Организация учета энергоносителей в экономической службе

Одна из важнейших задач планово-экономического отдела — организация участков учета фактических затрат. Учет организуют для следующих целей:

• контроль за выдерживанием установленных лимитов (нормативных, бюджетных);
• планирование и бюджетирование на следующий период;
• формирование отчетов для руководства о потреблении ресурсов;
• анализ результатов хозяйственной деятельности;
• своевременное принятие мер реагирования на изменение в потреблении (рост тарифов, снижение потребления в натуральных показателях и др.).

В данной статье рассмотрим, как организовать учет энергоносителей в Excel-модели.

ЖУРНАЛ УЧЕТА

Учет фактического потребления энергоносителей организуют в Журнале учета энергоносителей (табл. 1). При организации учета принимают во внимание следующие факторы:

• действующую в компании систему бюджетирования;
• структуру предприятия, необходимость вести учет потребления ресурсов по отдельным подразделениям, цехам, филиалам и т. д.;
• особенности снабжения энергоресурсами каждого выделенного подразделения (централизованное теплоснабжение или собственная котельная, электрокотел, собственная скважина вместо центрального водопровода и т. д.);
• перечень поставщиков энергоносителей;
• порядок расчетов;
• подтверждающие документы и оперативность их поступления в экономическую службу для отражения факта.
•  

Важные факторы формулируют в виде справочников (рис. 1), которые используют при заполнении Журнала учета энергоносителей.

Рассмотрим положение дел в условной компании ООО «Галактика».

Швейное производство сформировано производственными мощностями по основному адресу (ул. Садовая, 5), цех № 5 является территориально обособленным подразделением.

Цех № 5, который расположен в регионе, имеет собственную скважину, поэтому централизованное водоснабжение отсутствует.

Данный цех потребляет тепловую энергию от поставщика ООО «Энерго-сервис» (Счет № 101 от 03.02.2019 и т. д., табл. 1).

У компании ООО «Галактика» есть два склада-магазина.

Склады не имеют поставщиков тепловой энергии, так как теплоснабжение в первом магазине обеспечивает электрокотел (Счет № 81 от 01.02.2019), во втором — угольный котел (Акт списания № 1 от 31.01.2019, табл. 1). Закупку угля компания планирует на август.

ООО «Галактика» имеет арендаторов помещений по основному адресу и складу-магазину № 1, которые возмещают затраты на энергоносители.

Для целей контроля и планирования реактивную электроэнергию учитывают только в стоимостном выражении (Счет № 81 от 01.02.2019, статья бюджета 4130).

Продолжение табл. 1

Журнал учета энергоносителей организуют поэтапно:

Этап 1. Прорабатывают справочники (см. рис. 1). Каждый справочник форматируют как умную таблицу (вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу). Таблицам-справочникам присваивают имена.

Этап 2. Чтобы получать в дальнейшем систематизированные данные, к графам табл. 1 подключают созданные справочники в качестве списков: вкладка Данные → Проверка данных (рис. 2). Это следующие графы: Тип, Статья бюджета, Поставщик_Арендатор, Подразделение, Услуга, Ед. изм., Период потребления, Период расчетов.

Журнал учета создают на один год. За этот период справочники могут пополняться новыми поставщиками или видами услуг. Чтобы справочники автоматически расширялись, вместо диапазона данных задают в Источнике ссылку: =ДВССЫЛ (рис. 2). Важная деталь: название графы Журнала учета и название умной таблицы-справочника должны совпадать.

Этап 3. В Журнал учета включают служебные столбцы, которые в режиме ввода данных скрыты. Их заполняют автоматически с помощью формул и используют для построения сводных таблиц. В таблице 1 это следующие графы:

• «Полное наименование бюджетной статьи» (табл. 2):

=ВПР([@[Статья бюджета]];Статья_бюджета[#Все];3).

Здесь применена функция «ВПР», которая ищет значение в крайнем левом столбце таблицы-справочника и выводит значение ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки. По умолчанию таблица должна быть отсортирована по возрастанию, как это выполнено в справочнике (см. рис. 1);

• «Услуга + Ед. изм. + Тариф» (табл. 3):

=[@Услуга]&", "&[@[Ед.изм.]]&" # "&[@[Тариф, руб.]]&"руб.".

В одной графе сцеплено содержание нескольких граф, для удобства чтения добавлены разделители # и пробелы (в кавычках).

Ввиду ограниченности формата статьи мы привели только два примера служебных столбцов, а на практике их может быть больше. Все зависит от параметров, которые нужно вывести в сводную таблицу одной строкой, и от исходных данных в Журнале учета энергоносителей.

Таблицу 1 заполняют на основании подтверждающих первичных учетных документов — счетов поставщиков, актов списания на твердое топливо и др. Обратите внимание, что в Журнале учета энергоресурсы привязаны к двум разным периодам — потребления и расчетов. Так, Счет № 15 от 01.02.2019 за тепловую энергию за январь будет оплачен ООО «Комфорт» в феврале.

После того как в Журнал учета энергоносителей внесен факт, экономисты могут использовать накопленную аналитику. Как это сделать, рассмотрим ниже.

АНАЛИЗ ПОТРЕБЛЕНИЯ

На основании данных Журнала учета в табл. 4 составлен отчет о потреблении энергоносителей по месяцам. Отчет сформирован с помощью инструмента «Сводная таблица»: вкладка Вставка → Таблицы → Сводная таблица.

