Как с помощью Excel создать набор аналитических отчетов о продажах продукции

Чтобы оперативно мониторить и своевременно влиять на динамику реализации продукции, коммерческой службе требуются аналитические отчеты, в которых раскрываются различные аспекты процесса реализации.

Большинство современных учетных программ имеет встроенные наборы аналитических отчетов о продажах, но все они формируют показатели только по заданным параметрам отбора. Для ввода новых показателей нужно привлекать программистов.

Если пользователям такой отчетности требуется часто менять структуру отчетов о продажах или создавать новые отчеты, то для самостоятельного решения подобных задач вполне подойдет всем знакомый табличный редактор Excel.

ИНСТРУМЕНТАРИЙ EXCEL ДЛЯ СОЗДАНИЯ АНАЛИТИЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ

В табличном редакторе Excel предусмотрен широкий выбор инструментов, с помощью которых можно создать аналитические отчеты на основе данных о реализации продукции. Для успешной работы с этими инструментами от пользователя требуется определенный уровень подготовки. Представим перечень инструментария для создания аналитических отчетов:

• продвинутый уровень — макросы, Power BI;
• хороший уровень — OLAP-кубы, Power Query/Pivot;
• средний уровень — сводные таблицы, формулы.

Рассмотрим особенности применения каждого из указанных инструментов, а также знания и навыки пользователя, которые нужны для их качественного применения.

Макросы

Работа с макросами основана на применении языка программирования VBA, который можно использовать для расширения возможностей MS Excel и других приложений MS Office. С помощью прописанных в макросе команд можно:

• проводить различные обработки и сортировки данных в файле Excel;
• получать информацию из других файлов;
• создавать сводные таблицы;
• добавлять в создаваемые отчеты дополнительные функции, которые невозможно получить обычными средствами Excel.

Чтобы создавать макросы, пользователь должен отлично знать редактор Excel, владеть языком программирования VBA. Приведу в качестве примера запись макроса, с помощью которого в файле Excel автоматически из массива данных формируется сводная таблица:

Очевидно, что работать с макросами может незначительная часть сотрудников, которые создают отчетность в Excel.

Power BI

Power BI по своей сути является отдельным программным продуктом, в который можно загрузить файлы Excel и произвести дальнейшую обработку с целью анализа и визуализации данных.

Power BI включает в себя весь функционал надстроек Excel (Power Query и Power Pivot плюс улучшенные механизмы визуализации из Power View и Power Map). Преимущества данного инструмента: с отчетами может работать сразу несколько пользователей плюс широкий диапазон визуализации показателей отчетов.

Идет тренд к интеграции Excel c Power BI. Например, в Excel 2019 появилась возможность напрямую загружать данные в функционал Power BI. Для этого в меню выбираем:

Файл > Опубликовать > Опубликовать в Power BI.

Передав файл, нажимаем кнопку «Перейти к Power BI», чтобы просмотреть загруженные данные.

Главные сложности использования Power BI: загруженные таблицы Excel нужно дополнительно обрабатывать для корректного включения их данных в отчеты, а формулы для создания отчетов в этой программе отличаются от формул Excel.

Power BI постоянно развивается, однако на сегодняшний момент использовать его для формирования аналитических отчетов достаточно трудоемко.

OLAP-кубы

OLAP (online analytical processing) — аналитическая технология обработки данных в реальном времени, при которой данные из учетной базы выгружаются в файлы Excel, а затем обрабатываются с помощью другого инструмента Excel (сводных таблиц).

Для начала работы нужно создать подключение файла Excel к данным OLAP-куба (Данные → Получение внешних данных), а затем из открывшегося окна перетащить курсором в табличную часть Excel показатели, которые требуются.

В результате будет получена сводная таблица с отчетными данными. Главное ее преимущество — возможность автоматической актуализации данных при каждом подключении к OLAP-кубу.

Power Query/Pivot

Данные инструменты являются надстройками Excel, поэтому работа с ними происходит непосредственно из меню табличного редактора.

Power Query появился в версии Excel 2013 как отдельная надстройка, требующая подключения, а с версии 2016 г. весь функционал Power Query уже встроен по умолчанию и находится на вкладке «Данные → Получить и преобразовать».

Power Query обладает значительными возможностями для целей создания отчетов. С помощью этой надстройки можно:

• загружать данные в Excel из почти 40 различных источников, среди которых базы данных (SQL, Oracle, Access, Teradata), корпоративные ERP-системы (SAP, Microsoft Dynamics, 1C), интернет-сервисы;
• собирать данные из файлов всех основных типов данных (XLSX, TXT, HTML, XM) — поодиночке и сразу из всех файлов указанной папки;
• зачищать полученные данные от лишних пробелов, столбцов или строк, повторов, служебной информации в заголовках, непечатаемых символов и т. д;
• трансформировать таблицы Excel, приводя их в желаемый вид (фильтровать, сортировать, менять порядок столбцов, транспонировать, добавлять итоги, разворачивать кросс-таблицы в плоские и сворачивать обратно);
• подставлять данные из одной таблицы в другую по совпадению одного или нескольких параметров (полностью заменяет формулу ВПР и ее аналоги).

