Как использовать функционал Excel для оформления бизнес-отчетов

Бизнес-отчетность имеет различные форматы и наборы показателей, поэтому формирование качественной бизнес-отчетности требует не только консолидации данных из различных источников, но и высокой оперативности обработки получаемой информации.

На рынке программных продуктов много хороших аналитических программ, которые позволяют быстро получать бизнес-отчеты. Однако почти все они используют информацию из учетных баз данных, что не позволяет увидеть в бизнес-отчетах данные первичных документов, которые еще не отражены бухгалтерией в учетной программе.

Еще один недостаток аналитических программ — использование типового функционала, который невозможно изменить под потребности компании без привлечения программистов и дополнительных затрат на их работу. Поэтому специализированные программы чаще всего используют для получения отчетов о результатах прошедших периодов, а для целей формирования оперативной бизнес-отчетности применяют всем известный табличный редактор Excel.

ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ТАБЛИЧНОГО РЕДАКТОРА EXCEL ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ БИЗНЕС-ОТЧЕТНОСТИ

Важным преимуществом использования редактора Excel является постоянное расширение его функционала для целей формирования бизнес-отчетности. С каждой новой версией разработчики добавляют новые функции, позволяющие консолидировать данные из различных источников и оперативно их обрабатывать.

Еще одно преимущество функционала редактора Excel — возможность включать в один бизнес-отчет данные из нескольких файлов, тогда как в специализированных программах показатели отчетов формируются только из реквизитов, указанных в первичных учетных документах.

Кроме того, пользователь может сам легко переформатировать существующие или разработать новые отчеты в Excel, не привлекая специалистов по программированию.

Рассмотрим работу с каждой функцией подробнее.

Сводные таблицы

Сводные таблицы позволяют отбирать данные из нескольких таблиц, находящихся в разных файлах Excel, производить с ними вычисления и выводить полученные результаты в отдельную сводную таблицу. Далее с помощью полей настройки из данных одной сводной таблицы можно конструировать различные варианты бизнес-отчетов для анализа.

Создать сводную таблицу может любой пользователь. Для этого в меню функций «Вставка» следует выбрать параметр «Сводная таблица». Однако для успешной работы со сводной таблицей как инструментом бизнес-анализа потребуются определенные навыки.

Работают со сводными таблицами из вкладки меню функции «Анализ» (рис. 1). На этой вкладке также настраиваются параметры сводной таблицы и источники данных (откуда берется информация).

На вкладке «Конструктор» пользователь может выбрать форматы и стили создаваемой сводной таблицы, а также макет отчета по ее данным.

Дополнительное преимущество использования сводных таблиц, кроме многовариантности компоновки включенных в них данных, — возможность обновления данных сводной таблицы в случае изменения информации исходных таблиц.

В таблице 1 показан отчет о продаже напитков в натуральном измерении (декалитрах) в аналитике по группам продукции и регионам сбыта за сентябрь 2024 г.

В сводной таблице Excel этот отчет можно очень быстро переформатировать, изменив его структуру или добавив новые показатели из полей сводной таблицы.