Список полей сводной табл. 4:

• фильтр отчета — графы Тип, Поставщик_Арендатор;
• названия столбцов — Период потребления;
• названия строк — Статья бюджета и служебный столбец «Услуга + Ед. изм. + Тариф»;
• значения — Сумма.

Анализ потребления энергоресурсов должен содержать расчеты и выводы об отклонениях фактических показателей отчетного периода от:

• аналогичного периода прошлого года или предшествующих 3–5 лет;
• плана или бюджетных лимитов;
• нормативов.

Для этого в планово-экономической службе должны быть систематизированы фактические данные за прошлый год и плановые на текущий год. В рассматриваемой ситуации таких данных нет, поскольку учет факта на организационной стадии. Имеются только данные о потреблении энергоносителей за полугодие с разбивкой по месяцам за текущий год.

Несмотря на то что данных для анализа недостаточно, можно сделать следующие выводы по потреблению ресурсов (см. табл. 4):

• потребление энергоносителей за первое полугодие текущего года составило 3502 тыс. руб. Основная статья — 4130 «Электроэнергия» (2724 тыс. руб.), на втором месте — статья 4110 «Теплоснабжение» (461 тыс. руб.);
• повышений тарифов за анализируемый период не было (услуга с новым тарифом в сводной таблице была бы представлена новой строкой);
• в феврале отчетного года температура была ниже, чем в январе и марте. Это вызвало более высокое потребление тепловой энергии — 107,62 тыс. руб. (январь — 92 тыс. руб.), газа — 25,52 тыс. руб. (январь — 23,43 тыс. руб.), угля — 7,35 тыс. руб. (январь — 6,3 тыс. руб.);
• снижение потребления в апреле (25 274 руб.) по статье 4120 «Водоснабжение и водоотведение» связано с нестабильной подачей воды ООО «Водоканал»;
• несмотря на завершение отопительного сезона в апреле (газ, уголь, тепловая энергия) компания согласно договору с ООО «Комфорт» по основным производственным площадям оплачивает тепловую нагрузку (абонентскую плату) в сумме 28,9 тыс. руб. ежемесячно.

При анализе потребления энергоносителей запрашивают сведения о проведенных мероприятиях по энергосбережению (как собственными службами, так и арендаторами).

Экономия ресурсов начинается с анализа энергоносителей.

Способы экономии потребления энергоносителей:

• ввод в штатное расписание новой должности, отвечающей за энергохозяйство предприятия. Специалист должен заниматься разработкой и внедрением мероприятий по рациональному потреблению энергоносителей;
• установка счетчиков по подразделениям компании, чтобы знать, какой цех потребляет больше или не экономит ресурсы (электроэнергию, воду и т. д.);
• своевременное отключение электрооборудования, в том числе на время обеденного перерыва;
• модернизация оборудования, замена устаревшего на новое (энергосберегающее);
• использование энергосберегающих ламп;
• максимальное использование естественного освещения;
• обеспечение надежной теплоизоляции окон, стен, полов, входных дверей;
• замена обветшалых деревянных окон на новые металлопластиковые энергосберегающие стеклопакеты, в том числе использование стеклопакетов со светоотражающими пленками, которые снижают нагрев помещения в летнее время (позволяет снизить нагрузку на кондиционер);
• развитие культуры энергосбережения в коллективе компании — беседы, обучение сотрудников использованию электрооборудования, памятки в рабочих кабинетах. Это позволит сформировать бережливую модель поведения сотрудников;
• правильная эксплуатация компьютерной техники. Например, настраивают выключение монитора и последующий переход в спящий режим при простое, неиспользуемое периферийное оборудование отключают. При возможности заменяют настольные компьютеры ноутбуками, которые потребляют энергии в несколько раз меньше. Если в офисе используют настольные компьютеры и сетевое подключение к сети, добиться экономии энергии позволяет сокращение длины сетевых кабелей. Для этого нужно грамотно расставить рабочие столы и правильно расположить коммутатор;
• регулярная чистка, обслуживание, обследование системы вентиляции и кондиционирования;
• содержание в чистоте окон, стен, потолков, полов помещений, осветительной арматуры;
• окрашивание стен помещений в светлые тона для увеличения освещенности;
• использование секционного освещения (позволяет осветить только те участки помещений, которые в этом нуждаются);
• уборка помещений не в темное время суток, а сразу после того, как сотрудники покинут свои рабочие места.

Вернемся к анализу потребленных энергоносителей. Кроме фильтров, в информационном окне по потребленным ресурсам вставлены срезы (вкладка Вставка → Фильтр → Срезы) (рис. 3). Это позволяет получать ответы на актуальные вопросы, связанные с планированием и контролем затрат.

Вопрос № 1

Какая сумма затрат по энергоносителям оплачена по основному производству за счет возмещений от арендаторов? Согласно учетным фактическим данным (см. рис. 3) — 14 839 руб. Сумма незначительная. Кроме того, в случае расторжения договора с арендатором Дубравиным М. И. эти затраты по статье 4110 компания будет гасить за свой счет, так как отопление в здании централизованное и теплоснабжение не зависит от наличия арендаторов. Это нужно учитывать при планировании затрат на тепло на следующий год