продаж.

Менеджер отдела продаж подает разрешение на отгрузку экономисту финансового отдела минимум за 24 часа до планируемого срока отгрузки.

Экономист финансового отдела, получив разрешение на отгрузку, проверяет:

• не числится ли за данным клиентом просроченная дебиторская задолженность;
• есть ли нарушения иных финансовых обязательств со стороны контрагента;
• наличие заключенного договора на отсрочку платежа;
• разрешена ли клиенту отгрузка с отсрочкой платежа, есть ли на него расчетные лимиты (срок, сумма) дебиторской задолженности, соответствует ли планируемая отгрузка расчетным условиям, не превышен ли лимит с учетом текущей дебиторской задолженности клиента;
• соответствуют ли условия в договоре на отсрочку условиям планируемой поставки (ассортимент, общая сумма, срок оплаты).

Если все условия соблюдены, экономист подписывает Разрешение на отгрузку, ставит штамп «Отгрузка разрешена» и возвращает его менеджеру по продажам.

Если условия предоставления отсрочки платежа не соблюдены, экономист возвращает Разрешение на отгрузку без подписи финансового отдела и штампа. Сделка передается на урегулирование начальнику отдела продаж.

6. Заключительные положения.

Лимит дебиторской задолженности и максимальный срок отсрочки по каждому покупателю заносятся в ведомость «Расчетные лимиты дебиторской задолженности на ________ ». Ведомость утверждается директором компании.

Начальник отдела продаж знакомится с расчетными лимитами на текущий месяц, ставит в ведомости свою визу.

Финансовый отдел выполняет расчеты лимитов дебиторской задолженности ежемесячно.

Если покупатель в список не попал, отгрузку выполнять только на условиях предоплаты. Если планируется первая поставка новому клиенту — в течение месяца предоплата, дальше клиент будет участвовать в расчетах в общем порядке. С покупателем, допустившим просрочку, необходимо провести переговоры, выяснить причины, согласовать новые сроки платежей.

Покупателям с просроченной дебиторской задолженностью отгрузка в долг запрещена.

Согласовано:

Главный бухгалтер                                    Селищева       Н. Ф. Селищева

Начальник финансового отдела                Дюжева         Д. К. Дюжева

Начальник отдела продаж                         Петров          Е. М. Петров

Проект положения разработал:

Экономист по финансам                            Грызлова        О. Н. Грызлова

Разрешение на отгрузку № 105 от 03.10.2016