Главная особенность Power Query: все действия по импорту и трансформации данных запоминаются в виде запроса — последовательности шагов на внутреннем языке программирования Power Query, который лаконично называется «М».

Шаги можно отредактировать, воспроизвести любое количество раз (обновить запрос). Поэтому данный инструмент может служить хорошей альтернативой создания макросов или прописания очень сложных формул при построении отчетов.

Power Pivot — надстройка Excel, предназначенная для разнопланового анализа больших объемов данных. Поэтому результат работы с Power Pivot похож на усложненные сводные таблицы.

Общие принципы работы в Power Pivot:

• внешние данные загружают в Power Pivot, который поддерживает 15 различных источников: распространенные базы данных (SQL, Oracle, Access), файлы Excel, текстовые файлы, веб-каналы данных. Если Power Query использовать как источник данных, то возможности загрузки увеличиваются многократно;
• между загруженными таблицами настраиваются связи, то есть создается Модель Данных. Это позволит строить отчеты по любым полям из имеющихся таблиц так, будто это одна таблица;
• при необходимости в Модель Данных добавляют дополнительные вычисления с помощью вычисляемых столбцов (аналог столбца с формулами в «умной» таблице) и мер (аналог вычисляемого поля в сводной таблице). Нужные вычисления записываются на специальном внутреннем языке Power Pivot, который называется DAX (Data Analysis Expressions);
• на листе Excel по Модели Данных строят интересующие отчеты в виде сводных таблиц и диаграмм.

Сводные таблицы

Первый интерфейс сводных таблиц (сводных отчетов) был включен в состав Excel в 1993 г. (в версии Excel 5.0). Этот инструмент изначально создавался для построения отчетов на основе многомерных данных. Он имеет достаточно широкие функциональные возможности.

Реализованный в Excel инструмент сводных таблиц позволяет расположить измерения многомерных данных в области рабочего листа. Упрощенно можно представлять себе сводную таблицу как отчет, лежащий сверху диапазона ячеек (хотя есть определенная привязка форматов ячеек к полям сводной таблицы).

Сводная таблица Excel имеет четыре области отображения информации: фильтр, столбцы, строки и данные. Измерения данных именуются полями сводной таблицы. Эти поля имеют собственные свойства и формат отображения.

С помощью сводных таблиц можно группировать, сортировать, фильтровать и менять расположение данных с целью получения различных аналитических выборок.

Обновление отчета производится простыми средствами пользовательского интерфейса. Данные автоматически агрегируются по заданным правилам. Не требуется дополнительный или повторный ввод какой-либо информации.

Сводные таблицы Excel являются самым востребованным инструментом при работе с многомерными данными в больших объемах информации. Этот инструмент поддерживает в качестве источника данных как внешние источники данных, так и внутренние диапазоны электронных таблиц.

Для работы со сводными таблицами не нужны знания в области программирования VBA или внутренних языков программирования надстроек Excel.

Формулы Excel

Механизм формул появился в первой версии табличного редактора. С тех пор он значительно расширился. На сегодняшний день функционал формул содержит больше сотни наименований. С учетом того что при создании отчетов формулы могут комбинироваться, количество вариантов трудно подсчитать.

Формулы отлично подходят для создания двухмерных отчетов при обработке небольшого объема данных. Преимущество формул в том, что их легко копировать или транспонировать на другие ячейки отчетов, переделать или защитить от изменений.

В редакторе Excel есть встроенный справочник по формулам, что облегчает работу пользователям со средним уровнем владения Excel. Поэтому я предлагаю рассмотреть возможности использования функционала формул при разработке аналитических отчетов из одного источника данных.

ВОЗМОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФОРМУЛ ДЛЯ РАЗРАБОТКИ АНАЛИТИКИ ПРОДАЖ В EXCEL

Вне зависимости от выбора инструментария Excel при разработке аналитических отчетов о реализации продукции в первую очередь создают новую книгу и загружают в нее исходные данные из учетной программы компании для последующей их обработки.

Удобнее всего сделать это путем формирования в учетной программе реестра продаж с нужными показателями и сохранения его в виде файла формата Excel. Далее отчетность будем создавать на отдельных листах этого файла.

Возьмем самые востребованные данные о продажах, на основе которых создаются аналитические отчеты:

• наименование покупателя;
• наименование продукции;
•  дата отгрузки продукции покупателю;
• регион реализации продукции;
• сумма реализации продукции;
• валовая прибыль от реализации продукции;
• маржа (процентное соотношение валовой прибыли к сумме реализации).